Når du laver en faktura, skal du angive hvordan betaling kan finde sted. Det kan være du tillader at man betaler via mobilepay, kontant eller med bankoverførsel.  Hvis du tillader at man betaler via en bankoverførsel, skal du have angivet dine bankoplysninger, således at kunden ved hvor pengene skal gå hen. Når du laver en faktura, kan du også vælge hvilke betalingsmetoder der skal være tilgængelig på den pågældende faktura. Vi viser her hvordan man indsætter sine bankoplysninger så de vil fremgå på fakturaen.  Sådan indsætter du bankoplysninger på fakturaen For at få dine bankoplysninger oplyst på din faktura, skal du indtaste oplysningerne i din bankkonto i Billy. Vælg Indstillinger Vælg Faktura  Vælg Betalingmetoder  Hold musen over kontoen og klik på det lille Ret-tegn  Her skal du vælge din bankkonto med det korrekte nummer fra kontoplanen.  Angiv registreringsnummer og kontonummer Skriv evt. SWIFT og IBAN Klik Gem konto Hvis du ønsker at den skal stå som standard på dine nye fakturaer, skal du sætte kryds ved det lille flueben  Dine betalingsoplysninger vil nu blive vist på dine fakturaer  Hvis du gerne vil have andre betalingsmetoder på din faktura, kan du læse vores guide på hvordan du opretter betalingsmetoder i Billy. Her kan du blandt andet læse om hvordan du tilføjer Stripe, Paylike eller FI-indbetalinger. Hvis du benytter Mobilepay, kan du også læse vores guide om integrationen Mobilepay.

Sådan sætter du kontooplysninger på dine fakturaer

Hvis din bil har en gul nummerplade, så er der fuldt momsfradrag for bilens udgifter knyttet til virksomhedens aktivitet, selvom du ikke har købt bilen igennem virksomheden. Du skal gemme dine benzin- og værkstedskvitteringer og huske at bogføre momsen. I hjælpeartiklen viser vi hvordan du bogfører kørselsfradrag i Billy, når du har købt benzin for 125 kr. Vælg Bogføring Vælg derefter Posteringer Klik på Ny Postering Vælg Manuel postering Vælg dato Skriv Benzin - momsfradrag i beskrivelsen Vælg kontoen Købsmoms og sæt momsbeløbet i debet Vælg kontoen Mellemregninger med ejer og sæt momsbeløbet i kredit Du har mulighed for at uploade et billede af din benzin regning, ved at bruge Billy Mobile Appen, som du kan hente gratis. Se hvordan du uploader et billede af din regning her: Brug Appen Billy Mobile Sådan uploader du et bilag med din Smartphone Du har nu bogført dit køb af benzin og kan derved få momsfradrag for det benzin du har brugt i virksomhedsregi. Er du i tvivl om du kan få momsfradrag for din bil? Læs her: SKAT: Gule Plader I Billys Kørselsguide kan du læse mere om Skats mange regler i forbindelse med kørsel i din virksomhed.

Fradrag for kørsel - privatbil på gule plader

I Billy er der en liste over de flest anvendte momssatser. Du har også muligheden for selv oprette en momssats, men vi anbefaler at bruge dem som allerede eksisterer. Artiklen vil beskrive hvor du finder listen, og hvordan du kan oprette en momssats. Find listen for momssatserne i Billy Vælg Indstillinger Vælg Virksomheder Vælg Momssatser Her kan du se listen med momssatserne for forskellige ydelser og vare Opret momssats i Billy OBS: Det anbefales ikke, at du opretter momssatser uden først at have rådført dig med vores support. Klik Opret sats Søg efter de ønskede oplysninger for momssatsen Tryk på den du ønsker  Herefter indsætter du den ønskede sats og trykker "Gem" OBS! Dette er blot et eksempel, og hvis du er i tvivl om hvordan momssatsen skal være, bør du kontakte din bogholder eller revisor. 

Sådan finder du momssatserne

Hvis du har gemt et "køb" som kladde og senere hen vil have den fjernet, kan du nemt gøre det i Billy. Find din regningskladde Vælg Udgifter. Vælg Køb  Markér regningen og tryk Slet Valgte 
 Du har nu slettet en købskladde (Bilag).
 Klik her for at se, hvordan du udfylder en Købskladde (Bilag).

