Du har muligheden for at importere dine kontakter fra C5 til Billy. Dette bliver gjort ved, at hente dine kontakter ned i et bestemt format, og importere dem til Billy. Formatet hedder CSV, hvilket er en tekst-fil med kommaseparerede værdier, som generelt bruger dataoverførsel mellem databaser.
For at importere kontakterne fra C5, skal vi først hente filen fra C5, gemme dem som Excel-fil, rette en smule i den, gemme som CSV-fil og til slut importere til Billy.
Hent kontakter fra C5
Filen vi skal have fat i hedder enten exp00033.kom for kundekartotek eller exp00042.kom for leverandørkartotek.
For at få fat på dem, går vi til:
- Klik på Generelt
- Udvid mappen Tilpasning
- Udvid mappen Vedligeholdelse
- Udvid mappen Multi
- Dobbeltklik på Eksporter database
- Gem filerne på din computer
Nu skal vi finde enten exp00034.kom eller exp00042.kom og gemme den som en tekst-fil.
Du kan gemme dem, som tekst-fil ved at finde filen, højre klikke og åbne i Notesblok.
Nu kan du åbne filen i Excel, rette i den og gemme i CSV-format, som er det format vi til slut skal bruge, for at importere kontakterne.
Du åbner filen i Excel på følgende måde:
- Data
- Fra andre kilder
- Fra XML-dataimport
Vælg filen og sørg for, at der er flueben i Afgrænset og klik Næste.
Sæt flueben i Komma og klik Udfør.
Nu har vi en Excel-fil med alle kontakterne.
Vi skal ændre lidt i filen, så det matcher med Billy's formater. Det vigtige er, at vi har headers med Nr. (kunde- eller leverandør nr.), Navn, Adresse, Land:
Gem filen som en CSV-fil.
Import til Billy
For at importere kontakterne går vi til:
- Kontakter
- Mere
- Importér kontakter
Her uploader du filen og så vil kontakterne automatisk blive oprettet.
På denne måde kan du altså let importere dine gamle kontakter fra C5. Hvis du gerne vil læse mere om import-funktionen, kan du læse hvordan den er bygget op, længere nede i artiklen.
Krav
Importen er meget fleksibel, og import-filen kan indeholde de kolonner som passer dig eller dit system. Det eneste krav er at:
- Første række er overskrifter
- Der skal være en kolonne med navnet Name eller Navn
Format
- Hvis Kundenr. er sat og der ikke er en Kunde header, vil alle kontakter blive kunder
- Hvis Leverandørnr. er sat og der ikke er en Leverandør header, vil alle kontakter blive leverandører
Disse headere kan importen læse:
Nr.
Navn
Adresse
Adresse 2
Postnr.
By
Statskode
Stat
Landekode
- DK, SE, DE, US, etc.
Land
Kontaktperson
E-mail
Kontaktperson 2
E-mail 2
Telefonnr.
Fax
Type
- Virksomhed
- Privatperson
Kunde
- Ja
- Nej
Leverandør
- Ja
- Nej
CVR
EAN
Valuta
- DKK, USD, EUR, etc.
Betalingsbetingelser
- Netto 30 dage (hvor 30 er et variabel antal dage)
- Løbende måned +30 dage (hvor 30 er et variabel antal dage)
Sprog
- Dansk, Engelsk, Danish, English, da_DK, en_US
E-mailleveringsmetode
- Link
- Vedhæftet
Et eksempel på en Excel-fil kan se sådan her ud:
