Tag springet og få dig et nyt regnskabsprogram

Toke Kruse

4. juni 2013

Der kan være mange grunde til, at du ikke har lyst til at fortsætte med dit nuværende regnskabsprogram. Nogle af disse grunde er ret almindelige, så tillad mig at komme med et par gæt:

  1. Dit nuværende regnskabsprogram er besværligt og kompliceret og der er alt for mange indviklede regler og små ting, som man let kan komme til at lave rod i?
  2. Det er fyldt med revisortermer – ord, som de fleste kender, men som betyder én ting for revisorer og noget helt andet for alle os andre?
  3. Dit program er uoverskueligt og svært at finde rundt i – det er omtrent lige så hyggeligt og rart som din selvangivelse?
  4. Det er ganske enkelt bare alt for dyrt?
  5. Et eller flere af ovenstående punkter er rigtige og derfor er du nødt til at betale en revisor for at holde orden i dine tal – oveni at du også skal betale for dit regnskabsprogram?

Uanset hvad grunden er, så har vi løsningen

For bare fire år siden stod vi i samme situation, som den du befinder dig i lige nu – vi havde simpelthen fået nok af vores ”traditionelle” regnskabsprogram, det var for dyrt og alt for irriterende og det måtte stoppe.

Så vi besluttede at kaste os over problemet og selv gøre noget ved det! Vi ville lave et regnskabsprogram specielt til mindre virksomheder, som skulle være let at bruge og behageligt at arbejde med – også for os almindelige dødelige uden lange uddannelser indenfor regnskab. Og sådan blev det – Billy kom til verden og du skal være meget velkommen til at kigge forbi og se nærmere på herligheden – bare klik her.

Sådan tager du springet mod et nyt regnskabsprogram

Har du ikke allerede et regnskabsprogram i din virksomhed, så er det lettere, end du måske tror, at komme i gang med Billy. Du vil være klar til afgang på næsten ingen tid og sende brugerdefinerede, professionelle fakturaer, holde øje med dine ordrer, indkomst, udgifter, regninger – alle dine regnskabsopgaver! Du vil også kunne tjekke din virksomheds nøgletal når som helst, så du er helt med på, hvad der foregår og ud fra det planlægge fornuftigt og tage gode og kloge beslutninger.

Men hvad nu hvis du allerede har et regnskabs- eller faktureringsprogram? Selv hvis du skulle have lyst til at skifte til et nyt program, ville det så ikke være super besværligt og irriterende – med alt for mange muligheder for at lave fejl undervejs?

Nej.

Vi vil med glæde guide dig igennem processen og gøre det så hurtigt og gnidningsløst for dig som muligt og også sørge for, at du ikke bruger mere tid på det end højst nødvendigt, samtidig med at du får størst muligt udbytte for dig og dine ansatte og den måde i driver virksomhed og servicerer jeres kunder på.

Her er et par vigtige oplysninger om processen og svar på nogle af de spørgsmål, som du evt. sidder med:

  1. Du kan skifte til Billy når som helst. Det er ikke nødvendigt at vente til slutningen af et kvartal eller et regnskabsår.

  2. Lav en backup af dit gamle regnskab, så kan du altid gå tilbage og tjekke tidligere regnskab, hvis du har behov for det.

  3. Opret dine eksisterende konti i Billy-programmet. Sammenlign derefter din nye kontoliste med din gamle liste for at være sikker på, at du ikke har overset nogen.

  4. Indtast åbningsbalancen for hver konto og dobbelttjek at tallene stemmer og er up-to-date.

  5. Opret nye udgaver af alle ubetalte fakturaer og regninger så du (og programmet) kan følge op på disse og sørge for, at de bliver betalt.

  6. Overfør alle dine kontakter, produkter og/eller services til det nye program.

  7. Indtast dine momssatser så programmet automatisk kan udregne og tilføje moms på alle dine fakturaer.

  8. Indtast dine bankoplysninger og dobbelttjek for at være sikker på, at dine oplysninger er korrekte og up-to-date. På den måde kan systemet bankafstemme, når der er brug for det.

  9. Inviter dine kolleger og også andre udefra, som fx din revisor eller bogholder, til at bruge systemet og lær dem hvordan man gør (takket være vores enkle og intuitive design og funktionalitet, så er det hurtigt gjort – hurra!)

  10. Fortæl dine venner og partnere om dit fantastiske nye regnskabsprogram (hvis altså du har valgt Billy’s Billing) og opfordr dem til selv at kigge forbi og se nærmere på programmet!

Nyt regnskabsprogram – barrierer og blokader

Uanset hvilket nyt regnskabsprogram du vælger at bruge og uanset hvor fantastisk det måtte være, så vil du måske opdage, at det ikke er alle omkring dig, der er lige begejstret for at skulle skifte til noget nyt.

  1. Gamle vaner er svære at bryde – Hvis en person er vant til en bestemt måde at gøre tingene på (selv hvis denne måde er unødigt besværligt og kompliceret), vil de nogle gange helt instinktivt sætte sig imod en hvilken som helst form for ændring i arbejdsgangen. Dette er dog rimelig let at håndtere.

Først skal du anerkende deres bekymringer og vise forståelse. Dernæst skal du ”vise dem rundt” i det nye program og lægge vægt på, hvordan programmet kan gøre deres arbejde lettere og hurtigere. Til sidst skal du gøre det klart, at du selvfølgelig vil give dem al den assistance og hjælp de har brug for i overgangsfasen.

  1. Modvilje mod at lære noget nyt – Nogle mennesker kan bare ikke lide indlæringskurver – uanset hvor lave eller hvor gnidningsløse de måtte være. Den bedste tilgang til dette er igen at anerkende deres betænkeligheder og forsikre dem om, at processen vil blive gjort så smertefri, som det overhovedet er muligt. Du kan evt. også vise dem nogle kommentarer fra andre Billy-brugere, især de mange, der handler om, hvor hurtigt og nemt det er at lære programmet at kende.

  2. Frygt – Det lyder måske mystisk, men der findes faktisk nogle få mennesker, der ligefrem frygter forandringer. Typisk er dette ikke kun i forbindelse med arbejdet, men mere generelt i forhold til alle former for forandringer. De er måske bange for, at de ikke vil kunne finde ud af den nye arbejdsgang eller at det nye program (eller overgangen til det nye program) vil afsløre nogle steder, hvor de måske har været lidt for hurtige – det kan være information eller transaktioner, der ikke er indtastet korrekt, ting, der burde være indtastet, men endnu ikke er blevet det og lignende.

Som du måske allerede har regnet ud, så er det en god idé, at lade personen fortælle dig om alle de bekymringer han har i forhold til skiftet, anerkend det han siger og forsikr ham om, at du selvfølgelig står til rådighed og er klar til at hjælpe ham igennem overgangen. Skulle du finde ud af, at der er foregået noget uetisk, så kan du selvfølgelig være nødsaget til at handle på andre måder, men det er en helt anden snak, som jeg ikke vil komme nærmere ind på i dette indlæg.

Nem overgang til nyt regnskabsprogram – gratis prøveperiode!

Har du lyst til at se, hvor godt Billy vil være for din virksomhed, og hvor enkel overgangen kan være? Så kom forbi og få en prøveperiode på 30 dage – det er helt gratis! Intet abonnement, ingen binding. Læs mere her!

Artiklen er oversat fra engelsk, skrevet af Toke Kruse og findes også på vores amerikanske blog under titlen Making the Jump to New Accounting Software.