Vi gør opmærksom på, at Scout er en funktion i Beta og derfor har alle kunder ikke adgang endnu.  Brug Scout til automatisk at finde og importere dine kvitteringer   Scout er en ny funktion i Billy, der automatisk finder kvitteringer i din e-mailindbakke og importerer dem direkte til Upload-siden. Det betyder, at du slipper for manuelt at uploade kvitteringer – Scout gør det for dig. Scout-funktion er tilgænglig på Plus, Premium og Complete-abonnementerne  Sådan fungerer Scout  Opret forbindelse Gå til Udgifter → Bilag. Vælg Scout.  Tryk på Åben Automatisering Forbind din e-mailkonto (Gmail eller Microsoft: Outlook/Hotmail).  Du kan have én Gmail- og én Microsoft-konto tilknyttet ad gangen.  Log ind via den sikre Google/Microsoft-loginproces, og accepter betingelserne. Vælg en startdato (som standard i dag, men du kan vælge op til 3 måneder tilbage) - man kan vælge at importere udgifter tilbage i tid, hvis man vil have historiske bilag med. På den måde skal man ikke sidde og lede hele sin mail-indbakke igennem for tidligere bilag. Smart!  Scout begynder nu at scanne din indbakke for kvitteringer. Når scanningen er færdig, opdateres siden automatisk – og dine kvitteringer vises nu under Bilag ligesom dine øvrige dokumenter. Afhængigt af hvor mange e-mails du har, kan den første scanning tage alt fra 10 minutter til 1 time. Hvordan finder vi dine kvitteringer? Vi gennemgår din mailbox for at finde kvitteringer, men springer mapper som fx spam over. Vi kigger både på selve mailen og eventuelle vedhæftede filer. Hvis kvitteringen står i selve mailen, laver vi den automatisk om til en PDF.  Nogle dokumenter er tydelige kvitteringer, mens andre – som f.eks. ordrebekræftelser – kan være sværere at vurdere. I de tilfælde, hvor vi er i tvivl, vælger vi at tage dokumentet med, fordi det er nemmere for dig at slette noget, der ikke er relevant, end at skulle finde et manglende dokument i din mailboks.  Vi tager din datasikkerhed alvorligt. Vi gemmer kun de dokumenter, der er relevante som udgifter. Hvis du oplever, at noget kommer igennem, som ikke er en udgift, kan du blot slette det — så bliver det fjernet fra systemet.   Har du spørgsmål til Scout, er du altid velkommen til at kontakte vores support på 60246024 eller på chatten. 

Håndter dine bilag med Scout 

I Billy har du mulighed for at designe dine egne fakturaer. Du kan blandt andet ændre i standardskabelonen eller oprette en ny skabelon.  Denne artikel viser nogle af de ting du kan ændre på din faktura gennem fakturadesigneren.  Hvor finder jeg fakturadesigneren i Billy? For at kunne ændre i udseendet på din faktura, skal du først finde fakturadesigneren i Billy. Det gør du ved at gøre følgende: Gå til Indstillinger  Vælg Faktura og rul ned under Fakturadesigner Vælg Nyt design eller vælg et eksisterende design, som du ønsker ændre Her kan du se din standardskabelon eller oprette en ny ved at klikke på Nyt design. Husk at gemme dine ændringer i fakturadesignet.  Hvad kan jeg ændre i fakturadesigneren? Du kan ændre mange ting i fakturadesigneren såsom tekststørrelser, farve, skrifttype og sprog. Men derudover kan du også ændre emailbeskrivelser som bliver vedlagt ved fakturaen, kreditnotaen, rykkerbeskrivelser eller tilbud. Du kan også vedhæfte en standardfil som kommer med alle fakturaer. Vi vil her gennemgå nogle af de mest brugte funktioner. Sådan ændres tekststørrelse, farve og baggrundsfarve Hvis du vil ændre nogle af de basale ting såsom tekststørrelse, farven på skriften eller baggrundsfarve, kan dette ændres nemt i fakturadesigneren. Når du står på den pågældende fakturaskabelon og herefter står under Udseende.  I siden kan du se alle de ændringer du kan lave til f.eks. tekst farve og skrifttype.  Sådan justerer du logoet  Du kan også justerer placeringen af logo’et på fakturaen. Dette gør du ved at stå under Udseende og rulle ned til Logojustering. Her kan du vælge om logoet skal være placeret til venstre, højre eller være centreret på fakturaen. Du kan også uploade et alternativt logo, som erstatter dit normale logo på denne fakturaskabelon.  Sådan ændrer du virksomhedsnavnet på fakturaen Nogle virksomheder har et alternativt virksomhedsnavn som de gerne vil bruge på en faktura. Det kan man også ændre i fakturadesigneren ved at tilføje et alternativt virksomhedsnavn.  For at ændre dette, skal du stå på Tekster og finde Alternativ virksomhed. Her kan du skrive navn, telefonnummer og email på den alternative virksomhed.  Sådan ændrer du standardbeskrivelsen for faktura, rykker, kreditnota mv. Du kan ændre standardbeskrivelsen på dansk eller engelsk i mails for både fakturaer, kreditnota, rykkere, tilbud mv. Dette gør du ved at stå på Tekster og rulle ned til der hvor du kan vælge mellem Dansk og Engelsk. Her kan du se f.eks. standardbeskrivelsen i en mail for en tilsendt faktura. Denne tekst kan du ændre nemt og enkelt for både de danske og engelske fakturaer mv.  Sådan kan du vælge mellem de forskellige fakturadesign Du kan derefter vælge dit nye design, når du opretter en ny faktura. Du har nu oprettet et nyt design til dine fakturaer, som du er klar til at sende afsted til dine kunder. Har du spørgsmål til vores fakturadesigner, er du velkommen til at kontakte os på chatten, telefon på 60 24 60 24 eller på billy@billy.dk.

