Sådan laver du et cash flow-system

Victoria Naugle

5. februar 2013

Når du har din egen virksomhed, er det vigtigt, at du har overblik over dine pengestrømme og altid sørger for at din pengebeholdning rækker til at dække de daglige udgifter – og til det skal du bruge et cash flow-system. Der er uendelig mange måder at sætte sådan et system op på, prøv fx bare at søge på Google og du vil få en stribe resultater, der alle er designet til at snige penge op af din tegnebog. Men det, jeg tilbyder her (i modsætning til Googles søgeresultater), er meget bedre, for her får du adgang til noget af den information og viden jeg har tilegnet mig, samt erfaringer jeg selv har gjort mig gennem mange år på området – og det koster dig ingenting! Min pointe er, at det slet ikke er nødvendigt at bruge en masse penge på at holde styr på sin virksomheds cash flow.

Lad os starte fra en ende af..

Før vi begynder, så skal vi lige sørge for, at vi forstår hinanden, så lad os sætte følgende på plads før vi går i gang: Hvad menes der med et system og hvad er cash flow?

I denne tekst betyder system en måde at kontrollere noget på. Det er ikke nødvendigvis et computersystem eller et specialiseret stykke software, men rettere en systematisk tilgang eller proces. Cash flow er pengestrømme til og fra din virksomhed. Dermed vil vi her tale om, hvordan man skaber en proces, der registrerer pengestrømme til og fra din virksomhed.

Pengestrømme til din virksomhed omfatter alt det, der tilfører penge til din virksomhed. Det kan fx være salg af varer eller services, penge i form at udestående kredit eller lån og salg af erhvervsaktiver. Pengestrømme ud af din virksomhed omfatter alle forretningsudgifter i forbindelse med administration som fx løn eller marketing, indkøb og afbetaling på lån, osv.

Du skal ikke nødvendigvis ud og anskaffe dig et specielt cash flow-program, men det er nødvendigt, at du implementerer en eller anden metode, som du kan bruge til at registrere pengestrømmene i din virksomhed og dermed bevare overblikket over dit cash flow.

Hvor avanceret skal dit system være?

Hvis din virksomhed er meget lille, så er det let at holde styr på dit cash flow med et simpelt regneark. Dit cash flow-system kan derfor bare være et regneark med manuelle posteringer. Men efterhånden som din virksomhed vokser sig større, bliver denne type cash flow-system mere og mere besværligt at holde orden i. Derfor vil der opstå flere fejl og du skal gradvist bruge mere og mere tid på at holde styr på det hele – og den tid du bruger på det, kunne du i virkeligheden have brugt meget bedre på andre ting i virksomheden. Hvordan finder man så ud af, hvornår det er tid til et nyt cash flow-system? Et sikkert tegn er, når du opdager, at dit nuværende system ikke længere møder dine behov. Et andet, mere almindeligt tegn, er den mængde tid det tager at holde dine posteringer up to date. Hvis du synes dit cash flow-system er blevet umuligt, besværligt eller for tidskrævende at holde orden i, så er det helt sikkert tid til at komme videre og finde noget andet.

Når du arbejder på at udvikle dit nye system, så sørg for at du ikke bare erstatter ét problem med et andet. Start med at finde frem til de ting, dit cash flow-system skal kunne. Overvej aspekter så som brugervenlighed, evne til at automatisere, rapportering og skalerbarhed. Et regneark kan mange af disse ting, men har du ikke selv evnerne til at sætte det rigtigt op, så få en professionel til at hjælpe dig. Det er nemlig ikke umuligt at lave et rimeligt robust system med et regneark.

For de af jer som har mange transaktioner at holde styr på eller virksomheder, der er så store, at man ikke effektivt kan styre sit cash flow ved hjælp af et regneark, så er der måske brug for et andet system. Virksomheder i denne situation gør ofte brug af software, som kan håndtere disse opgaver, men det kræver selvfølgelig, at man er villig til at betale for et ekstra software modul.

Hvis du overvejer denne vej, skal du sørge for at gøre dit hjemmearbejde. Du skal nemlig ikke bare til at betale for et ekstra cash flow software modul, der er mange andre udgifter, der også skal medregnes, så som softwareinstallation og startgebyrer, kurser og konfigurationer specielt til din virksomhed. De firmaer, der sørger for alt det, kan som regel nøjes med at opkræve et lille beløb for at installere deres software, fordi de tjener deres penge på gebyrer på dataoverførsel og rapporter. De folk, der udfører dette arbejde er ofte specialister på dette område – og derfor ligger prisen også i den dyre ende.

Når først dit nye cash flow-system kører, er der én ting mere der skal overvejes, som du måske ikke er blevet gjort opmærksom på. Alle disse nye funktioner og data fylder en masse på din server, så har du ikke allerede en robust server, hvor du kan have alt liggende, kan det være nødvendigt at opgradere.

En opsummering

For at opsummere det hele: gør dit hjemmearbejde og gør det grundigt. Tænk over, hvad det præcist er, du har brug for, at dit cash flow-system skal kunne. Indhent flere tilbud fra forskellige udbydere og se på hvilke fordele og risici, der findes ved de forskellige typer software, som du overvejer at anskaffe dig.

Det vigtigste du kan gøre er at handle. Tager du ikke en beslutning, er det en beslutning i sig selv. Træf kloge valg og gør det tidligt. Dette vil hjælpe succesen på vej.

Artiklen er oversat fra engelsk, skrevet af Victoria Naugle og findes også på vores amerikanske blog under titlen Creating a Cash Flow System.