Sådan vælger du det bedste regnskabsprogram til din iværksættervirksomhed

Russ Williams

4. februar 2013

Stort set alle iværksættervirksomheder bruger et regnskabsprogram af en eller anden art til at holde styr på økonomien i virksomheden. Har man en meget lille virksomhed, som man eventuelt driver hjemmefra, eller fra en lille forretning, så kan man dog tit slippe godt fra at føre regnskab på den gammeldags måde med papir, mapper, bilag osv. Men i takt med at virksomheden vokser og det hele bliver lidt mere kompliceret, så bliver regnskabet også mere avanceret og sværere at holde orden i. Og så er det mere sikkert og også mere økonomisk (både i forhold til tid og penge) at skifte over til et computerprogram.

Er du lige nu ved at starte din egen virksomhed, eller er din virksomhed blevet så stor, at du har brug for at opgradere til et regnskabsprogram, så får du her en række punkter, der kan hjælpe dig med at finde frem til det regnskabsprogram, der passer bedst til dig og din virksomhed:

Er programmet let at forstå?

Er sproget enkelt og til at forstå – eller er det mest forvirrende og avancerede revisortermer?

Mange programmer lugter lidt af at være sat sammen af højtuddannede og erfarne revisorer og bogholdere. De smider om sig med fagudtryk, som om alle andre helt naturligt ved lige præcis, hvad de snakker om. Har du tilfældigvis en revisoruddannelse og kender du alle disse termer og er det samtidig dig, der skal benytte programmet, så er dette ikke nødvendigvis noget, du skal bekymre dig om. Men skal dit regnskab derimod håndteres af nogen, som ikke allerede har fuldstændig styr på dette revisorsprog, så er du på gyngende grund.

Sætter man folk til at bruge et program, som de, af den ene eller den anden årsag, ikke helt forstår, så er det meget normalt at (a) de ikke kan lide at arbejde i programmet og derfor forsøger at undgå det så meget som muligt, og (b) de laver mange fejl, der tit både er dyre og forstyrrende for virksomheden. Og det er ikke nødvendigvis fordi, disse folk er dumme eller inkompetente fra naturens hånd, det er såmænd bare det resultat man får, når man sætter folk til at arbejde med noget, som de ikke er helt trygge ved. Når man ikke har den fjerneste anelse om, hvad et ord eller et fagudtryk betyder, kan man let komme til at lave en mental overspringshandling på netop det område. Som regel har man dog en idé om, hvad noget betyder og er ret sikker på, at man er på rette spor, også selvom det faktisk i virkeligheden er helt ude i hampen – og resultatet bliver derfor, at opgaven bliver udført forkert.

Indenfor regnskab udgør fejl som disse en betydelig risiko, da de ofte er både dyre og ødelæggende. Men hvorfor risikere sådanne hårknuder og katastrofer? Find dig et regnskabsprogram, som er lavet med henblik på at alle skal kunne bruge det – uanset om man er revisor eller blomsterhandler.

Er programmet let at bruge?

Er programmet let at forstå og arbejde med? Er det nemt at indtaste og opdatere dine data, fakturaer og benytte andre funktioner, som du ofte bruger? Giver programmet dig overblik over, hvor du står økonomisk (salg, hvor meget andre skylder dig, hvor meget du selv skylder, osv.) og har du mulighed for at lave rapporter, regneark og andre dokumenter, der giver mening? Disse funktioner er ofte meget vigtige, især for iværksættere.

Programmet skal give dig overblik over din virksomheds nøgletal, når du har brug for dem, så du kan gennemgå og analysere dem, før du laver prognoser, lægger planer eller tager store beslutninger. Har du denne mulighed, slipper du for at være afhængig af at en revisor skal gøre arbejdet og oversætte tallene for dig.

De første to faktorer – at programmet skal være let at forstå og let at arbejde med – er også vigtige af andre årsager. Når man skal oplære en person i at bruge et nyt program, kan man spare enormt meget tid ved at bruge det rigtige program. Er programmet let at forstå og let at arbejde med, bliver oplæringstiden meget kortere (og meget mere behagelig og interessant) og personen lærer langt hurtigere at bruge programmet.

Ser det godt ud?

