7 gode råd når du skal vælge kontorfællesskab

Niels Meibom

27. september 2018

Der kommer flere og flere kontorhoteller og kontorfællesskaber. Mere end 5 millioner mennesker vil arbejde fra kontorfællesskaber indenfor de næste par år. Mange iværksættere, selvstændige og startups kommer til at stå i en situation, hvor det at benytte et kontorfællesskab er, eller bliver, aktuelt.

Nedenfor har jeg samlet 8 gode råd, som du kan bruge, når du skal vælge dit nye kontorfællesskab. Sp8ces har også udarbejdet en større guide til valg af kontorfællesskab, hvis du gerne vil vide endnu mere.

I rådene nedenfor kan du for eksempel finde ud af, hvorfor overvejelser omkring type af kontorfællesskab, pris, kontraktbetingelser, netværksmuligheder, dit forventede forbrug af stedet og om det skal være et eller flere lokationer - hvor alle bør indgå i din beslutning.

1) Den geografiske placering

Hvor ligger kontorfællesskabet placeret geografisk? Nogle personer trives bedst i bestemte kvarterer af byen, mens andre gerne vil væk fra vante omgivelser. For en type af virksomheder har det stor betydning, i hvilket kvarter kontoret er placeret i forhold til symbolik, mens det for andre er vigtigt i forhold til bekvemmelighed, transporttid og parkeringsmuligheder.

For en del virksomheder er beliggenhed en væsentlig faktor i deres attraktivitet i forhold til tiltrækning af de bedste medarbejdere, mens det for andre har mindre betydning. Den geografiske placering af kontorhotellet er ofte den største betydning for prisniveauet. Så du bør absolut overveje, hvorledes placering, transporttid og pris skal vægtes i jeres prioritering nu og fremover.

2) En lokation eller flere?

I takt med at markedet for kontorfællesskaber er blevet større, er der også kommet flere og flere kæder, som vi kender det fra retail, hoteller og restauranter. Den førende kæde indenfor coworking spaces er WeWork med mere end 200 lokationer i skrivende stund. En af de store fordele ved at blive en del af et kontorfællesskab med flere steder og afdelinger i byen, er at den geografiske binding bliver langt mindre, og du reelt får langt mere fleksibilitet. Du kan således opleve, at du og dine medarbejdere får adgang til kontorpladser mange steder i byen (og eventuelt rundt om i verdenen).

3) Lejekontrakten

Det er altid en god ide at gennemlæse kontrakter nøje - dette gælder også coworking kontrakter. Specielt bør du sikre dig, at det som er blevet lovet verbalt også er inkluderet skriftligt. Du bør også nøje læse, hvilke bindinger i forhold til varighed og eventuel automatisk fornyelse, som du skriver under på.

Der er indimellem uheldige sager, hvor en længerevarende automatisk fornyelse er trådt i kraft uden folk har været klar over det eller husket det, hvilket i givet fald binder dig og din virksomhed økonomisk til stedet. Her skal du tænke på, hvordan du er stillet, og hvilken fleksibilitet du ønsker, hvis virksomheden ikke går som planlagt. Det kan faktisk være relevant, både hvis du vokser hurtigere end forventet, og derfor får brug for mere plads, samt hvis det ikke går så hurtigt og du behøver mindre plads. I begge scenarier ønsker du ikke længerevarende bindinger.

Du bør også sikre dig, hvilke udgifter der er medtaget i din pris pr måned. En fordel ved kontorfællesskab bør være, at hovedparten af dine udgifter er inkluderet i din pris. Altså at dine udgifter pr måned indeholder forbrug, ejendomsskat mv. Spørg gerne stedet om, hvilke udgifter der IKKE er inkluderet.

Som iværksætter er det ekstremt vigtigt, at du gør så stor en andel som muligt af din omkostningsbase fleksibelt, og her kan netop de rette kontorfællesskaber hjælpe dig til at opnå det – hvis du undgår unødvendige bindinger.

4) Prisen

Der er ekstrem stor forskel på priserne på kontorfællesskaberne. En del afhænger af geografi. Hvor i landet stedet ligger lokationen? Hvor i selve den respektive by er det placeret? Derudover har stederne forskellige profiler, målgrupper og indretning.

Som startup eller iværksætter skal du naturligvis tage stilling til prisens betydning for dig. Hvor meget er du villig til at betale pr. måned, og hvad kunne du ellers have brugt pengene til? Hvad estimerer du værdien af kontorfællesskabet til at være i forhold til netværk, sparring, rabataftaler osv.

Priser kan ofte også forhandles. Er det et nyt kontorfællesskab eller har de mange ledige pladser, så er de sandsynligvis mere villige til at give dig et godt tilbud. Jo flere pladser du vil binde dig til eller jo længere tid, jo bedre pris kan du selvfølgelig også forvente.

