Sådan bruger du online freelancere i din virksomhed

Gæsteblogger - Steffen Hedebrandt

23. maj 2014

De kan være nøglen til at tage din virksomhed til næste niveau. Men alligevel bør du dog stadig evaluere freelancerens arbejde, i takt med at hver fase i projektet afsluttes.

Arbejde, som vi forstår det, er ved at ændres. Vores internetforbundne verden har gjort det muligt for virksomheder at være mere fleksible end nogensinde. Regnskab, filer, kunderegistre og så videre laves i dag online. Online jobplatforme giver adgang til freelancere med den kompetence, som du står og mangler, hurtigt og billigt. Virksomheder kan skalere op, når de har behov for det, og reagere lynhurtigt på ændringer i efterspørgslen.

I 2013 oplevede vi hos Elance en stærk vækst i online freelance-aktiviteter i Danmark. 46 % flere freelancere blev ansat af danske virksomheder, og totalt blev mere end 4700 jobs lagt op. Typiske jobs er indenfor it og programmering, men design og multimedia er også store kategorier. Totalt er der mere end 3 millioner freelancere til rådighed og 800.000 virksomheder, som ansætter dem.

Generelt er vores livsstil mobil som aldrig før. Arbejde er ikke længere et sted.

Elance

Hvordan kan du i din virksomhed anvende denne online-talentpulje til at vækste din virksomhed? Her er et par gode råd til at få dig i gang:

Identificer dit behov – lav en klar og detaljeret jobannonce

Freelancere (og sikkert også dig selv) foretrækker kunder, som er godt organiserede og velforberedte.

Start med at identificere dit behov for hjælp. Beskriv derefter nøjagtigt, hvad der forventes i udførelsen af dit job, og prøv på forhånd at svare på freelancerens spørgsmål. Skal du for eksempel have skrevet en artikel, så angiv nøjagtigt, hvad der kræves, og skip ikke hen over detaljer som antal ord, formål, emne og hovedtemaer.

Beskriv også de kvalifikationer, du har brug for. Skriv det klart, hvis du søger en person med baggrund i animation eller Adobe Photoshop. Medtag tidsrammen for, hvornår jobbet skal være færdigt, og tag stilling til, om du ansætter på timeløn eller efter fast pris. Timeaflønning er velegnet til længerevarende opgaver, eller hvis omfanget af projektet kan forventes at ændre sig.

Elance

Beskriv til sidst dit budget. Freelancerne er dygtige og professionelle og har gjort nettet til deres arbejdsplads. Derfor må du angive et rimeligt prisniveau. Det er også en god idé at have en idé om, hvor lang tid din opgave tager, når du skal forhandle med freelanceren.

Bedøm forslagene efter fortjeneste

Det er vigtigt at tage alle faktorer i betragtning ved bedømmelsen af forslagene fra freelancerne, ikke kun prisen. Først og fremmest bør du undgå standardiserede tilbud og fokusere på dem, som er gjort personlige og skrevet specielt til dit projekt (ingen gider at arbejde med nogen, som kommer med en copy/paste approach). Tjek deres faglighed og grundighed, forslagets logiske struktur og informationsindhold. Nogle freelancere medsender endvidere eksempler på tidligere arbejde. Her skal du naturligvis lægge størst vægt på (eller bede om) eksempler, som ligger tættest op ad din opgave.

Og til sidst er det også med at vælge den freelancer, som udviser størst begejstring for muligheden og viser, at han eller hun er reelt interesserede i arbejdet, og som kan tilføre entusiasme og kvalitet til slutproduktet.

Identificér topkandidaterne

Ud over freelanceres bud på din opgave kan du tillige dykke dybere ned i deres profil. Få en bedre forståelse af det arbejde, som de har udført tidligere, og af, hvorledes de vil klare opgaven.

På deres profilsider kan du gennemgå deres bedømmelser, arbejdshistorik, autoriserede kvalifikationer og eksempler på udført arbejde. Tjek de skriftlige tilbagemeldinger fra tidligere kunder og se, hvorledes freelanceren har reageret herpå. Det kan være en god indikator for freelancerens faglige niveau.