Brug fakturadesigneren til at lave personlige fakturaer

Når du opretter en faktura med udenlandsk valuta, vil der opstå en difference, hvis valutakursen ændrer sig i fra udstedelse til betaling af fakturaen. Du kan løse denne difference ved at ændre i valutakursen ved registrering af betalingen, så bogføringen stemmer overens med din bankkonto.  Denne artikel vil vise hvordan du ændrer valutakursen på en faktura så indbetalingen kommer til at stemme overens med beløbet i Billy. Sådan ændrer du valutakursen på fakturaer Når du skal ændre valutakursen på en bestemt faktura, skal du gøre følgende: Gå til Salg og vælg Fakturaer Vælg den konkrete faktura, hvor der du skal ændre valutakursen Vælg Registrer betaling Herefter skal du skrive det beløb som er kommet ind på din bankkonto i feltet Indbetalt. Herefter vil valutakursen selv ændre sig tilsvarende. Har du spørgsmål til ændring af valutakurser, er du velkommen til at kontakte os på chatten, telefon på 60 24 60 24 eller på billy@billy.dk.

Ændring af valutakurs på faktura

Langt størstedelen af alle virksomheder er momsregistreret og skal betale moms enten månedsvis, kvartalsvis eller halvårligt. Når du har indberettet din moms, skal du enten betale penge til SKAT eller modtage penge fra SKAT. Dette afhænger af, om din salgsmoms er højere end din købsmoms eller omvendt. Når du har indberettet din moms, skal momsen også betales og betalingen skal bogføres. Vi vil her gennemgå hvordan du bogfører betalingen af moms i dit regnskab. Vi kommer med flere eksempler som du kan have brugt ved bogføring af betalingen af moms.  Du benytter vores momsopgørelse og skal registrere betalingen Hvis du bruger vores momsopgørelse eller vores momsintegration, kan du både se momsgrundlaget, indberette momsen, afregne og registrere betalingen eller tilbagebetalingen fra SKAT. Vi antager her at du har tjekket dit momsgrundlag og har indberettet til SKAT gennem vores momsopgørelse. Perioden er derfor afregnet men mangler at få registreret betalingen. Du gør følgende: Vælg Rapporter Vælg Momsopgørelser Klik på den pågældende momsopgørelse. Vi bruger 4. kvartal 2024 som eksempel Hvis ikke perioden står som "afregnet", kan du afregne periode ved at klikke på Mere og Afregn manuelt Klik herefter på Registrer betaling og vælg hvornår og hvordan betalingen er lavet Nu bliver bogføringen helt automatisk foretaget for dig. Hvis du bruger bankafstemningen i Billy, kan du med fordel gå ind og afstemme posteringerne. Momskontiene bliver altså nulstillet, således at de er klar til næste periode. Du indberetter et tal som ikke stemmer overens med momsopgørelsen i Billy Det kan ske, at du eller din revisor/bogholder manuelt har beregnet sig frem til et andet beløb end det faktiske fra momsopgørelsen i Billy. Ønsker du at benytte momsopgørelsen til at nulstille dine momskonti samt bogføre det automatisk, så kan du gøre det på samme måde som i ovenstående afsnit. Det man skal gøre efterfølgende, er at bogføre differencen fra det indberettede beløb mod det, som står i momsopgørelsen. I nedenstående eksempel antager vi: Der er momsindberettet og foretaget en betaling på 382 kr. til SKAT for momsopgørelsen Momsopgørelsen i Billy viser, at der burde være betalt 350 kr. til SKAT for momsopgørelsen Differencen på 32 kr. skal bogføres for at få banken til at stemme og bogføres som følgende i kassekladden: Her har du altså først afregnet og registreret betalingen direkte i momsopgørelsen for efterfølgende at bogføre differencen manuelt i kassekladden. Hvis du ved at denne differencen faktisk skyldes nogle gebyrer og/eller renteudgifter fra SKAT, kan du i stedet for bogføre det med denne kassekladde i stedet for:  Du skal bogføre din momsindberetning manuelt Det kan være at du ikke har brugt momsindberetningen i Billy og har lavet en manuel afregning af moms. Det vil derfor også være en fordel at bogføre momsindbetalingen manuelt igennem kassekladden.  Gå til Bogføring og vælg Kassekladde Vælg hvilken dato, transaktionen optræder på dit kontoudtog I Konto vælger du 7210 - Afregnet moms Hvis du har betalt moms, skriver du beløbet i Debet Hvis du har fået en tilbagebetaling af moms, skriver du beløbet i Kredit Vælg modkonto til at være 5710 - Bank Du har nu manuelt registreret at momsen er blevet betalt og afregnet moms kontoen burde nu være nulstillet. Har du problemer eller spørgsmål til bogføringen af hvordan der skal bogføres indberettet moms, skal du være velkommen til at kontakte supporten på chatten, billy@billy.dk eller ringe til os hvis du har Plus eller Complete abonnement.

Bogføring af momsbetalingen

Billy bliver til Billy by Shine  Navneskiftet markerer starten på en ny lys fremtid, hvor vi samler vores løsninger under ét stærkt brand og styrker vores europæiske ambition om at gøre hverdagen lettere for små virksomheder.  Hvad ændrer sig?
• Vores navn og logo opdateres til Billy by Shine
• System- og faktura-e-mails kommer fremover fra Shine
• Svar fra vores support vil være signeret med Shine  Hvad bringer fremtiden? Navneskiftet til Shine er et naturligt næste skridt i vores rejse og afspejler vores europæiske ambition: at tilbyde én samlet finansiel løsning til små virksomheder.  Vores mål er at give dig energien og glæden tilbage, som tung administration ofte stjæler. Men navnet er kun begyndelsen. Bag kulisserne arbejder vi allerede på nye og spændende funktioner og services, som vi glæder os til at præsentere for dig. 
Hvem og hvad er Shine?  Sidste år opkøbte vi den franske erhvervsbank Shine – et prisvindende brand, som hundredtusindvis af iværksættere allerede stoler på. Shine har markeret sig som et stærkt og anerkendt navn i Frankrig med fokus på at gøre hverdagen lettere for små virksomhedsejere. Nu tager vi næste skridt: at samle alle vores løsninger under ét fælles europæisk brand: Shine.  Med Billy by Shine bringer vi styrken fra Shine sammen med vores egen erfaring – til gavn for danske virksomhedsejere som dig. Samme team - ny styrke Med andre ord, vi er stadig den samme virksomhed, det samme team og arbejder mod den samme mission. Intet ændrer sig i måden, Billy hjælper dig på – nu blot under navnet Billy by Shine. Vi er stolte af at tage dette skridt, men vi ved, at forandringer kan give anledning til spørgsmål. Har du nogen, er du som altid velkommen til at kontakte vores support.  Vi er her hver dag kl. 07–22 via telefon, mail eller chat. 


