Seks regler, du skal kende, før du fyrer din bogholder – og sparer op til 25.000

Toke Kruse

3. juni 2014

Seks regler, du skal kende, før du fyrer din bogholder – og sparer op til 25.000

Jeg har været selvstændig i mere end 10 år, og i den tid har jeg lært, at hvis man skal drive sin virksomhed fremad, skal man forstå økonomien til bunds. Hvis du selv tager ansvaret for din bogføring og dit regnskab (i stedet for at sætte en bogholder til det), får du en helt anden føling med din virksomhed – og det kommer dig til gode på både den korte og lange bane.

I dette blogindlæg skitserer jeg de seks vigtigste områder, der er nødvendige for dig at kende, når du selv vil stå for din bogføring og spare 25.000 kr. årligt på en bogholder. Indlægget er det første ud af otte, der beskriver fordelene ved at sige farvel til bogholderen og selv få det økonomiske overblik.

1. Forstå vigtigheden af overblik over indtægter og udgifter

Groft sagt handler bogføring om at holde styr på sine indtægter og udgifter. Altså de penge, der går ind i virksomheden, og dem, der går ud. Hertil kommer afregning af moms. Med Billy kan du nemt sende fakturaer, som bogføres automatisk, og du kan lige så let holde styr på dine udgifter ved at tage billeder af dine kvitteringer. Ved hjælp af KategoriGuiden kan du endda registrere dine regninger i regnskabet.

2. Lær at angive moms hos Skat

Momsen opgøres normalt kvartalsvis eller halvårligt. Hvis du benytter en bogholder til at aflægge dit regnskab, kan momsens størrelse let komme bag på dig. Hvis du i stedet bruger Billy, kan du hele tiden følge med, for regnskabsprogrammet afstemmer løbende din moms. Når du indtaster og sender fakturaer med vores KategoriGuide, bliver momsen automatisk udregnet. Med Billy behøver du altså ikke at være et tal-geni for at beregne moms.

3. Afstem dine betalinger fra regnskabsprogrammet med banken

Som selvstændig skal du også kunne ”afstemme” din bank. Med traditionelle regnskabsprogrammer er det besværligt, og hvis du slet ikke har et program, er det oven i købet en drønkedelig og langsommelig, manuel proces. Af samme grund har mange selvstændige tidligere overladt bogføringen til en ekstern bogholder. Men med Billy har vi skabt en løsning, der er lige så simpel, som den er hurtig. Vi kalder det Bankafstemning. Det eneste, du skal gøre, er at downloade og gemme dine bankudtog fra din netbank. Derefter indlæser du filen i regnskabsprogrammet, som automatisk synkroniseres med banken. På den måde kan du hele tiden holde øje med, om dine kunder har betalt, og følge med i saldoen på din bankkonto.

4. Kend din kontoplan (også kaldet kategorioversigt)

Hvis du selv klarer dit regnskab, får du automatisk overblik over fordelingen af dine udgifter. Fx er det rart at vide, hvor meget du har brugt på husleje, kontorudstyr osv. Du får også indsigt i, hvilke produkter der sælger bedst. Alt sammen oplysninger, der er uundværlige, hvis du vil optimere din forretning. En kontoplan er ganske enkelt en oversigt over alle dine udgifter og indtægter fordelt på ”konti”. Hos Billy kalder vi dem bare for kategorier – det er efter vores mening et bedre ord.

5. Læg et budget og få en bedre fornemmelse for dine penge

Langt fra alle selvstændige lægger et budget. Årsagen er, at det kan være svært at forudse, hvordan virksomheden ser ud om fx et halvt år. Du ved jo sjældent på forhånd, hvor mange penge der kommer ind. Men med et budget bliver du konstant mindet om dine målsætninger. Samtidig får du et godt overblik over, hvad du forventer at bruge penge på, og hvordan din virksomhed vil udvikle sig. Hvis du har styr på dine forskellige kategorier (husleje, løn, kontorudgifter osv.), kan du lettere opstille et budget. Smid en kommentar længere nede – så kan du helt gratis downloade min budgetskabelon.

6. Få styr på likviditet og pengestrøm

En af de vigtigste forudsætninger for at drive en virksomhed med succes er at have kontrol over sine pengestrømme. Du skal vide, hvor dine penge kommer fra, og hvor mange du råder over. Det er alfa og omega altid at vide, at du kan betale dine regninger, og hvor meget du har at gøre godt med. Når du selv står for økonomi og likviditet (de penge, du råder over), skal du have tjek på tre grundlæggende ting:

  • Hvor mange penge har du på din bankkonto lige nu?
  • Hvordan vil din saldo i banken udvikle sig fremover?
  • Hvad påvirker over tid din saldo positivt og negativt?

Hvis du hver uge eller måned følger med i din økonomi, holder øje med dine kunders manglende betalinger og synkroniserer med din bank, har du konstant et uvurderligt overblik, som en bogholder ikke kan give dig. Dermed ved du altid, hvad du tjener, hvad du bruger virksomhedens penge på, og ikke mindst hvorvidt det kommende år ser lyst ud.

Min konklusion

Hvis du følger mine seks overordnede råd, kan du helt undvære din bogholder. Dermed sparer du op til 25.000 kr. årligt og får langt bedre føling med din virksomheds økonomi og fremgang. Indrømmet – det kræver en indsats, men du vil også blive dygtigere som selvstændig. Du vil øge dine chancer for at klare dig i konkurrencen og ikke mindst forstå, hvad der driver din virksomhed fremad.

Tænker du stadig, at ”Jeg vil hellere gøre det, som jeg er bedst til, i stedet for at sætte mig ind i min virksomheds økonomi”? Så skal du læse mit indlæg ”Derfor skal du sige farvel til din bogholder”.

Bonus: Gratis kapitel til dig, der er aktiv på vores blog

Smid en kommentar med spørgsmål eller en god pointe, så sender jeg dig et gratis kapitel af min bog Den Geniale Iværksætter. Desuden får du en simpel budgetskabelon, som du kan tilpasse efter dine egne behov.