Automatiske Rykkere - Billy Regnskabsprogram

Nicolai Hofsø

26. september 2018

Med Automatiske Rykkere i Billy kan du slippe for at rykke dine kunder manuelt, hvis du ikke modtager betaling på dine fakturaer til tiden.

Vi har nemlig udviklet en automatisk rykkerprocedure, der følger op på de ubetalte fakturaer på en venlig, neutral eller alvorlig måde.

Du kan frit vælge, hvordan du vil rykke din kunde og om du vil starte dit rykkerflow manuelt eller køre startprocessen automatisk.

Kom i gang med Automatiske Rykkere

  • Gå ind under Fakturaer
  • Klik på Automatiske Rykkere i højre hjørne
  • Læs betingelserne i pop-op-vinduet
  • Tryk på Accepter vilkår og aktiver
  • Nu er Automatiske Rykkere installeret

Du kan vælge imellem tre skræddersyet rykkerflows, der følger op på de ubetalte fakturaer på en venlig, neutral eller alvorlig måde. Rykkerne gør også forskel på, om kunden er en virksomhed eller privatperson.

De forskellige rykkerflows lever op til alle juridiske krav, hvad enten der er tale om B2C eller B2B forhold, hvilket gør, at du ikke skal tænke over, om dine rykkere lever op til gældende lovgivning.

Du kan læse mere om de forskellige typer af rykkerflows her.

Standardopsætning

Du har mulighed for at vælge et bestemt rykkerflow som standard i dine indstillinger. Det betyder, at hvis du foretrækker det neutrale rykkerflow, kan du angive det som standard, hvis du vil sikre dig, at alle dine kunder får det samme rykkerflow tilsendt.

  • Gå til Indstillinger
  • Tryk på Programindstillinger
  • Vælg Standard Rykkerflow
  • Angiv venligt, neutralt eller alvorligt rykkerflow
  • Sæt kryds i boksen, hvis dit rykkerflow skal starte automatisk, hvis din faktura overskrider betalingsdatoen

Du kan også vælge, om en specifik kunde skal have et bestemt rykkerflow tilsendt. Det gør du, når du opretter din kunde. Det valgte rykkerflow på den enkelte kunde, overskriver det rykkerflow du har valgt som standard i dine indstillinger.

  • Opret kontakt
  • Vælg Standard Rykkerflow
  • Angiv venligt, neutralt eller alvorligt rykkerflow
  • Sæt kryds i boksen, hvis dit rykkerflow skal starte automatisk, hvis din faktura overskrider betalingsdatoen

Derudover kan du vælge, at ændre rykkerflowet på enkeltstående fakturaer. Hvis du vælger et rykkerflow på fakturaen, vil det overskrive det valgte rykkerflow på din kunde og i dine standardindstillinger.

  • Gå til Faktura
  • Opret en faktura
  • Vælg Rykkerflow
  • Angiv venligt, neutralt eller alvorligt rykkerflow
  • Sæt kryds i boksen, hvis dit rykkerflow skal starte automatisk, hvis din faktura overskrider betalingsdatoen

Administrer rykkerflows

Hvis du vil se dine specifikke standardvalg og dybdegående data omkring dine krav, kan du altid logge ind på din administrationsplatform.

  • Gå ind under Fakturaer
  • Klik på Administrer Rykkerflows i højre hjørne

Du skal give Collect.ai adgang første gang du logger ind (Collect.ai vil udelukkende have adgang til de forfaldne fakturaer, som du har sendt til dem).

Nu er du inde på din administrationsplatform.

Hvis du trykker på enten Ubetalte fakturaer eller Rykkerflows, kan du få et overblik over, hvilke fakturaer/rykkerprocesser, du har kørt igennem og hvad status er på de enkelte flows.

Under Rykkerflows kan du se de tre forskellige rykkerflows, som vi har udarbejdet.

Sådan fungerer rykkerprocessen

Når en faktura er forfalden og du starter en rykkerprocess, vil din tidslinje opdateres hver gang, der sker en hændelse.

Det kan fx være når:

  • En rykker/notifikationsmail afsendes
  • En notifikations-SMS afsendes
  • Kunden har set betalingsvinduet
  • Gebyrer og rykkerskrivelse tilføjes
  • Indsigelser
  • Betalinger

Hvis kravet skal sendes til inkasso, så har inkassobureauet nem adgang til at se hele din historik samt trække al data igennem vores API. Dvs. at både du, inkassovirksomheden samt din kunde altid har det fulde overblik over hele processen.

Det kan din kunde

Når din kunde skal betale den overskredne faktura, så har vedkommende tre muligheder:

  • Original fakturaen: Din kunde kan altid finde originalfakturaen, inkl. alle rykkerskrivelser direkte i betalingsvinduet
  • Betalingslink: Kunden kan altid betale fakturaen nemt og bekvemt direkte i kundeportalen
  • Digital indsigelse: Nede i højre hjørne kan kunden lave en digital indsigelse

Betalingslink
Din kunde kan nemt og bekvemt betale gennem et betalingslink, hvis der trykkes på Betal nu-knappen.

Digital indsigelse
Trykker kunden på Angiv din årsag her (Årsagen til indsigelsen) kan kunden digitalt notificere dig som kreditor, omkring at kunden ønsker at gøre indsigelse

VIGTIGT: Du skal løse indsigelsen med kreditor, hvis dette er sket. Samtidig er denne indsigelse både dit og kundens bevis for at en indsigelse har fundet sted, samtidigt med at du har fået den løst. Vi anbefaler, at du skriver, hvordan du fik indsigelsen løst direkte i tidslinjen på den pågældende faktura.

Din kunde kan nu vælge mellem forskellige scenarier for indsigelsen, som du også modtager direkte i tidslinjen på den pågældende faktura.

Din kunde får en besked om, at indsigelsen er modtaget.

Du vil derefter få besked om den pågældende indsigelse. Ligeledes opdateres den enkelte rykkerstatus i dit fakturaoverblik til Indsigelse, så du ved, at du har en rykkerskrivelse, som du skal reagere på.

Efter du har behandlet indsigelsen, kan du Genoptage rykkerflowet.

Det er vigtigt, at du har behandlet indsigelsen med kunden, men det gør, at du nemt kan genoptage rykkerflowet, hvis indsigelsen ikke er valid.

Du kan også afslutte rykkerflowet, hvilket betyder, at du accepterer indsigelsen og stopper selve rykkerprocessen.

Efter du har afsluttet rykkerflowet, kan du ikke genoptage rykkerflowet og du skal nu vælge, om kravet skal afskrives som et tab eller sendes til inkasso

Vi anbefaler følgende Inkasso-partner.

AIS er integreret direkte med Billy, således at alt data kan overføres til dem automatisk, så du slipper for manuel overdragelse af inkassosagen.

Rykkerflowet vil nu være startet igen og processen kører videre.

Rykkerstatus opdateres ligeså.