Billy bliver til Billy by Shine

Moms One Stop Shop er en særordning for virksomheder som har fjernsalg af varer samt salg af bestemte ydelser, hvor momsen skal betales i forbrugerens land. Med Moms One Stop Shop ordningen kan du vælge kun at registrerer, indberette og betale moms i Danmark af dit salg til kunder i hele Europa. Læs mere om ordningen her. I denne guide viser vi, hvordan du sætter Moms One Stop Shop op i Billy. OBS: Det er vigtigt, at alle punkter bliver fulgt korrekt, da du kan ændre på nogle grundlæggende standardindstillinger, hvis du gør det forkert. Læs derfor artiklen grundigt igennem, da der løbende vil være vigtige informationer, som du skal notere dig. Hvis du er i tvivl om noget, så skriv til billy@billy.dk. Oprettelse af momskonti Først skal vi have oprettet de nødvendige momskonti for hvert EU-land, du sælger de omfattede varer og ydelser til. Her skal vi oprette en ny konto under kontogruppe "Skyldig Moms" til hvert eneste land man laver salg.  Trin 1 - Momskonti Vælg Indstillinger nede i venstre hjørne. Vælg derefter Virksomhed Vælg Regnskab. Vælg nu Rediger kontoplan under Kontoplan. Vælg Opret konto oppe i højre hjørne I feltet Navn skriver du Salgsmoms efterfulgt af det land, som du er i gang med at oprette momskonto for (i det anviste eksempel Tyskland). Under Gruppe vælger du Skyldig moms. Vælg fx. kontonr. 7201 Feltet Beskrivelse kan du udfylde som en note til dig selv om kontoens brug, men det er valgfrit. Når du har udfyldt de nødvendige felter, så tryk på Gem konto. Trin 2 - Salgskonti Nu skal vi have oprettet en salgs bogføringskonto til hvert land. Hvis du både har "varer fjernsalg og ydelser" samt "varer lokaltsalg" skal du oprette en konto til hver af disse.  For eksempel "Tyskland - varer lokaltsalg" og "Tyskland - fjernsalg og ydelser". I de fleste tilfælde vil det være "Varer - fjernsalg og ydelser", og vi anbefaler derfor at undersøge hos SKAT.dk, hvilken slags salg du har.  Vælg Indstillinger nede i venstre hjørne. Vælg derefter Virksomhed Vælg Regnskab. Vælg nu Rediger kontoplan under Kontoplan. Vælg Opret konto oppe i højre hjørne I feltet Navn skriver du Landet - Varer fjernsalg og ydelser (i det anviste eksempel Tyskland). Under Gruppe vælger du Indtægter. Vælg fx. kontonr. 1101 Feltet Beskrivelse kan du udfylde som en note til dig selv om kontoens brug, men det er valgfrit. Når du har udfyldt de nødvendige felter, så tryk på Gem konto. Har du også Lokaltsalg skal du også oprette en konto for dette:  Trin 3 - Momsopgørelse Vælg Indstillinger nede i venstre hjørne. Vælg derefter Virksomhed Vælg Regnskab. Vælg nu Ret indstillinger under Indstillinger for momsopgørelse OBS: Det er vigtigt, at du ikke sletter eller retter i de eksisterende momskonti! Opret Momskonto  Vælg Konto (den du har oprettet på konto 7200) Momsprioteten kan du selv vælge ift. hvilken rækkefølge du vil se dem i.  Du skal gentage denne proces for hvert EU-land, hvortil du sælger, der er omfattet af de nye momsregler. Trin 4: Oprettelse af momssatser og regelsæt Næste punkt er at få oprettet de momssatser, som de forskellige lande bruger, og det regelsæt, som skal sikre, at de bruges korrekt ved fakturering. Vælg Indstillinger nede i venstre hjørne. Vælg Virksomhed Vælg derefter Momssatser. Vælg nu Opret sats. Her skal du vælge en af de offentlige momssatser (se billede)  Du skal selv skrive procent satsen (lokale regler gælder)  Tryk på Tilføj Fradragskomponent og vælg at 100% af momsbeløbet skal gå til kontoen 7201 - Salgsmoms Tyskland Tryk Gem. Du skal lave en momssats for hvert EU-land, som du sælger de omfattende varer/ydelser til. Du skal nu oprette et regelsæt pr. land:  Vælg nu Opret regelsæt. I feltet Navn angiver du One Stop Moms. Feltet Beskrivelse er igen valgfrit. Ved Standardsats vælger du den sats du lige har oprettet.  Under Regler er der en række felter, der skal udfyldes. Når du udfylder for de forskellige EU-lande, så vælg landet under Ethvert land, Privatperson under Enhver kontakttype og den oprettede momssats for landet under satsen du har oprettet i steppet før. I eksemplet på billedet under er det sat op efter Tysk moms på 21%.  Du skal også udfylde endnu en regel, hvis enhver landegruppe eller Danmark og enhver kontaktype - brug ingen moms. (Se venligst billedet)  Tryk Gem, efter at du har udfyldt regelsættet. Trin 5: Oprettelse af produkt og kunde For at bruge de oprettede momssatser og få registreret salg og moms på de rigtige linjer i momsopgørelsen, så skal vi have oprettet den solgte ydelse og kunden korrekt. OBS: Du skal oprette et produkt pr. land.  Først opretter vi produktet. Vælg Salg ude i venstre side. Vælg derefter Produkter. Vælg Opret produkt. Udfyld navnet på din ydelse eller vare – sørg for, at du giver den et navn eller et produkt-nr., så du kan finde produktet, når du sælger ydelser omfattet af Moms One Stop Shop (dine kunder vil kunne se navn, men ikke produkt-nr., på dine fakturaer).  