Sådan holder du orden i dit regnskab

Frederik Sandgrav

20. december 2018

Som virksomhedsejer skal du have orden i dit regnskab og bogholderi, og i den forbindelse er der virkelig mange ting, du skal holde styr på. Mit navn er Frederik Sandgrav, og jeg er revisor/bogholder, så set fra min synsvinkel er dit bogholderi og regnskab dit penalhus. Og i penalhuset er det vigtigt, at der er ryddet op. Måske, bruger du et lækkert online regnskabsprogram, der kan hjælpe dig noget af vejen. Måske, betaler du for en ekstern bogholder eller revisor for at sikre, at alt kører, som det skal. Men gør det nu også det – altså kører som det skal? Her er de 5 vigtigste ting der skal være styr på i bogholderiet:

  • Banken skal stemme
  • Dine kunder skal betale til tiden
  • Du skal have styr på dine bilag
  • Styr på deadlines
  • Dit regnskab er dine data

Banken skal stemme

Ja, det kan virke basalt – men check saldo/råbalance fra dit regnskabssystem for at sikre, at den saldo, der står der, passer med virkeligheden. Gør den ikke det, er der risiko for, at de tal, du ser i dit regnskabssystem, slet ikke passer. Det giver derfor mening at bruge et online system, der har indbygget bankafstemning. På den måde sikrer du, at det er nemmere at afstemme banken. Samtidig, er du heller ikke låst til en revisor/bogholder, der bogfører dit regnskab i deres eget system. Det kan hurtigt gå hen og blive både en dyr og langsom affære at komme ud af det – såfremt at du skal det på et tidspunkt.

Dine kunder skal betale til tiden

Det er spildte kræfter at sælge derudaf, hvis du ikke får kunderne til at betale. Har du få kunder, kan du selv styre det, men har du mange, vil jeg anbefale dig at bruge et mere automatiseret rykker- og debitorsystem. På den måde er du sikker på at få dine penge hjem. Gør dig selv en tjenest, og lav en såkaldt aldersfordelt debitorsaldoliste for at se, om der er problemer med dine kundeindbetalinger.

Styr på dine bilag

Bilag kan styres på mange forskellige måder. Men en ting er helt sikkert, styr på dem, skal der være. Der findes et utal af forskellige scannings- og dokumentløsninger derude. Er du slet ikke gået i gang med nogen af dem, kan det være en god start at benytte dig af dit regnskabsprograms indbyggede udgiftsapp. Udfordringerne med dem er dog ofte, at de ikke kan fortælle dig, hvilke bilag du MANGLER at tage et billede af. Derudover skal du stadig manuelt ind i banken og taste for f.eks. at betale en regning. Derfor kan det være virkelig vigtigt at undersøge, om der ikke findes en scanningsløsning, der passer til dit behov. Nogle løsninger kan hjælpe dig med slet ikke at skulle taste dine krøllede bonner ind nogen steder. Andre løsninger har et såkaldt godkendelsesflow indbygget, så du er sikker på, at de relevante mennesker har godkendt den regning, du betaler. Alt efter din virksomhedsstørrelse er der forskellige behov, der skal løses.

En ting er dog HELT sikkert. Fysiske bilag vil ALTID være en dyr og langsom løsning. Meget langsom… og meget dyr.

Styr på deadlines

Jeg har allerede skrevet et blogindlæg om de såkaldte dummebøder fra SKAT, men du kan lige få en kort opsummering her.

  • Hav altid adgang til e-boks via din personlige e-boks app – så får du ingen ubehagelige overraskelser
  • Sørg for at lave 0-indberetninger til SKAT, såfremt der ikke laves løn hver måned.
  • Sørg for at have overblikket over din skattekonto hos SKAT. Du vil ikke skylde SKAT penge

Dit regnskab er dine data

En af de ting, vi ofte oplever som bogholdere, er de såkaldte efterposteringer fra revisor. Sørg for altid at få din revisor til at levere disse til bogholderiet, så du er 100% sikker på, at dit bogholderi passer med dit årsregnskab. I løbet af den seneste tid har vi hjulpet en masse virksomheder ud af deres revisors gamle C5 samt SKATs letløn og over i Billys og Salary. I den forbindelse har det dog været en meget langsom og sej process at få styr på efterposteringer og bogføring generelt. Så min sidste bøn til dig som virksomhedsejer – sørg for, at din bogføring kører i et onlinesystem, så du altid har adgang til dit bogholderi og kan holde øje med, om alt er som det skal være.