Dette kan måske virke lidt overfladisk og ikke specielt betydningsfuldt, men i forhold til brugeroplevelsen kan et programs udseende gøre en ret stor forskel. Undersøgelser har vist, at brugere reagerer på, hvordan et program tager sig ud på skærmen. Det er både i forhold til førstehåndsindtrykket, men også i forhold til hvor let det er at finde og navigere rundt i de forskellige menuer, tabs og andre værktøjer på skærmen – selv farver, grafik og skrifttyper har en betydning. Tilsammen har disse faktorer en væsentlig indvirkning på om programmet er stressende at arbejde med og man derfor har mest lyst til helt at undgå det eller om det er behageligt og måske endda beroligende. Der er stress nok i erhvervslivet, som det er, der er ingen grund til at tilføje mere. Og det gælder især, når vi taler regnskab og økonomi, fordi det på disse områder er så vigtigt at alt, selv de helt små detaljer, er nøjagtige og korrekte.

Er programmet skalerbart?

Et simpelt regnskabssystem kan være helt fint, hvis du lige er gået i gang med din virksomhed, men efterhånden som din virksomhed vokser, så vokser kravene til dit system som regel også. Der vil være flere kunder, flere leverandører, flere ansatte, flere offentlige regler, der skal tages højde for og holdes styr på – og alt dette og mere endnu gør, at det program, der var fint nok i begyndelsen, hurtigt bliver umuligt at danse med, fordi det ikke har kapacitet til det hele. Den ideelle løsning er derfor at starte med at købe et program, som er skalerbart og kan følge med i takt med at din virksomhed vokser og samtidig giver dig mulighed for at tilføje ekstra funktioner og kapacitet, efterhånden som du har brug for det.

Selvom folk som oftest har brug for at skalere op, så kan man sagtens stå i en situation, hvor man har brug for at skalere ned. Det kan fx være, at du beslutter dig for at åbne et nyt kontor, eller en ny og mindre afdeling, hvor du ikke har det samme behov for et avanceret regnskabsprogram med mange funktioner, som du har på dit hovedkontor eller i større afdelinger. I disse tilfælde er det rigtig smart, hvis man i sin mindre afdeling har mulighed for at bruge det samme program som i de større afdelinger – bare i en mere enkel udgave, som selvfølgelig stadig er fuldt ud kompatibelt, men kun indeholder de funktioner, man faktisk skal bruge.

Kan det betale sig?

Der kan være mange forskellige omkostninger forbundet med at anskaffe sig et regnskabsprogram – og det betaler sig helt sikkert at gøre sit hjemmearbejde på dette område, før man køber noget. Den første udgift er selvfølgelig når man køber programmet. Derefter er der udgifter forbundet med implementering – fx skal både du og dine ansatte oplæres i at bruge programmet, der skal opsættes standardfakturaer og brugerdefinerede fakturaer, formularer, regneark og så videre. Det, man har sparet ved et røverkøb af et regnskabsprogram, kan hurtigt blive ædt op af høje priser på support – det kan fx være i form af betaling ”per besøg” hos supporten, og det kan hurtigt løbe op, hvis der tit er problemer med det program, man bruger eller det ofte går ned.

Hvor hurtig supporten er til at hjælpe har også betydning for, hvor høje de udgifter, der er forbundet med et program, er og det er noget, som mange overser. Hvis du, eller en medarbejder, skal bruge flere timer i telefonen, imens en supportmedarbejder finder frem til fejlen og får den ordnet, så er det spild af tid, som man kunne have brugt mere produktivt på andre ting i virksomheden.

En anden faktor som man også skal tænke på er, hvor meget det koster at opgradere sit program. Nogle programmer har meget attraktive priser på deres basisprogrammer, men vil man opgradere, kan man nemt komme til at betale dyrt for det, hvilket tit kan komme som lidt af en overraskelse. Og har du allerede investeret en pæn sum penge og tid i opsætningen af programmet, så er du nok ikke meget for at skulle begynde at overveje at anskaffe et andet program, der passer bedre til dine behov, da det kan virke ganske uoverskueligt, men også dyrt.


Alle punkter herover gælder også, hvis du allerede har et regnskabsprogram og overvejer at skifte til et andet. Hvis dit nuværende program passer på de fleste af punkterne herover, så er det måske ikke nødvendigt at skifte. Falder det derimod helt igennem på de fleste af punkterne, så er der ret stor sandsynlighed for, at det sagtens kan betale sig for dig at skifte. Tag fx et kik rundt på vores forside for at se hvad Billy’s Billing har at byde på.

Artiklen er oversat fra engelsk, skrevet af Russ Williams og findes også på vores amerikanske blog under titlen Choosing the Best Bookkeeping Software for Your Small Business.