Ved Indtægtskategori vælger du den konto som passer til landet (i dette tilfølge 1101 Tyskland.) Under Moms vælger du det oprettede regelsæt One Stop Moms. Resten af felterne er valgfri. Tryk Gem produkt, når de nødvendige felter er udfyldt. Nu opretter vi en kunde (hvis du allerede har oprettet dine kunder korrekt, er dette step ikke nødvendigt). Vælg nu Kontakter ude i venstre side. Vælg derefter Opret kontakt. Vælg Privatperson. Udfyld din kundes oplysninger i de forskellige felter. Aftjek Kunde, og tryk derefter Gem. Oprettelse af faktura til ”Moms One Stop Shop-kunde” Nu vil vi vise, hvordan du opretter en faktura ved et salg, der er omfattet af Moms One Stop Shop. Vælg Salg i sidemenuen. Vælg derefter Fakturaer  Klik på Opret faktura. I feltet Vælg kunde vælger du din private kunde fra et andet EU-land. I feltet Vælg produkt vælger du produktet oprettet med One Stop Moms. De øvrige oplysninger udfylder du som normalt. Du kan nu se, at fakturaen har pålagt den korrekte moms for den givne kunde, og at fakturaen kan godkendes. Når det er blevet tid til at indberette moms, kan du oprette forbindelse til SKAT og overføre dine tal til SKAT med et enkelt klik. Det kan du læse om her. Herefter skal du indberette One Stop Shop beløbene til SKAT, som beskrevet her.   Indberetning af almindelig momsopgørelse og Mini One Stop Shop (M1SS) Når det er tid til indberetning, skal du indberette to steder. Du skal først og fremmest indberette din almindelige momsopgørelse og dernæst dit salg omfattet af Moms One Stop Shop på M1SS. Hvis du normalt indberetter halvårligt, skal du være særlig opmærksom på, at One Stop Moms altid indberettes kvartalsvis. Dette kan give dig nogle udfordringer, hvilket vi vender tilbage til. Når du indberetter din almindelige momsopgørelse, skal du kun indberette felterne Salgsmoms (udgående moms), Moms af varer købt i udlandet, Moms af ydelser købt i udlandet, Købsmoms (indgående moms) samt de supplerende oplysninger (rubrikkerne). Du skal være opmærksom på, at når du indberetter Rubrik B, skal alle dine oprettede Rubrik B tages med på den almindelige momsopgørelse. Det vil sige, at du skal lægge alle dine Rubrik  sammen og skrive det samlede tal i Rubrik B ved indberetning. I det viste eksempel ville det give en samlet Rubrik B på 2.000 (1500+500=2.000). Når du indberetter dit salg omfattet af Moms One Stop Shop Moms, skal indberette dit salg til hvert land ex. moms samt momsbeløbet for hvert land. Dit salg ex. moms for hvert land finder du under den særligt oprettede Rubrik B (eksempelvis Rubrik B – Tyskland), og momsen finder du på den oprettede linje for moms. I det viste eksempel skulle der derfor indberettes for salg til Tyskland: 500 i salg ex. moms og 95 i moms. VIGTIGT, HVIS DU NORMALT INDBERETTER HALVÅRLIGT: Hvis du normalt indberetter din momsopgørelse halvårligt, skal du være særligt opmærksom, når du indberetter 2. og 4. kvartal for Moms One Stop Shop. I og med at Moms One Stop Shop indberettes pr. kvartal, vil der være to perioder af Moms One Stop Shop i en momsopgørelse, når du skal indberette 2. og 4. kvartal for Moms One Stop Shop. Derfor skal du klikke ind på grundlaget for de enkelte momskonti og rubrikker (dette gør du ved at klikke på tallet i ”Momsopgørelsen for perioden”) og angive den periode, du skal indberette for, så du kan se de korrekte tal. Dette er kun nødvendigt ved 2. og 4. kvartal, når du indberetter din almindelige momsopgørelse halvårligt. Er du i tvivl om indholdet i dette afsnit, så skriv til billy@billy.dk, da det er vigtigt, at du forstår det korrekt. Hvis du har brugt den gamle metode, og nu skal opdatere den til den nye metode Hvis du før har gjort brug af OSS i Billy, skal du nu ændre det til den nye metode, da vi nu er blevet bedre til at håndtere det. Du kan derfor følge nedenstående steps, således at din moms er helt korrekt fremadrettet.  Først skal du tjekke at der er bogføringskonti til hvert land. Her gælder det både momskonti og salgskonti. Hvis ikke, skal du følge ovenstående guide.  Herefter skal du tjekke at momssatserne er opdateret og korrekte.  Tjek at regelsættet virker efter hensigten.  Tjek at produkterne er opsat korrekt Ved næste momsindberetning skal du indberette manuelt, da der skal udlignes forskellige rubrik beløb.  I stedet for at summere på land, skal du summere på beløb, der er varer solgt via lokalt salg (rubrik b-varer) og ydelser, fjernsalg af varer (rubrik c).  Dette skal udregnes og skrives ind manuelt.  Det kan udregnes ved at gå til saldobalance, og vælge din momsperiode (fx kvartalsvis), og udregn forskellen på saldoen i momsperioden man indberetter for, og saldoen i perioden før (salgskonti lande + det beløb der står i b og c) . FX. hvis man indberetter for 1. Kvartal 2024, og saldoen er 50.000,-, og saldoen i 4. Kvartal 2023 er 40.000,-, skal man indberette 10.000,-. Dette skal sættes ind i rubrik b og c hos SKAT.  Hvis der opstår flere spørgsmål, henviser vi til enten SKAT eller en revisor da OSS-shop er et emne med mangle regler.  