Du bør spørge på muligheden for at prøve kontorhotellet af i minimum, så du får en reel mulighed for at teste, hvordan det er at arbejde derfra. Du bør ikke stille dig tilfreds med blot at se stedet, da det kan være svært at få et reelt indtryk på en rundtur tur med en sælger.

To andre meget vigtige ting som du bør have fokus op er depositum og et eventuelt opstartsgebyr. Som iværksætter skal du have fokus på din likviditet. Det giver derfor god mening at begrænse at binde dine likvider på steder, som ikke giver afkast til forretningen.

Depositum opkræves de fleste steder. Hvor mange måneders depositum der skal stilles, er til gengæld af stor variation. Generelt kan man sige, at en måned er helt rimelig, og at alt derover bør overvejes. Hvis et kontorfællesskab kræver 3 måneders depositum af dig, hvorfor gør de så det? Er det fordi de ikke kan udleje din plads igen indenfor en måned, eller hvad er deres begrundelse? En anden ting du bør sikre i din lejekontrakt er, at hvis du skal betale depositum, så skal kontorhotellet også garantere, at dit depositum udbetales indenfor en kort frist ved fraflytning.

Opstartsgebyrer kan du søge at forhandle bort, hvis stedet opererer med sådanne gebyrer.

5) Hvor tit skal du benytte kontoret?

Alle undersøgelser viser, at kontorer står tomme en stor del af tiden. Dette er også grunden til at store virksomheder oftest etablerer langt færre kontorpladser end de reelt har medarbejdere. Eller coworking spaces i åbne landskaber kan have belægningsprocenter på mere end 100%. Så førend du beslutter dig til at leje en eller flere kontorpladser, bør du have overvejet eller undersøgt hvor du/I reelt forventer at komme til at benytte stedet.

Det har en betydning konkret til hvor mange pladser i reelt behøver, men er du bare dig selv, kan det også have betydning i forhold til de andre faktorer. Hvis du kun regner med at benytte stedet 2-3 gange om ugen, kan du måske bedre acceptere, at lokationen ligger lidt langt væk eller ergonomisk ikke er helt i top, hvis det til gengæld er inspirerende og billigt. Hvis du skal bruge det hver dag, vil du måske hellere betale lidt ekstra for at det ligger tæt på din bopæl eller er ergonomisk perfekt.

6) Indretning og faciliteter

Hvad betyder indretningen for dig? Trives du i de samme omgivelser hver dag, eller vil du gerne have afveksling – altså forskellige lokationer? Nogle mennesker arbejder bedst i tech inspirerede omgivelser med masser af farver, kreative indslag og afstressende elementer. Andre folk fungerer bedre i et mere konservativt kontormiljø med lædermøbler eller dyrt design interiør. Nogle personer trives med afveksling i miljøet afhængig af opgaver, humør og arbejdsdag.

Derudover skal du tage stilling til, om du skal have en fast kontorplads, eller du kan nøjes med en fleksibel. En fleksibel plads er typisk billigere, men der skal du altså hver dag finde en ny plads, og egner sig kun, hvis du kan arbejde ud fra en laptop.

7. Netværk, events og inspiration

Leder du eller I efter et sted med mange ligesom jer? Så skal du måske vælge et kontorfællesskab, der er målrettet din branche. Der findes mange lokationer, som er målrettet en vertikal som Tech, Fintech, kommunikation mv. Hvis du bliver mere inspireret og udfordret af forskelligartethed, så er det, du skal gå efter – altså kontorfællesskaber som ikke er koncentreret mod en bestemt branche.

Netværksmuligheder er for mange en væsentlig årsag til at vælge at have plads i et kontorfællesskab. For at vælge rigtigt bør du overveje, hvordan du selv bedst netværker. Er du opsøgende eller foretrækker du, at en faciliteret form for netværk?

Måske vil du i virkeligheden helst have et sted, hvor du bare kan sidde for dig selv i ro og fred, og så skal du selvfølgelig undersøge om kontorfællesskabet har steder, hvor det er muligt, eller hvor kulturen giver plads til det.

En anden mulighed for at få inspiration og udvide sit netværk er gennem events. Nogle steder vil primært holde events der er fagligt orienteret, mens andre har en mere social vinkel. Der vil også være mange steder, hvor antallet af events og ekstern inspiration er ikke eksisterende.

Der er rigtigt mange spændende muligheder, når du skal vælge kontorfællesskab til dig selv eller din virksomhed. Tag dig tid og test mulighederne af. Nogle kombinerer også flere løsninger med hinanden. Der findes eksempelvis større virksomheder, som supplerer deres domicil med kontorpladser på et kontorhotel, ligesom andre virksomheder bruger work lounge muligheder hos eksempelvis Sp8ces, som et supplement, der sikrer medarbejderne arbejds- og mødepladser overalt i byen i tillæg til deres faste kontor.