Et kig på kvaliteten af faktureringsprogrammer til iværksættere

Russ Williams

22. februar 2013

Har du din egen virksomhed eller er du ved at starte en, så er det næsten helt sikkert, at du får brug for et faktureringsprogram. Det er selvfølgelig muligt at kæmpe sig igennem dagen med et mere traditionelt system (papirfakturaer, bilag osv.), men moderne Faktureringsprogrammer giver dig så mange fordele, at det i den grad er værd at overveje.

Hvad består disse fordele så i? Her kommer nogle af de mest fremtrædende:

Tidsbesparende.
Med et godt faktureringsprogram kan man hurtigt finde frem til den fakturatype man skal bruge. Et par tryk på tasterne og bum – der er din faktura, klar til at blive udfyldt.

Er fakturaen til en eksisterende kunde, så kan alle kundens informationer udfyldes automatisk og uden fejl (med mindre der er fejl i den kundeinformation du har gemt i systemet, selvfølgelig!) Hvis der er fejl i den faktura, du har indtastet (eller hvis du har brug for at foretage ændringer senere hen), er det helt enkelt at rette uden at lave rod i fakturaen – den vil stadig se pæn og professionel ud.

Hvis din eller kundens faktura bliver væk, så tager det kun et sekund at sende en ny kopi og der er ingen papirfakturaer, der skal udfyldes – med mindre du foretrækker at have kopier på papir, oveni dem du har på computeren. Det er helt op til dig. Vil du gerne have kopier på papir, er det nemt at skrive dem ud (og også skrive dem ud igen senere, hvis du har brug for det).

I nogle faktureringsprogrammer kan man lave elektroniske tilbud, hvilket gør det nemt at opdatere tilbud med nye oplysninger eller beløb, uden at man skal til at starte helt forfra. Når kunden accepterer tilbuddet, vil de fleste programmer også overføre de relevante informationer til en faktura, helt automatisk. Dette kan spare masser af tid og forebygge frustrerende, tidskrævende og dyre fejl og unøjagtigheder.

Færre fejl.
Fordi fakturaer ikke bliver udfyldt i hånden hver gang en eksisterende kunde køber noget, så reducerer man samtidig risikoen for fejl. Hvis al kundeinformation er indtastet korrekt første gang du sender en faktura til en kunde, så vil de efterfølgende fakturaer også være korrekte – automatisk. Et godt faktureringsprogram registrerer også hver faktura du sender, hvilket reducerer risikoen for at komme til at sende flere fakturaer for det samme køb, osv.

Påmindelser.
Et godt faktureringsprogram holder styr på alle de fakturaer, du sender ud, inklusive information om hvornår du sendte dem, betalingsfrister, osv. Programmer som disse kan endda sættes op til automatisk at sende påmindelser til kunden og gøre dig opmærksom på fakturaer, hvor betalingsfristen er overskredet.

Image og branding.
I de fleste gode faktureringsprogrammer kan du selv i større eller mindre grad designe dine fakturaer og tilføje dit logo eller vælge farver og andre komponenter, så fakturaen stemmer overens med din virksomheds webside, andre dokumenter, osv. Alt dette fremhæver din virksomheds image og hjælper din markedsføring og branding godt på vej. Og alene det at du bruger et moderne faktureringsprogram, giver dine kunder et professionelt indtryk af en effektiv virksomhed.

Journaler og rapporter.
En anden stor fordel man får med mere avancerede faktureringsprogrammer, er muligheden for at generere nøjagtige journaler og rapporter. Dette kan spare dig en masse tid og arbejde i mange økonomiske og administrative situationer, fx når der skal betales moms, når du beslutter dig for at søge om lån osv.

Muligheden for at generere journaler og rapporter, når du har brug for det og efter dine egne specifikationer, er også utroligt værdifuldt i forhold til at analysere din virksomhed i forhold til profit, tab, stærke vs svage områder, gode kunder vs de der koster mere end de bringer ind, når du vil afdække tendenser, lave prognoser, etc. – enhver leders drøm!

Ser man på alle disse fordele, så er det ikke svært at få øje på fidusen i at bruge et faktureringsprogram. Men med alle de forskellige programmer, der findes på markedet, hvordan finder du så frem til det program, der passer bedst til din virksomhed?

For at gøre det så simpelt som muligt, så handler det i bund og grund om følgende to spørgsmål: Hvad har du behov for og hvad skal programmet kunne og hvor mange penge har du råd til at bruge på det.

Hvad du har behov for, kan være mange forskellige ting. Vil du have et program kun til fakturering? Eller vil du have et program, der også holder styr på dine tilgodehavender, udgifter, løn, lager eller andre funktioner? Dette afhænger selvfølgelig helt af hvilken type virksomhed du har, hvor stor den er, osv.

At finde ud af hvor meget du har råd til at bruge på programmet, kræver lidt analyse i forhold til udgift vs gevinst. Se på de forskellige funktioner programmet har og undersøg hvor mange medarbejdertimer der i øjeblikket går med de opgaver, som programmet vil kunne håndtere i stedet for. Hvor meget tid kan du spare ved at bruge programmet i forhold til din nuværende metode? Er der andre potentielle besparelser at hente? Hvilken værdi får du ud af de fordele, som en bestemt funktion kan give dig? Ved at sammenligne din udgift med den overordnede værdi du får ved at bruge en bestemt funktion eller benytte dig af de fordele du får med et bestemt program, vil du være i stand til at tage en fornuftig beslutning i forhold til om programmet er det rigtige for dig eller ej.

Måske finder du frem til, at det i dit tilfælde er bedre at starte med noget simpelt, noget der bare har et par basale funktioner med mulighed for at tilføje flere funktioner efterhånden som din virksomhed vokser og du har brug for noget mere – og det kan også lade sig gøre.

Det kan godt tage lidt tid at foretage en god og grundig analyse, som jeg har beskrevet her, men det kan sagtens vise sig at være det hele værd og ende med at gøre en kæmpe forskel i forhold til din virksomheds effektivitet, vækst og bundlinje.

Artiklen er oversat fra engelsk, skrevet af Russ Williams og findes også på vores amerikanske blog under titlen Invoice Software Analysis: Evaluating the Quality of Small Business Invoice Software.