Brug af Moms One Stop Shop i Billy

En af de unikke fordele ved at være administrator ved Billy, er vores administratormodul. Administratormodulet rummer en lang række muligheder og styringsværktøjer til dit Billy-portefølje. 

I denne artikel vil jeg fokusere på hvordan du via administratormodulet kan oprette og skifte mellem licenser. Oprettelse af en virksomhed via administratormodulet gøres let og i nogle få simple skridt.
Efter at have logget på din administratorkonto, navigerer du til fanen i venstre side, som hedder "Kunder". Hernæst skal du vælge "Opret virksomhed" øverst til højre i dit skærmbillede (Se figur 1). Herpå starter Billys oprettelses-flow (se figur 2).
Her skal der tages stilling til hvilken virksomhed der skal oprettes, og hvilken form for licens der passer til kunden. 

Det første der skal udfyldes er virksomhedens CVR eller juridiske navn. Da Billy er integreret med CVR, så hentes stamdata automatisk efter valg af foreslået virksomhed.
OBS. er den stamdata Billy henter ind fra CVR misvisende, har du altid mulighed for at rette i dette. Det gør du ved at klikke på knappen under søgefeltet. Herpå kan du indtaste stamdata direkte.  

TIP skal du oprette fx et forældrekøb uden CVR er det ved manuel indtastning du kan oprette disse. Dette kan lade sig gøre, da CVR-nummeret ikke er påkrævet.  Det næste der skal udfyldes er ejer af virksomheden. Med ejer menes hvem der ejer licensen i Billy, og altså ikke virksomhedens reelle/juridske ejer.
I udgangspunktet er anbefalingen, at du vælger "Admin", som ejer (altså dig/den administratorkonto du er en del af). Dette anbefales, da de virksomheder du opretter i udgangspunktet skal have fuld råderet over.  
TIP de virksomheder du ejer i Billy er de virksomheder, du afregner for i Billy. Du kan altid se og administrere dine abonnementer i administratormodulet under "Abonnementer". 

Slutteligt skal der vælges licens/abonnement for virksomheden.
Efter dette trykkes på "Opret virksomhed" og så er virksomheden nu aktiv og er at finde under "Kunder" i dit administratormodul.   

TIP finder du ud af at kunden har behov for fx. Internal SMART, og ikke Internal PLUS, kan du altid opgraderer efter oprettelse. Virksomheden er altså ikke låst med ét abonnement (se figur 3). Du kan læse mere om interne licenser, hvis du har behov for at se forskellene. 
 Efter oprettelse af virksomheden skal virksomheden konfigureres korrekt, så du/kunden eller jer begge kan påbegynde regnskabet i Billy. Bemærk at har du oprettet Internal PLUS eller SMART, skal du huske at invitere din kunde så han/hun kan sende dig materiale og forbinde bank. Læs mere om roller og rettigheder.
TIP du kan også tildele din kunde rettighed til at skrive faktura din internal PLUS/SMART licens for 59 DKK/md.

Sådan opretter du en virksomhed 


Når du skal oprette en faktura, er der flere ting du skal være opmærksom på. I denne supportartikel vil jeg vise dig, hvor nemt det er at oprette og sende en faktura i Billy. Og hvis du hellere vil se det i en video, kan du se her, hvordan du opretter en faktura.  Der er to ting at være opmærksom på når at man skal oprette en faktura i Billy.  1. Det valgte land på kontakten som man opretter fakturaen til. Det har betydning for om fakturaen bliver på engelsk eller dansk og ligeledes betydning for om der bliver tillagt korrekt moms på. Hvis at virksomheden er valgt med et andet land end Danmark, vil der ikke blive pålagt moms på fakturaen. 2. Det produkt som at man fakturere for. Her skal man være opmærksom for om produktet oprettes med Moms: "Normalt salg af varer/ydelser" eller "Momsfrit". Hvis at ens produkt ikke er momspligtig, så skal moms sættes til "Momsfrit". Hvis at det blot er fordi at man skal fakturere en kunde udenfor Danmark, så skal moms stadig sættes til "Normalt salg af varer/ydelser", da momsen bliver tillagt korrekt baseret på kontakten.  Klik på Salg. Klik på Fakturaer Klik på Opret faktura Derefter skal du vælge den kunde, du sælger til. Her kan du vælge eksisterende kunde eller oprette en ny ved at gøre følgende.  Klik på Vælg kunde Klik på Opret ny Derefter skal du vælge om det er en Virksomhed eller en Privatperson. Hvis der er tale om en virksomhed, kan du skrive virksomhedens CVR-nummer, og herefter kan du trykke på virksomheden, så vil alle relevante oplysninger blive udfyldt. Derefter skal du vælge det produkt/ydelse, du sælger. Du vælger enten et eksisterende produkt eller opretter et nyt produkt ved at gøre følgende. Klik på Vælg produkt Klik på Opret ny Skriv navnet på varen eller ydelsen Skriv prisen på varen og angiv den korrekte valuta Skriv indtægtskategorien, altså hvor salget skal bogføres. Her er det normalt at bruge kontoen 1110 - Salg Vælg om det skal være med eller uden moms.  Til sidst klikker du på Gem produkt Når du har udfyldt kunden og produktet skal du gøre følgende. Tjekke at Antal og Enhedsprisen er korrekt. Tjek at Valutaen er korrekt. Tjek om prisen skal være med eller uden moms. Tjek at Datoen og Betalingsfrist er korrekt. Til sidst klikker du Godkend. Efter du har godkendt fakturaen, kan du klikke Send som e-mail, eller Mere for at udskrive det som PDF fil eller markere den som sendt. #VIDEO  https://www.youtube.com/embed/ZWvHjNOgaos      

Opret din første faktura i Billy

Når du opretter fakturaer og regninger, har du mulighed for at vedhæfte bilag. Hos Billy har vi sørget for at gøre det nemt. Vedhæft bilag til faktura Vælg Salg. Klik på Opret faktura. Vælg kunden. Indtast produkt. Indtast en evt. beskrivelse. Vælg Antal. Vælg Enhedspris. Vedhæft PDF eller billede.