Sådan slettes en "Køb"s kladde

Hvis du har flere virksomheder - og derfor flere regnskaber i Billy - kan du have adgang til dem alle sammen på en gang og med samme login. Når du samler alle dine virksomheder under samme login, bliver det nemmere og mere overskueligt at arbejde med regnskaberne. Sådan gør du. Step 1 Tryk på dit virksomhedsnavn øverst i venstre hjørne Klik på "indstillinger" --> "Profil" --> "virksomheder" Nu kan du se en ny bjælke i menuen til højre  
 Step 2 Vælg Opret virksomhed

 Step 3 Skriv dit CVR nr. eller vælg manuel indtastning Du har nu oprettet din nye virksomhed, du kan skifte mellem dine virksomheder ved at klikke på navnet i venstre hjørne 
 Invitér revisor eller kollega til regnskabet Du kan også invitere din revisor, bogholder eller kollega til regnskabet. Det kan du læse mere om her. Har du spørgsmål til, er du altid velkommen til at kontakte os på billy@billy.dk, 89 87 87 00 eller skrive til os på chatten.

Sådan opretter du en ny virksomhed

En af de unikke fordele ved at være administrator ved Billy, er vores administratormodul. Administratormodulet rummer en lang række muligheder og styringsværktøjer til dit Billy-portefølje. 

I denne artikel vil jeg fokusere på hvordan du via administratormodulet kan oprette og skifte mellem licenser. Oprettelse af en virksomhed via administratormodulet gøres let og i nogle få simple skridt.
Efter at have logget på din administratorkonto, navigerer du til fanen i venstre side, hvor du trykker ind på virksomheds navnet. Hernæst skal du vælge "indstillinger" øverst til venstre og så "profil" --> "virksomheder" i dit skærmbillede (Se figur 1). Herpå starter Billys oprettelses-flow (se figur 2).
Her skal der tages stilling til hvilken virksomhed der skal oprettes, og hvilken form for licens der passer til kunden. 

Det første der skal udfyldes er virksomhedens CVR eller juridiske navn. Da Billy er integreret med CVR, så hentes stamdata automatisk efter valg af foreslået virksomhed.
OBS. er den stamdata Billy henter ind fra CVR misvisende, har du altid mulighed for at rette i dette. Det gør du ved at klikke på knappen under søgefeltet. Herpå kan du indtaste stamdata direkte.  

TIP skal du oprette fx et forældrekøb uden CVR er det ved manuel indtastning du kan oprette disse. Dette kan lade sig gøre, da CVR-nummeret ikke er påkrævet.  Det næste der skal udfyldes er ejer af virksomheden. Med ejer menes hvem der ejer licensen i Billy, og altså ikke virksomhedens reelle/juridske ejer.
I udgangspunktet er anbefalingen, at du vælger "Admin", som ejer (altså dig/den administratorkonto du er en del af). Dette anbefales, da de virksomheder du opretter i udgangspunktet skal have fuld råderet over.  
TIP de virksomheder du ejer i Billy er de virksomheder, du afregner for i Billy. Du kan altid se og administrere dine abonnementer i administratormodulet under "Abonnementer". 

Slutteligt skal der vælges licens/abonnement for virksomheden.
Efter dette trykkes på "Opret virksomhed" og så er virksomheden nu aktiv og er at finde under "Kunder" i dit administratormodul.   

TIP finder du ud af at kunden har behov for fx. Internal SMART, og ikke Internal PLUS, kan du altid opgraderer efter oprettelse. Virksomheden er altså ikke låst med ét abonnement (se figur 3). Du kan læse mere om interne licenser, hvis du har behov for at se forskellene. 
 Efter oprettelse af virksomheden skal virksomheden konfigureres korrekt, så du/kunden eller jer begge kan påbegynde regnskabet i Billy. Bemærk at har du oprettet Internal PLUS eller SMART, skal du huske at invitere din kunde så han/hun kan sende dig materiale og forbinde bank. Læs mere om roller og rettigheder.
TIP du kan også tildele din kunde rettighed til at skrive faktura din internal PLUS/SMART licens for 59 DKK/md.

