Simpelt regnskab: Regnskabsprogrammer SKAL være simple!

Victoria Naugle

21. marts 2013

Alle virksomheder har brug for en eller anden form for regnskabsproces, men det kan være lidt af en udfordring at finde ud af, hvor man skal starte og hvordan man gør. I mindre virksomheder er det bedst at holde det så simpelt som muligt. Her får du en liste over ting, du bør overveje, når du skal vælge regnskabsprogram til din virksomhed.

Behov
Det er vigtigt, at man ved præcist hvilke krav man har til programmet og hvad det skal kunne. Lav en liste over alle de behov du har – dette kan være ting som fakturering, rapportering og moms. Husk på, at der nok skal mere end en halv eftermiddag til at identificere alle dine behov. Gennem en arbejdsdag kan du skrive alle de opgaver ned, som du udfører – dette vil minimere risikoen for, at du kommer til at glemme noget vigtigt.

Pris
Dette er det første, de fleste af os tænker på. Find ud af, hvad du har råd til, før du begynder at shoppe rundt. Det beløb, som du er villig til at bruge og har råd til at bruge, gør en kæmpe forskel, i forhold til de valgmuligheder du har.

Kan du se, at de programmer, der ligger indenfor dit budget, ikke giver dig det, du har brug for, så kan det være værd at se på nogle af de dyrere programmer. Som med alt andet, skal der vejes for og imod. Selvom du måske vælger at købe et program, der ikke opfylder alle dine behov, så skal arbejdet stadig laves og her skal du være opmærksom på den reelle udgift, der er forbundet med at gøre ting manuelt. Den tid og de ressourcer du bruger på opgaver, som dit program ikke kan håndtere, bliver taget væk fra andre vigtige områder så som salg og marketing. Det kan godt være det værd at bruge lidt ekstra på et program, hvis det betyder at du på sigt sparer tid og penge.

Skalerbarhed
Vil det program, som du har i kikkerten, blive ved med at være det rigtige i det lange løb? Dette et godt tidspunkt at kaste et blik på din forretningsplan og også dine langsigtede planer. Hvor meget vækst forventer du?

Det tager tid at sætte et regnskabsprogram op. Når først du har brugt et program i et stykke tid, kommer alle dine øvrige processer til at virke rundt om og igennem programmet. Hvis du ender med at være nødt til at finde et helt nyt program senere, fordi din virksomhed er vokset, kan det komme til både at tage tid og koste penge – direkte når du skifter og mere indirekte i form at fremtidige fejl og forvirring. Det er helt sikkert værd at bruge tid på at sikre sig, at det program man vælger, også stadig vil være det rigtige om nogle år.

Brugeroplevelse
Hvad er ”brugeroplevelse” egentlig? Den er sådan, som du har det, når du bruger et produkt, en service eller et program. Synes du, det er nemt og rart? Svært? Frustrerende? Er det intuitivt at udføre en opgave eller skal du konstant have hjælp? Mange regnskabsprogrammer tilbyder en prøveperiode, hvilket betyder, at du kan downloade programmet og tage en prøvetur inden du køber det – og det er ekstremt vigtigt at gøre, også selvom du har hørt mange gode ting om programmet, for det er jo ikke sikkert, at du vil synes det samme.

Brugeroplevelsen er et aspekt, der er vigtigt at overveje. Synes du, at basale opgaver tager for meget tid og er frustrerende, så har du en negativ brugeroplevelse og det tyder derfor meget på, at det program du overvejer at bruge, ikke rigtig passer til dig. På den anden side, synes du, at det er nemt at udføre basale regnskabsopgaver, så er din brugeroplevelse positiv.

Teknisk support
Får du teknisk support med i prisen? Man kan tit finde noget, der ligner et super tilbud på et basalt regnskabsprogram, men hvis teknisk support ikke er inkluderet i prisen, så kan man få sig en dyr overraskelse senere hen. Sørg for, at du ved præcist, hvad du får med i prisen.

Som minimum skal du have adgang til support det første år. Dette skyldes, at både du og andre brugere med al sandsynlighed har masser af spørgsmål og problemer i begyndelsen. Efterhånden som du vænner dig til programmet, så vil du også få mindre brug for support.

Udbyder
Hvor du køber, er næsten lige så vigtigt som hvad du køber. Se på hvor længe firmaet bag programmet har eksisteret. Find ud af, hvad andre siger om dem, evt. på nettet. Er du ikke sikker, så fortsæt med at lede, der er mange andre udbydere at vælge imellem.

Infrastruktur
Se på, hvordan programmet skal installeres. Kræver det en server eller kan du bare bruge din nuværende computer? Skal du bruge en server, så vil der være ekstra udgifter forbundet med vedligeholdelse af hardware og tilhørende styresystemer. Er din virksomhed meget lille, så har du nok ikke brug for noget, der kræver ekstra infrastruktur.

Vedligeholdelse
Hvordan bliver programmet opdateret? Er opdateringer inkluderet i prisen? Ideelt set bør du få besked, hver gang der kommer en ny opdatering og have mulighed for at installere den med et enkelt klik.

Sørg for at opdateringer og patches er nemme at installere, uden at det koster ekstra. Har du brug for at få nogen ind til at varetage regelmæssig vedligeholdelse, så sørg for, at du fuldt ud forstår, hvad det indebærer af tid og penge – før du køber. Alle udgifter til vedligeholdelse bør tages med i dine overvejelser.

Online programmer
I dag findes der mange muligheder med Cloud computing, som ikke før var tilgængelige. Cloud computing betyder egentlig bare, at det er et online program, som man har adgang til via Internettet. Al lagring, backups, vedligeholdelse og opdatering bliver gjort for dig. For mange virksomheder, både små og store, er dette en rigtig god løsning og det er værd at bruge lidt tid på at finde ud af, om det er en løsning, der passer til dine behov.

Overvejer du alle disse punkter, er der god chance for, at du får truffet det rigtige valg og finder det regnskabsprogram, der passer bedst til dig. Og det rigtige regnskabsprogram hjælper dig ikke blot med at få succes, det sørger også for, at du undgår at løbe ind i uventede udgifter.

Artiklen er oversat fra engelsk, skrevet af Victoria Naugle og findes også på vores amerikanske blog under titlen Bookkeeping Software – Keeping it Simple.