 Find bilaget på din computer Klik på Åbn. Systemet sørger nu for at dit bilag bliver uploadet Vedhæft bilag til regninger Vælg Udgifter. Klik på Opret regning. Vælg leverandør. Vælg udgiftskategori. Vælg momssats. Vedhæft PDF som en fil/billede eller vælg at trykke 'upload fil'.  Husk at kigge efter at prisen er korrekt, da systemet vil scanne beløbet på filen.
 Hvis alt stemmer, kan du nu trykke Godkend #VIDEO https://www.youtube.com/embed/XKfwKcYGwjg

Sådan vedhæfter du bilag til fakturaer og regninger

Det er nu muligt at registrere sit CVR-nummer til at kunne modtage E-faktura, så dine leverandører kan sende regninger direkte ind i dit regnskabsprogram!   Registrering af modtagelse af E-faktura For at kunne modtage E-faktura skal man først registrere sig i det danske NemHandels-register. Første gang at man går ind under "Bilag" -> "E-dokumenter", vil man blive mødt af en side hvor man kan registrere sig. Her skal man registrere sig gennem sit CVR-nummer. Når man indtaster sit CVR-nummer og tilmelder sig, så sker registreringen helt automatisk og man er nu klar til at modtage E-faktura i sit Billy regnskab.   Når man har registreret sig til at kunne modtage E-faktura vil dine leverandører kunne sende dig en E-faktura på dit CVR-nummer. Når man modtager en E-faktura, vil de komme ind under "Bilag" -> "E-dokumenter". Her ligger de klar til at blive håndteret på samme måde som uploadede bilag, hvor man kan udfylde og konvertere dem til regninger.  Afvis eller håndtér E-faktura Der er to forskellige handlinger man kan foretage sig når man modtager en E-faktura. Vælg Håndter nu for at udfylde bilaget. Her åbnes bilaget op i regningsmodulet, hvor man kan udfylde udgiftskategori, momssats og bogføre regningen.  Vælg Afvis e-dokument for at afvise dokumentet. Her kan man indtaste en årsag til afvisningen, så leverandøren får besked om, hvorfor du ikke ønsker at acceptere regningen og kan tilrette den og sende en ny.

Modtagelse af E-faktura i Billy

Denne guide vil gennemgå de forskellige muligheder for at uploade dine bilag til Billy, så du nemt og hurtigt kan foretage bogføringen ud fra bilaget. I Billy er alle dine uploadede bilag samlet i Billys bilagsmappe og når du udfylder et bilag, vil regningsmodulet scanne bilaget og efterfølgende automatisk indtaste beløb, leverandør og regningsdato.  Bagefter skal du blot vælge udgiftskategori og momssats. Hertil kan du benytte bogføringshelten, som giver forslag til hvilken udgiftskonto der skal vælges og hvilken momssats der skal på din regning.  Upload bilag fra computeren  I menuen vælges fanen Bilag Vælg Upload filer Vælg de bilag du ønsker at uploade fra computeren Alternativt kan man også uploade gennem regninger. I menuen vælges fanen Udgifter -> Regninger Vælg Upload fil Vælg de bilag du ønsker at uploade fra computeren Dine uploadede bilag ligger nu i bilagsmappen klar til at blive udfyldt og bogført.   Upload bilag fra smartphone Det er også muligt at tage et billede af din regning fra din smartphone og uploade dem direkte ind i bilagsmappen gennem Billys mobilapp. Du kan læse mere om hvordan man uploader bilag fra sin smartphone i denne guide.  Upload bilag via e-mail Som en sidste mulighed kan du videresende de regninger du modtager på mail til din unikke Billy-mail, så bliver vedhæftningerne automatisk lagt ind som bilag. Du kan læse mere om hvordan man uploader bilag via e-mail i denne guide.  

Upload dine bilag til Billys bilagsmappe 

Når du vil oprette en regning i Billy, kan du gøre det på få sekunder. Det tager nemlig kun et par klik at komme ind i regningsmodulet, og derefter kan du udfylde regningen som du ønsker. Vi anbefaler at benytte regningsmodulet til at bogføre alle dine udgifter gennem. På den måde får du nemt samlet alle dine regninger fordelt på dine leverandører og har et bedre overblik over dine udgifter. Samtidig kan Billy scanne bilaget og autoudfylde beløb, leverandør og regningsdato. Sådan oprettes en regning i Billy gennem Bilagsmappen Start med at uploade bilaget til Billy. Du kan læse mere om hvordan du uploader bilag til Billy i denne guide.  Find bilaget under Bilag Vælg Udfyld bilag Tjek leverandør, regningsdato og beløb Udfyld Beskrivelse* Vælg Udgiftskategori Vælg Momssats  Vælg Godkend *Når man udfylder beskrivelsen, vil bogføringshelten foreslå udgiftskonto og hvilken momssats som skal vælges på regningen.  Har man mange regninger fra samme leverandør kan man sætte en standard produktbeskrivelse, udgiftskategori og momssats som automatisk kommer på nye regninger du opretter på den kontakt. Du kan læse mere om hvordan du gemmer bogføring på en leverandør i denne guide.  Sådan oprettes en regning i Billy direkte i regningsmodulet Når du skal oprette en regning i Billy, kan du gøre det således: Vælg Udgifter i venstremenuen Klik på Regninger Vælg Opret regning Først skal du uploade et bilag til regningen. Dette kan både ske via Upload fil, vælg fra bilagsarkiv eller ved at trække regningen ind på det grå område. Vælg en leverandør eller vælg Opret ny Indtast regningsdato og en evt. forfaldsdato Angiv valuta Du får nu muligheden for at tilføje en beskrivelse som beskriver hvad købet er. Bogføringshelten vil hjælpe med at vælge den rigtige udgiftskategori. I dette eksempel er der skrevet Computer. Bogføringshelten bogfører computeren som Elektronik og vælger udgiftskategorien "Små anskaffelser". Herefter angives prisen inkl. moms Momssats kan blive automatisk opdateret, hvis du vælger en eksisterende udgiftskategori med en prædefineret momssats. Du kan også ændre momssatsen, ved at klikke på momssatsen.  Herefter kan du tilføje flere linjer og gentage processen for de sidste tre trin Til sidst kan du vælge at registrere betalingen ved at klikke på Registrer betaling Vælg derefter Godkend og du har nu oprettet din regning. #VIDEO https://www.youtube.com/embed/GpjOE_LwGDg

