Det gamle Billy: Sådan udsender du rykkere i Billy

Billy regnskabsprogram forfatter Billy regnskabsprogram forfatter

Oliver Storm Pallesen

22. juli 2013

Med Billy kan du sende rykkere til dine kunder, og påføre rykkergebyrer, hvis de ikke betaler til tiden. Dette kan foregå på 2 måder. Enten ved at påføre et rykkergebyrer, eller ved at opsætte et rykkerprocedure i systemet, således at dine kunder bliver rykket automatisk.

1. Manuel udsendelse af rykkere

Du sender en rykker ved enten at klikke på “Send rykker” knappen ud for en faktura på listen under Handel > Fakturaer > Forfaldne. Alternativt kan du gå ind på en faktura, og trykke på “Send rykker” knappen oppe til højre. Et rykkergebyr kan både tilføjes som et fast beløb (fx. 100 kr.) og et procentuelt beløb (fx 1%), eller også en kombination af begge.

Hvis en af dine kunder har flere forfaldne fakturaer, vil programmet automatisk vise dig de ubetalte fakturaer. Du kan så afkrydse de fakturaer, som du vil rykke for, og der vil automatisk blive genereret én samlet rykker, hvor din kunde kan se det totale ubetalte beløb.

Sådan ser det ud, når du er i gang med at sende en rykker:

2. Automatisk udsendelse af rykkere

Med vores udvidet rykkermodul har du nu med muligheden for at lade Billy sende rykkere automatisk for dig. Læs her om hvordan du kan komme i gang med automatiske rykkere. Du kan oprette en eller flere forskellige rykkerprocedure ved at gå ind under > Indstillinger > Rykkerprocedurer > Opret rykkerprocedure.

2.1. Navn, beskrivelse og indstillinger

I de øverste felter skal du angive et navn og en beskrivelse til din rykkerprocedure. Ingen af disse felter vil være synligt for dine kunder. Under “Indstillinger” kan du vælge det mindste antal dage mellem meddelelser til en bestemt kunde. I tilfælde af at du har flere fakturaer forfaldne med én kunde, vil Billys kun rykke kunden engang for det angivne antal dage.

Nogle gange kan man have forfaldne fakturaer i ens organisation, som man ikke ønsker behandlet af en ny rykkerprocedure, så vi har medtaget en mulighed for at udelukke fakturaer med en forfaldsdato tidligere end angivet. Den mest sikre løsning for denne indstilling er at sætte den til den aktuelle dato, således at kun fakturaer med en forfaldsdato i fremtiden vil blive behandlet.

Den sidste mulighed i denne sektion er, hvorvidt du ønsker at modtage en notifikations-e-mail, når der sendes rykkere via rykkerprocedure. Såfremt du ikke ønsker at modtage notifikations-e-mail ved udstedelse af rykkere ved hjælp af rykkerprocedure, skal du huske at fjerne markeringen af denne mulighed.

2.2. Handlinger

I denne sektion skal du definere en eller flere handlinger, der skal foretages et bestemt antal dage efter fakturas forfaldsdato. Dette vil altid sende din kunde en meddelelse med et selvvalgt emne og besked, men du kan også vælge at tilknytte et fast eller procentuelt rykkerbeløb til selve meddelelsen.

2.3. Tilknyttelse af rykkerprocedure

Du kan vælge at tilknytte en rykkerprocedure til en eller flere af dine kontakter. Dette kan gøres ved at gå ind under > Kontakter > Alle kontakter > vælg en kontakt og klik på Rediger kontakt. Under Rykkerprocedure skal du udvælge den netop oprettede rykkerprocedure og klikke på Gem kontakt. Den nye rykkerprocedure vil herefter erstatte din standard rykkerprocedure for den pågældende kunde.

2.4. Rykkerprocessen

Hver aften vil Billy indsamle alle de påmindelser og gebyrer, der skal sendes, og sende en e-mail til dine kunder sammen med din brugerdefinerede meddelelse og en PDF oversigt over forfaldne fakturaer. Bemærk, at hvis du har forfaldne fakturaer for en kunde, vil det behandle første handling med det samme og foretage yderligere handlinger på baggrund af rykkerprocedurens tidsplan.

Prøv gratis i 30 dage
Prøv Billy Prøv selv at indtaste en regning