Sådan håndterer du debitorer og kreditorer, når du skifter til Billy

Michael Boman Hvid

19. november 2019

Sådan håndterer du debitorer og kreditorer, når du skifter til Billy

Hvis du har haft regnskab i et andet økonomisystem og skifter til Billy, er der sandsynligvis en række udestående poster, såsom kunder der skylder penge (debitorer), til din virksomhed, eller omvendt at din virksomhed skylder penge til leverandører (kreditorer). Denne supportartikel forklarer, hvordan du håndterer dine tilgodehavende og gældsposter, når du starter op hos Billy.

Når man skifter regnskab til Billy opretter man en såkaldt åbningsbalance, som oprettes på baggrund af en afstemt saldobalance, dvs. alle poster pr. skæringsdatoen er afstemt – de typiske konti som skal afstemmes af banken, kassen, debitorer og kreditorer. Åbningsbalancen oprettes via.:

  • Indstillinger
  • Regnskabsindstillinger
  • Ret åbningsbalance

Inden man opretter åbningsbalancen, skal man korrigere den for debitorer og kreditorer. Det gøres ved at nedskrive saldoen på den største indtægts- og udgiftskategori med selvsamme beløb, som fremgår af saldobalancen.

OBS: Hvis saldoen på debitorer og kreditorer er 0, behøver du ikke korrigere.

Håndtering af debitorer

Det første, du skal bruge, er en debitorliste. Den fortæller, hvilke debitorer som skylder din virksomhed penge pr. en given dato. For at kunne holde styr på dine debitorer oprettes der én salgsfaktura pr. debitor. Start med at oprette et produkt via.:

  • Indstillinger
  • Produkter
  • Opret produkt

Produktet skal oprettes som vist på billedet nedenfor:

Fokusområder:

  • Giv produktet et valgfrit navn (navnet bør indikerer, at produktet kan anvendes til korrektion af debitorer
  • Vælg 1110 – Salg under Indtægtskategori
  • Vælg Momsfrit under Moms

Dernæst oprettes én faktura pr. debitor. Først skal fakuranummereringen indstilles til manuel indtastning via.:

  • Indstillinger
  • Programindstillinger
  • Vælg Fortløbende under Fakturanummerering
  • Gem

Opret dernæst en faktura, som illustreret nedenfor:

Fokusområder:

  • Opret en kunde (i dette tilfælde navnet ”Hans Jensen”)
  • Vælg produktet Debitorer pr. (skæringsdato)
  • Indtast en passende beskrivelse (i dette tilfælde ”Debitorer pr. 30-06-2019”)
  • Indtast D1 under Fakturanr. (indikerer, at det er debitor nr. 1)
  • Indtast skæringsdatoen under Dato (i dette tilfælde 30-06-2019)
  • Indtast beløb under Enhedspris (i dette tilfælde 1.500 kr.)
  • Afslut med Godkend

Du har nu oprettet en debitorsaldo på kunden Hans Jensen og din salgs- og tilgodehavende-konto er ajourført for denne kunde.

Håndtering af kreditorer

Når du skal ajourføre dine kreditorer skal du bruge en kreditorliste. Den viser alle gældsposter til dine leverandører pr. en given dato. Her oprettes en regning, som illustreret nedenfor:

Fokusområder:

  • Opret en leverandør (i dette tilfælde kaldet ”Mads Petersen”)
  • Indtast skæringsdatoen under Regningsdato (i dette tilfælde 30-06-2019)
  • Indtast K1 under Bilagnummer (indikerer, at det er kreditor nr. 1)
  • Indtast en passende beskrivelse (i dette tilfælde ”Kreditorer pr. 30-06-2019”)
  • Vælg 1210 – Vareindkøb under Udgiftskategori
  • Lad feltet Momssats være blankt
  • Indtast beløb under Eksl. moms (i dette tilfælde 1.250 kr.) – Feltet Inkl. moms giver samme resultat
  • Afslut med Godkend

Du har nu oprettet en debitorsaldo på kunden Mads Petersen, og din vareindkøb- og skyldner-konto er ajourført for denne leverandør.

Eksempel

Nedenfor tager vi udgangspunkt i en saldobalance pr. 30-06-2019:

Vi antager, at debitorer (5810 – Til gode hos kunder) består af to kunder; Debitor 1 på 3.589 kr. og Debitor 2 på 4.000 kr. samt kreditorer (7320 – Skyldnere til leverandører består af en leverandør; Kreditor 1 på 326 kr.

Ud fra markeringerne kan vi aflæse følgende oplysninger:

Nuværende oplysninger:

  • Salg = 20.055 kr.
  • Vareindkøb = -10.001 kr.
  • Debitorer = 7.589 kr.
  • Kreditorer = 326 kr.

Alle øvrige kontibalancer (eksempelvis bank, moms etc.) bevares som de er. Derimod nedskrives salg og vareindløb med tilsvarende værdier for debitor- og kreditorbalancen. Åbningsbalancen oprettes derfor med følgende værdier:

Korrigerede oplysninger:

  • Salg = 20.055 – 7.589 = 12.466 kr.
  • Vareindkøb = 10.001 – 326 = 9.675 kr.
  • Debitorer = 0 kr.
  • Kreditorer = 0 kr.

Vi opretter først åbningsbalancen med de korrigerede oplysninger. Dernæst oprettes to faktura på henholdsvis 3.589 kr. og 4.000 kr. samt en regning på 326 kr.

Det sidste du skal gøre

Når korrektionerne for debitorer og kreditorer er lavet skal du huske følgende:

  • Sæt fakturanummereringen tilbage til Fortløbende
  • Indtast fakturanummeret, som du er nået til

Hvis du har nogen spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os på chatten, pr. telefon på 60 24 60 24 eller på billy@billy.dk.