Oprettelse af regning i Billy

I Billy har du mulighed for at angive rabatter i procent eller i kroner når du sender en faktura til din kunde. Denne artikel viser dig hvordan du tilføjer en rabatsats på en faktura. Vælg Salg i venstremenuen. Vælg Opret faktura i øverste højre hjørne. Vælg den kunde du ønsker at sende fakturaen til under Vælg kunde. Vælg et produkt. Klik på + Tilføj linje hvis du skal tilføje et produkt. Før musen til højre og klik på Slå rabat til/fra. Vælg om du vil give rabatten i en prosent sats eller i kroner. Du kan nu indtaste den ønskede procent sats eller det ønskede rabat beløb i feltet under antal. Du har også mulighed for at indtaste en tekst i feltet Evt. rabattekst. Klik på Godkend. Sådan ser din faktura ud med rabat. Vælg til sidst om du vil sende fakturaen som e-mail, udskrive som PDF eller markér som sendt.

Sådan tilføjer du rabat på en fakturalinje

Hvis du har en bestemt kunde, hvor du altid sender fakturaen i en anden valuta fx USD, kan du opsætte kontakten sådan at fakturaen automatisk bliver oprettet i den valuta. På den måde kan du altså spare tid, i stedet for at skulle ændre det manuelt hver gang. Opsætning af kontakt Vælg Kontakter Klik ind på kontakten Klik Ret. Klik Tilføj felt. Vælg Valuta. Vælg den relevante valuta. Klik Gem. Fremadrettet når du opretter fakturaer til kunden, bliver fakturaen oprettet i den valgte valuta.

Sætte standard-valuta på en kundekontakt

Det er en god ide at have styr på dine betalingsbetingelser. Jo kortere betalingsfrist, jo før får du dine penge. Betalingsbetingelser Tryk på Indstillinger (tandhjulet). Vælg Virksomhed øverst. Der er både Bruger og Virksomhed. Vælg Faktura. Vælg Fakturaindstillinger midt for. Vælg Standard betalingsfrist Indstil nu din betalingsfrist for alle de fakturaer du sender ud. Klik på drop-down for at ændre dine standard betalingsbetingelser Du kan indstille din betalingsfrist på flere forskellige måder: * Antal dage efter fakturadatoen * Løbende måned plus antal ekstra dage udover * Fast betalingsdato * Eller slet ingen frist Betalingsdato fremgår automatisk, når du opretter en ny faktura. Du kan også indstille betalingsfrist på kundeniveau eller fra gang til gang, når du sender en faktura. Fakturanummerering Du kan indstille dine fakturanumre til at være fortløbende eller om de skal indtastet manuelt i samme indstillingsside.  Klik på drop-down for at ændre din fakturanummerering Vælger du at køre med fortløbende nummerering vil fakturanummeret blive til valgt automatisk når du opretter en ny faktura Du kan vælge at indtaste det næste fakturanummer i rækkefølgen under feltet næste fakturanr. Ønsker du selv at vælge dit fakturanummer når du opretter en ny faktura, så skal du vælge manuel indtastning.

Tilpas betalingsbetingelser og fakturanummerering

I Billy har du mulighed for at tilføje en kontaktperson øverst på din faktura. Dette kan du gøre imens du opretter fakturaen ved at gå: Vælg dropdown menuen ved Att. Klik Opret ny Indskriv navn og E-mail Klik Gem Så er kontaktpersonen oprettet, og du kan se det på den udskrevet faktura.

Tilføj kontaktperson på faktura

Når du sender en rykker med et rykkergebyr til en kunde, kan du opleve at kunden kun betaler den originale faktura, uden at betale rykkergebyret. Hvis du accepterer dette, kan du nemt finde den pågældende faktura og slette rykkergebyret i Billy. I denne artikel vil vi vise, hvordan du sletter et rykkergebyr på en faktura. Find den pågældende faktura og slet gebyret: Vælg Fakturaer Vælg den pågældende faktura Klik på Rykkergebyret Klik Annuller Nu har du slettet rykkergebyret, og kan nu registrer indbetalingen fra din kunde. Klik her for at finde ud af, hvordan du finder et annulleret bilag.

Annuller rykkergebyr på faktura

Når du modtager betaling fra din kunde, skal du registrere betalingen. Din faktura er markeret med en gul cirkel, når den er ubetalt. Du kan let finde ubetalte fakturaer via Overblikspanelet. Klik direkte på kundens faktura, som fører dig hen til den ubetalte faktura Klik på ’Registrer betaling’ i øverste højre hjørne. Klik nu på Registrer betaling.

