Hold øje med dine udgifter til mad & drikke - dit online regnskabsprogram hjælper dig

Melody A. Kramer

17. september 2013

Forretningsrelaterede udgifter til forskellige former for underholdning er nok de letteste penge at bruge, men de er samtidig de mest udfordrende set med regnskabsbrillerne på.

Når du skal tale skat med din revisor, så skal du være forberedt på, at du skal kunne dokumentere og forklare alle de udgifter, der er forbundet med måltider og underholdning, som du vil trække fra i skat. Nogle af disse udgifter kan sagtens trækkes fra i skat og det er selvfølgelig noget, du bør benytte dig af så meget du kan, men det kan kun lade sig gøre, hvis du har rigtig god orden i dit virksomhedsregnskab.

Her er nogle af de ting, du skal være klar over, inden du inviterer dine kunder ud på fin middag og champagne på din virksomheds regning.

1. Der skal mere end blot en stak kvitteringer til

Nogle forretningsrelaterede udgifter kan trækkes fra i skat, men det kræver lidt mere end blot at aflevere en stor stak kvitteringer hos din revisor en gang om året. Underholdningsudgifter kan kun trækkes fra, hvis de er ordinære og nødvendige og enten direkte relaterede til – eller forbundet med din virksomhed.

Som du måske kan forestille dig, så har SKAT alle mulige regler og retningslinjer, der har til formål at forsøge forklare, hvad der falder indenfor denne kategori og hvad der ikke gør – samt hvor stor en procentdel af udgiften, der kan trækkes fra. Men selv inden for revisorverdenen er folk ikke altid enige om, hvad der egentlig kan trækkes fra.

Vi vil ikke komme med specifikke råd i forhold til skat her, men som iværksætter er der ting, du selv kan gøre i forbindelse med din bogføring, som vil forberede dig på at skulle tale skat med din revisor (eller en revision) og samtidig hjælpe dig med at administrere værdien af disse udgifter i din overordnede forretningsplan.

2. Sørg for at notere omstændighederne på hver kvittering

Der er ikke noget værre, end at stå et halvt år efter og skulle forsøge at komme i tanke om, hvad en kvittering egentlig var for. Og det er især irriterende, når det drejer sig om udgifter, som måske kan trækkes fra i skat, som fx underholdning. Som nævnt er revisorer ikke altid enige om, hvad der kan trækkes fra, men hvis du med det samme nedfælder de oplysninger, som revisoren skal bruge, så kan du spare dig selv for en masse bøvl senere hen.

For at gøre det hele lettere for dig selv bør du hurtigst muligt notere hvilken begivenhed, der er tale om (restaurantbesøg, fodboldkamp, messe, osv.), hvordan denne begivenhed relaterer til din virksomhed, hvem du var der sammen med og hvorvidt det var en kunde, en medarbejder eller en ny forretningsmulighed.

Skriv dine noter ind i dit regnskabsprogram så snart du har mulighed for det, så du kan sortere og holde orden i dine virksomhedsudgifter. Har du et af de nyere regnskabsprogrammer, hvor du kan følge dine udgifter online, så er det rigtig godt, for så er det ingen sag at få gjort. Din revisor kan guide dig igennem junglen af skatteregler for hver udgift, men selvfølgelig kun hvis du har de nødvendige informationer.

Andre ting du skal vide og notere i forbindelse med skat er:

  1. Var udgiften ordinær? Dvs. almindelig og acceptabel i din branche.

  2. Hvad var formålet med begivenheden? Dette skal fremgå tydeligt.

  3. Var underholdningen umiddelbart før eller efter et vigtigt forretningsmøde?

  4. Var du på forretningsrejse på tidspunktet for udgiften?

  5. Var du på en forretningsrelateret konference?

Andre ting, som SKAT gerne vil vide, selvom det måske kan virke underligt:

  1. Hvis udgiften til underholdning dækker over andre services som fx. hotel eller transport, så skal de noteres hver for sig (hvilke andre services der er tale om og hvor meget hver kostede).

  2. Hvis en gruppe forretningsbekendtskaber skiftes til at betale regningen på restauranten, kan det have indvirkning på muligheden for at trække det fra i skat, så hvis det er tilfældet, skal det noteres.

  3. Hvis SKAT mener, at en udgift er lidt for luksuriøs eller ekstravagant (så som VIP-pladser, etc.), er det ikke sikkert, det kan trækkes fra.

  4. Medlemskaber til klubber kan som regel ikke trækkes fra.

  5. Udgifter for ægtefæller kan ikke altid trækkes fra.

Pointen er, at du i dit regnskabsprogram løbende skal holde styr disse udgifter og sørge for, at de er dokumenteret i form af kvitteringer og andre filer i programmet.

I forbindelse med messer og andre events er det smart at hæfte kvitteringen på en flyer eller et program for eventen, så det bagefter er nemmere at huske, hvad pengene gik til. Det er også en god idé at lave en kopi af din kalender, der viser alle dine aftaler.

3. Mad og drikke med formål

Det er dog ikke kun skattefar, der bør diktere, hvordan du bruger penge på underholdning. Som iværksætter skal du vide nøjagtigt, hvad du bruger penge på og om det bliver gjort med omtanke og med god grund.

Disse penge kan selvsagt være sjove at bruge og af samme årsag kan udgifter af denne type også nemt komme til at overstige, hvad der er rimeligt. Du bør derfor holde styr på, hvor meget du bruger på at underholde kunder og potentielle forretningsforbindelser, så du kan analysere hvorvidt disse udgifter er med til at udvikle og vedligeholde disse forbindelser og kontakter.

Man kan følge disse udgifter på nært hold på mange måder – din virksomhedstype og måden den er bygget op på afgør hvilken metode, der passer bedst til dig. Som minimum bør du dog holde dit regnskab opdateret og inddele dine udgifter til underholdning i kategorier, der giver mening for dig. Se også jævnligt på hvor mange penge, der er blevet brugt på denne slags udgifter i forhold til en evt. stigning i omsætningen, der er et direkte resultat af disse udgifter.

Artiklen er oversat fra engelsk, skrevet af Melody A. Kramer og findes også på vores amerikanske blog under titlen Track Expense Online – Wining, Dining, and Accounting Tips.