Elance

Tag hensyn til freelancerens ekspertise, men vær ikke bange for at hyre nye profiler. Disse freelancere kan være mere motiverede til at gøre et godt indtryk på dig for at få gang i deres karrierer som online freelancere, selv om de er uprøvede.

Et andet godt trick er at anvende flere kommunikationsmåder, når du screener kandidater, og få en bedre fornemmelse af, hvordan de arbejder. Du kan bruge e-mails eller videoopkald. Det er en god idé at registrere jeres kommunikation på jobplatformen af hensyn til sikkerhed og fremtidig reference.

Vælg klogt og kom i gang

Hvis du ansætter til en længerevarende eller gentagen opgave, er det en god idé at lave et lille pilotprojekt for at evaluere to eller tre freelancere, før du beslutter dig for den endelige samarbejdspartner. Det giver dig en god fornemmelse af den enkeltes kvalifikationer og arbejdsstil, og du kan derfor bedre træffe en beslutning.

Hvis det skulle være nødvendigt, så bed freelanceren om at underskrive en aftale om tavshedspligt forud for yderligere drøftelser. Det kan være, at du er nødt til at videregive følsomme oplysninger. På den måde kan du få gennemført dit projekt og samtidig være tryg velvidende, at dine IP-rettigheder er beskyttet.

Når du har valgt din freelancer, så mangler du blot at bekræfte den pris og de betingelser, I har aftalt, før ansættelsen er gennemført.

Hvis omfanget af projektet eller milepælene ændres, er det løbende muligt at opdatere betingelserne for projektet med freelancerens indforståelse.

Effektiv projektledelse

Kommunikation er afgørende, når man administrerer online-projekter, og du bør konstant stille spørgsmål og følge udviklingen for at sikre, at resultater og tidsfrister overholdes af freelanceren. Det bør gøres dagligt.

Elance

For at lykkes med denne proces kan du bruge diverse værktøjer til at følge udviklingen i projektet og opstille klare tidsfrister for leverancer. Gennemgå regelmæssigt tidsopgørelser for timebaserede opgaver for at undgå overraskelser. Fastsæt milepæle og nøgledatoer for forventet levering af arbejdsresultater ved opgaver til fast pris. Det giver dig flere muligheder for løbende at se, godkende og betale for arbejde.

Bed om ugerapporter for udførte opgaver, antal anvendte timer, afsluttede filer og planer for den kommende uge. Sikr dig, at alle filer er uploadede og al kommunikation registreret.

Evaluer og afslut dit projekt

Når du bruger online-talent, betaler du først, når ydelsen er leveret.

Er alting som forventet og aftalt? Vær ligefrem og ærlig over for dine freelancere om deres præstationer, faglighed og deres generelle bidrag til din virksomhed. Tilbagemeldinger gør det muligt for freelancere at fremme deres karrierer og for virksomheder at blomstre.

Tag dig tid til at bedømme deres præstationer, når projektet er afsluttet, og freelanceren har fået sin betaling. Vær ærlig og professionel. Tilbagemelding kan være direkte eller deles med det bredere fællesskab. Din mening betyder noget, da det er den vigtigste måde, hvorpå kunder kan differentiere mellem freelancere.

Når du først er kommet i gang, vil du opdage, at ansættelse af online freelancere er sikkert, hurtigt og effektivt.

Følger du ovenstående proces, så er jeg sikker på, at også du kan finde kvalificeret arbejdskraft på internettet, og at de kan hjælpe med at tage din virksomhed til næste niveau.

Hvis du har erfaringer med at få arbejdet udført gennem internettet, så smid gerne dine kommentarer her nedenfor. Hvad har virket godt, og hvad skal man være opmærksom på? Lad os hjælpes ad med at blive bedre til at samarbejde via internettet.

Steffen Hedebrandt, Country Manager – Nordics, www.Elance.com