Registrerer indbetaling for en faktura

Du kan indstille Billy til at sende automatiske fakturaer til de samme kunder, for de samme produkter eller ydelser, således du ikke skal manuelt oprette fakturaer hver gang. Den automatiske abonnementsfakturering kan justeres til at sende fakturaer månedligt, ugentligt, årligt eller bestemte datoer. Opret en abonnementsfaktura For at komme i gang med abonnementsfakturering skal du gøre således: Gå til Salg Tryk på Abonnementer Klik på Opret Abonnement Opret et abonnement Når du opretter et abonnement, så ligner det meget når du laver en faktura. Der er dog nogle ting som du skal være opmærksom på. Disse ting er: Periode: Her skal du definere fra hvornår abonnementet skal starte samt evt. slutte eller om det skal køre for evigt. Gentag: Hver tit abonnementet skal køre f. eks hver dag, uge, måned eller år. Handling: Hvad skal der ske når abonnementet skal køre:
- Kladde: Opretter automatisk en fakturakladde
- Godkend: Fakturaen bliver oprettet
- Godkend + e-mail: Faktura bliver oprettet og sendt til kunden (gælder kun ved e-mail afsendelse og ikke EAN) Du skal være opmærksom på, at du har valget mellem at oprette en Fast linje eller en Engangslinje. Når du har trykket Tilføj Linje, får du muligheden at vælge om det skal være en Fast linje (gentagende linje) eller Engangslinje:  Fast linje vil pr. automatik indgå i alle de fakturaer, som bliver sendt fremover for dette abonnement. Engangslinje vil alene indgå i den næste faktura, hvorpå den bagefter bliver slettet. Du kan tilføje flere modtagere på abonnementsfakturaen, hvis nu den for eksempel skal sendes til din kundes bogholder. Du kan få en dybere gennemgang af abonnementsmodulet i videoen i bunden af artiklen.   Fakturavariabler på abonemmentsfakturaen I abonnementsmodulet har du også mulighed for, at påføre abonnementsfakturaen fakturavariabler. Dette gøres i beskrivelsen ved produktet, og det ændres automatisk til at passe måned for måned.  Liste over fakturavariabler: {{invoiceNo}} Faktura nr. {{entryDate}} Fakturadato (YYYY-MM-DD) {{dueDate}} Seneste betalingsdato (YYYY-MM-DD) {{week}} Ugenummer {{month}} Månedens navn {{year}} Årstal {{nextMonth}} Næste måneds navn {{nextMonthYear}} Årstal for næste måned {{amount}} Beløb {{contact.name}} Kontakt navn {{entryDate}} Faktura dato {{dueDate}} Betalingsdato #VIDEO https://www.youtube.com/embed/r9Skn93-Ii4

Opret abonnementsfakturering

I Billy har du mulighed for at oprette forskellige betalingsmetoder, som du ønsker at tilbyde dine kunder samt vælge imellem dem, når du opretter fakturaer. Du kan altså nemt bestemme om hver kunde skal have de samme betalingsmuligheder, eller om nogle skal have flere betalingsmuligheder end andre.  Hvis du ønsker at tilføje betalingsmetoden MobilePay eller Stripe, kan du læse vores artikler om Mobilepay integrationen og Stripe som betalingsmetode. Hvis du vil have tilføjet dine bankoplysninger til din faktura, kan du også læse vores guide specifikt til dette. Vi vil i denne artikel vise dig, hvordan du opretter en ny betalingsmetode, samt hvordan du tilvælger eller fravælger betalingsmetoder på en bestemt faktura. Sådan opretter du en ny betalingsmetode For at kunne oprette eller rette en betalingsmetode, skal vi først gå til indstillinger. Gå til Indstillinger Klik på Faktura Rul ned til Betalingsmetoder Her kan du se oversigten over alle dine betalingsmetoder som er sat op. Hvis du ønsker at rette i en af dem, kan du holde musen over betalingsmetoden og så trykke på det lille “Ret-tegn” ude i siden.  Lige nu understøtter vi følgende betalingsmetoder: Bankoverførsel Kontant Check Stripe Mobilepay Paylike (Skal installeres under Integrationer) FI-71 Anden Hvis du vil oprette en ny betalingsmetode, skal du klikke på Opret betalingsmetode. Herefter vil du blive præsenteret med, alle de betalingsmuligheder du har (som vist ovenover). Her skal du blot følge instruktionerne, som bliver vist efter du har valgt en betalingsmetode. Hvis du vælger Bankoverførsel, kan du indtaste reg.nr. og kontonummer, samt vælge om det skal være den skal være slået til som standard på nye fakturaer. Hvis du har flere bankkonti, skal du lave en ny betalingsmetode for hver bank. Hvordan vælger man betalingsmetode på fakturaen? Når du opretter en ny faktura, kan du se alle betalingsmetoder står nede i bunden. Du kan hurtigt redigere eller tilføje andre betalingsmetoder ved at klikke på rette ikonet og fjerne eller sætte flueben i de forskellige betalingsmetoder. Sådan laves en valutaindstilling på fakturaen Hvis du ønsker en specifik betalingsmetode når du laver en faktura i f.eks. USD, kan du lave en valutaindstilling. Så vil betalingsmetoderne du har valgt automatisk blive valgt. Dette indstiller man også under Betalingsmetoder.   Her vil du nu kunne se dine valutaindstillinger. Før du kan oprette en valutaindstilling, skal du have oprettet den valgte betalingsmetode. F.eks. hvis du vil lave en valutaindstilling for bankoverførsel, så skal bankoverførsel stå under betalingsmetode. Klik Tilføj valutaindstilling Vælg den valuta som du vil lave en indstilling for Vælg den betalingsmetode du vil benytte for den valgte valuta Hvis du ønsker flere betalingsmetoder, skal du lave en ny valutaindstilling for hver betalingsmetode, du ønsker at bruge Klik Gem Her har vi f.eks. lavet en valutatindstilling som vil vise både banken og check som mulighed for betaling, når valutaen USD vælges på fakturaen.  Hvis vi går til Salg → Fakturaer og laver en ny faktura med valutaen USD, vil betalingsmetoderne se således ud: Man kan dog stadig rette betalingsmetoderne ved at klikke på det lille “ret-tegn”  #VIDEO https://www.youtube.com/embed/HHD-QvdRNj4