Abonnementsfakturaer og 100% kontrol over fakturanumre

Sebastian Seilund

19. august 2011

Den store opdatering ifbm. at vi gik ud af Beta i mandags indeholdt mulighed for at oprette abonnementsfakturaer. Desuden har vi forbedret måden du kan bruge dine fakturanumre på.

Abonnementsfakturaer

Har du kunder, som du fast fakturerer for fx månedlige ydelser, er abonnementsfakturaer en uundværlig funktion for dig. Abonnementsfakturaer fungerer på den måde, at du opretter et abonnement for en kunde, hvorefter programmet løbende vil oprette nye fakturaer til kunden, helt automatisk.

Billy Regnskabsprogram og invoice view

Du kan oprette nye abonnementer under menupunktet Fakturaer. Du vælger, hvordan abonnementet skal gentages, fx hver måned eller hver anden uge. Dernæst vælger du, hvad der skal ske, når abonnemetet forlænges, og der oprettes en faktura. Du kan vælge mellem at fakturaen oprettes som igangværende, at fakturaen godkendes, og at fakturaen godkendes og mailes til kunden.

Når abonnementet er oprettet, kan du oprette faste linjer og engangslinjer. Faste linjer er linjer, som altid påføres fakturaer oprettet af et abonnement, fx en fast serviceaftale. Engangslinjer er linjer, som du kan skrive på til næste faktura i løbet af en abonnementsperiode. Engangslinjer kan du fx bruge, hvis du løbende laver småting for din kunde, som du gerne vil samle på én månedlig faktura, i stedet for at sende en masse små fakturaer.

100% kontrol over fakturanumre

Du kan nu selv bestemme, om du vil bruge automatisk fortløbende fakturanumre eller manuel indtastning. Ved manuel indtastning skal du selv indtaste et fakturanummer, hver gang du opretter en faktura. Du finder denne indstilling under Organisationsindstillinger > Programindstillinger. Hvis du vælger automatisk fortløbende fakturanumre, kan du også indtaste hvilket nummer, der skal være dit næste fakturanummer.

Billy Regnskabsprogram og organisationsindstillinger

Normalt vil vi anbefale altid at bruge automatisk fortløbende fakturanumre. Men der er to tilfælde, hvor det kan være smart midlertidigt at skifte til manuel indtastning:

  • Hvis du indtaster fakturaer, som er oprettet i et andet program.
  • Hvis du af den ene eller anden grund har rodet rundt i dine fakturaer, og har brug for at rette i en godkendt fakturas fakturanummer.

Når du har gjort, hvad du ville med manuel indtastning, bør du sætte indstillingen tilbage til automatisk fortløbende.