Sådan håndterer du kreditnotaer i Billy

Kasper Aaes

7. november 2019

Hvis du skal refundere en betaling til en kunde, eller hvis du skal have penge retur fra en leverandør, kræver det, at du opretter en kreditnota. Denne artikel forklarer, hvordan du opretter en kreditnota i begge tilfælde. Der findes to scenarier, når man håndterer en kreditnota. Artiklen går i dybde med begge scenarier både fra et kunde- og leverandørperspektiv.

Kreditnota til en kunde

Der er forskel på, hvordan en kreditnota skal oprettes afhængig af, om kunden når at betale fakturaen, inden kunden bliver opmærksom på en fejl på fakturaen.

Kunden opdager en fejl på fakturaen – ingen betaling på banken

Hvis kunden opdager en fejl på fakturaen og dermed ikke betaler, skal kreditnotaen oprettes direkte på fakturaen. Man krediterer fakturaen således:

  • Klik ind på fakturaen med fejl
  • Mere
  • Opret kreditnota

Hvis hele kreditnotaen skal krediteres, indtastes det fulde beløb.

Det er også muligt at refundere en del af beløbet retur til kunden – her ændres beløbet under Enhedspris. Hvis vi antager, at der refunderes 50 kr. + 12,5 kr. moms, nedskrives den oprindelige faktura på 125. kr. til 62,5 kr., som vist på billedet nedenfor:

Kreditnotaen vil dermed enten udligne hele eller en del af fakturaen uden, at der genereres en postering på banken. Herefter afslutter du med at sende kreditnotaen plus den nye faktura, som er nedskrevet til kunden.

Kunden overser fejl på fakturaen – betaling på banken

Hvis kunden derimod betaler kreditnotaen med det samme og efterfølgende opdager en fejl på fakturaen, så har kunden fejlagtigt overført penge til dig. Derfor skal der oprettes en overordnet kreditnota, som ikke er relateret til en specifik faktura. Dette gøres således:

  • Fakturaer
  • Mere
  • Opret kreditnota

Herefter udfyldes og godkendes kreditnotaen:

Denne handling vil lave en postering på banken.

Kreditnota fra en leverandør

Ligesom med kunder gælder det samme for leverandørerer i forhold til, hvordan en kreditnota skal oprettes, hvilket afhænger af, om der genereres en postering på banken eller ej.

Du opdager en fejl på regningen – ingen betaling på banken

Hvis du opdager en fejl på en regning inden, at du betaler for udgiften, skal du bede din leverandør om en kreditnota. Når du modtager kreditnotaen, skal du finde den specifikke regning frem og oprette en kreditnota direkte på den.

Klik:

  • Regninger
  • Find den specifikke regning
  • Mere
  • Kreditér regning

Ligesom med fakturaer kan hele regningen krediteres. Hvis det kun er en del af regningen, som skal krediteres, kan du også håndtere dette ved at ændre i beløbet.

Afslut med Godkend.

Du overser en fejl på regningen – betaling på banken

Hvis tilfældet er, at du laver en fuld betaling for en regning, som enten helt eller delvist skulle refunderes, skal der oprettes en overordnet kreditnota, som ikke er relateret til en specifik regning.

Dette gøres via.:

  • Regninger
  • Mere
  • Opret kreditnota for regning

Kreditnotaen udfyldes og godkendes efterfølgende.

Har du problemer eller spørgsmål til bogføringen af hvordan der skal bogføres indberettet moms, skal du være velkommen til at kontakte supporten på chatten, billy@billy.dk eller 60 24 60 24.