Sådan arbejder du hjemmefra uden besvær

Thomas Bogh

19. marts 2020

I disse dage er der flere af os, der arbejder mere hjemmefra end sædvanlig.

Men hvordan får du det meste ud af dit hjemmearbejde, og hvordan undgår du, at opgaverne hober sig op, indtil du igen kan komme ind på kontoret? Det kræver den rette indstilling, rammer og værktøjer.

I denne guide får du derfor inspiration og konkrete løsningsforslag til de største udfordringer ved at arbejde hjemmefra.

Hvem kan arbejde hjemmefra?

Det er ikke alle, der har mulighed for at arbejde hjemmefra.

Men i fag og brancher, hvor fysiske arbejdspladser eller ansigt til ansigt-kontakt med andre mennesker ikke er en nødvendighed, behøver hjemmearbejde ikke være en hæmsko eller forhindre dig i at færdiggøre dine sædvanlige arbejdsopgaver.

Hvis du (og din arbejdsgiver) har opsat de rigtige rammer for arbejdet så vil skiftet til hjemmearbejde ikke føles særlig abrupt eller forstyrrende for din almindelige arbejdsgang.

Der kan endda være flere fordele for dig som medarbejder.

Du slipper for at pendle, kan fikse småting i hjemmet under dine pauser og hvis du normalt arbejder på et storrumskontor, kan det endda også være til gavn for din evne til at fokusere. (Det sidstnævnte er dog med den undtagelse, at du ikke samtidig er nødt til at passe børn, der er sendt hjem fra skole.)

Udfordringer ved hjemmearbejde

For at arbejde hjemmefra sådan for alvor kræver det dog struktur og de rette værktøjer.

I begyndelsen vil det være uundgåeligt, at du og din arbejdsplads støder ind i problemer eller udfordringer.

Det kan være alt fra koordinering mellem ansatte til tekniske begrænsninger til arbejdsopgaver, der glider ind i fritiden m.v.

Det vigtigste overordnede råd er, at I giver plads til hinanden. På den måde vil I kunne indrette jeres nye hverdag, så alle kan yde deres bedste og ikke bliver demotiveret af, at teknikken driller, eller at tingene tager lidt ekstra tid, indtil I for alvor kommer i gang.

Når det er sagt, så er der nogle semi-universelle redskaber, der stort set kan bruges af alle arbejdspladser med ansatte, som arbejder hjemmefra.

Værktøjer til at arbejde hjemmefra

Tidsadministration
At bestyre sine arbejdstimer ordentlig er om noget er endnu vigtigere, når man ikke arbejder på et kontor side om side med resten af ens kolleger.

Der eksisterer heldigvis teknikker og gratis eller betalte værktøjer, der hjælper dig med at administrere din arbejdstid.

Pomodoro-teknikken er bredt elsket for sin enkelthed og lette tilgængelighed. Her stiller du et æggeur og arbejder i 25 min., hvorefter du tager en tre-fem minutters pause. Så begynder uret forfra og efter fire omgange tager du en længere pause.

Du kan også bruge projektstyringsværktøjer såsom Trello, Asana eller Podio til at danne dig et overblik over dine arbejdsopgaver.

Hvis I er et større team, kan det også være en god idé at have et delt workspace, hvor alle kan se hinandens opgaver. Så får man ikke uddelegeret en opgave til en anden medarbejder, der i forvejen har travlt.

Erhvervstelefoni
At arbejde hjemmefra vil for de fleste betyde “flere telefonsamtaler.”

Fra arbejdspladsens side er det derfor vigtigt, at medarbejderne har fået de rette midler til at holde kontakten med hinanden eller kunderne. Hvordan man vælger det bedste mobilabonnement til erhvervstelefoni, kræver stort set de samme overvejelser, som når privatpersoner skal tage stilling til deres mobilabonnement.

Når det kommer til hjemmearbejde, vil de fleste ansatte nok som regel bruge deres egen internetforbindelse. Men hvis arbejdet afhænger af, at man kan komme på nettet, er det faktisk arbejdsgiverne som er ansvarlige for at stille det nødvendige udstyr og midler til rådighed. Det er typisk lettere at løse ved at tilbyde erhvervstelefoni med meget data – frem for en særskilt bredbåndsforbindelse.

Videokonferencer
Når I skal være flere på et opkald, eller hvis du skal i kontakt med kunder, er videokonferencer også et godt redskab.

Med Google Hangout eller Skype vil I let kunne sidde ansigt til ansigt, når I skal tale et projekt eller en opgave igennem. Begge programmer er rimelig intuitive og nemme at gå i gang med. Det gælder også selvom hele afdelingen er med på opkaldet.

Video er også mere tryghedsskabende for kunder. Det er rart at kunne se, hvem man taler med – især under lidt ekstraordinære situationer som vores nuværende. Det fører også til færre misforståelser.

Det bedste råd til videokonferencer er, at alle deltagerne bruger hovedtelefoner. Det minimerer baggrundsstøj og risikoen for skrattende feedback fra højttalerne.

Hold en løbende kontakt med dit team
Et enkelt værktøj til den mere uformelle kontakt mellem teams og kolleger er også med til at gøre hjemmearbejdet mindre ensomt. Det er også med til at sørge for, at alle er på samme side, når det kommer til arbejdet og virksomhedens mål.

De meste udbredte chat-programmer til arbejdspladser er nok Microsoft Teams, Slack eller Discord. De to sidstnævnte har gratis udgaver, og Teams er tilgængelig for alle med Office-pakken.

Inbox Zero
Hjemmearbejde vil nok også afføde flere mails.

Mange i dag ville nok også mene, at de fleste fysiske møder kunne klares med en god mail. Problemet med mails er, at man ikke altid ved, hvem der tager teten på enkeltopgaver eller hvorvidt folk reagerer indenfor deadlines, hvis de kun får besked via mail.

Ved at indføre Inbox Zero hos alle medarbejder er man med til at sikre, at der bliver taget handlinger ved de vigtigste mails – så medarbejdere ikke drukner i unødige fællesbeskeder.

Grundprincipperne i Inbox Zero er (groft set):

  • Luk dit e-mailprogram, når det ikke er i aktivt brug
  • Tjek mails hurtigt én gang i timen (eller mindre)
  • Slet eller arkivér så mange mails som muligt
  • Besvar alle nye mails, der kun kræver et kort svar (to minutter eller mindre)
  • Flyt alle nye mails, der kræver mere udførlige besvarelser eller handlinger til en separat folder
  • Tjek den folder én gang om dagen og besvar de beskeder i et afgrænset tidsrum

Nedenunder kan du se en lidt mere udførlig gennemgang af systemet.