Sådan opretter du en virksomhed 


Du har fået en fejlmeddelelse i årsregnskabsmodulet, fordi systemet ikke kan identificere en eller flere konti og kontogrupper. For at vi kan lave dit årsregnskab, er det nødvendigt, at disse konti og kontogrupper har nogle helt specifikke navne og kontonumre. Det er nemlig på den måde, at systemet ved, hvilke konti og kontogrupper det skal hente data fra. Du skal derfor rette din kontoplan til, så de angivne konti og kontogrupper har præcist de navne og kontonumre, som de står her. Det drejer sig om: Konti 1410 - AM-indkomst (kun aktuelt for selskaber) 1420 - ATP-bidrag (kun aktuelt for selskaber) 1450 - Pension (kun aktuelt for selskaber) 1470 - Sociale omkostninger (kun aktuelt for selskaber) 1840 - Små anskaffelser 1890 - Tab på kunder Kontogrupper 1400 - Lønomkostninger (kun aktuelt for selskaber) 5200 - Immaterielle anlægsaktiver 5300 - Materielle anlægsaktiver Vigtigt Når du har ændret i din kontoplan, er det afgørende for udarbejdelsen af din årsrapport, at du IKKE ændrer yderligre i kontoplanen, før du har modtaget din færdige årsrapport. Når du har lavet disse ændringer i din kontoplan, kan du opleve, at du ikke kan lave udtræk fra Billy, men så snart du har modtaget din årsrapport, kan du ændre kontoplanen tilbage til før ændringerne, og så vil dine udtræk virke som normalt igen. Men husk ikke at gøre det før, at du har modtaget din årsrapport. Når du retter i din kontoplan, skal du forholde dig til to ting. Hvis du allerede har konti, som du bruger til at bogføre, AM-indkomst, ATP-bidrag, pension, sociale omkostninger, små anskaffelser eller tab på kunder, så skal disse konti omdøbes, så de hedder præcist det navn og kontonummer, som du kan se ovenfor. Hvis du ikke har sådanne konti, skal du oprette dem - også selvom saldiene på dem vil være nul, fordi du intet har bogført på dem. Det samme gælder kontogrupperne. Hvis de ikke hedder præcist det navn og kontogruppenummer, som vist ovenfor, så skal du omdøbe dem. Vær opmærksom på at navngive konti og kontogrupper præcist som angivet ovenfor og skeln mellem store og små bogstaver samt mellemrum. Her får du en skridt for skridt vejledning til, hvordan du retter din kontoplan til, så vi kan lave dit årsregnskab. Sådan retter du dine konti til Hvis du allerede har konti, hvor du bogfører ovennævnte ting på, så skal du rette kontonummeret og ændre navnet på disse, så systemet kan identificere kontiene. Du retter navn og kontonummer ved at gå ind under Regnskab > Kontoplan > Find de berørte konti > Ret konto Bagefter retter du navn og kontonummer, så kontoen til små anskaffelser har hedder “Små anskaffelser” og har kontonummeret “1840”. Og kontoen til tab på kunder hedder “Tab på kunder” og har kontonummeret “1890”. Du gør tilsvarende med AM-indkomst, ATP-bidrag, pension og sociale omkostninger, hvis du har et selskab. Sådan opretter du dine konti Hvis du ikke allerede har konti til små anskaffelser og tab på kunder, så skal du oprette dem. Har du et selskab, skal du også oprette konti til AM-indkomst, ATP-bidrag, pension og sociale omkostninger. Du opretter en konto ved at gå ind under Regnskab > Kontoplan > Opret ny konto oppe i højre hjørne under Opret konto. Bagefter opretter du navn og kontonummer, så kontoen til små anskaffelser har hedder “Små anskaffelser” og har kontonummeret “1840”. Og kontoen til tab på kunder hedder “Tab på kunder” og har kontonummeret “1890”. Du gør tilsvarende med AM-indkomst, ATP-bidrag, pension og sociale omkostninger, hvis du har et selskab. Sådan retter du dine kontogrupper til Hvis du allerede har konti, hvorpå du har bogført dine immaterielle og materielle anlægsaktiver samt lønomkostninger, skal du ind og omdøbe navnet på kontogruppen og kontogruppenummeret. Kontogrupperne skal hedde “5200 - Immaterielle anlægsaktiver”, “5300 - Materielle anlægsaktiver” og “1400 - Lønomkostninger”. Uanset om du skal ændre navn og kontogruppenummer på en kontogruppe eller oprette dem på ny, skal du eksportere din kontoplan fra Billy og lave ændringerne i Excel. Bagefter skal du importere den nye kontoplan i Billy. Her kan du se, hvordan du gør skridt for skridt. Eksport af kontoplan Du eksporterer din kontoplan ved at gå ind under Regnskab > Kontoplan > Mere > Eksportér kontoplan. For at give et kort overblik over, hvordan en kontoplan i Billy ser ud, så kan du se et eksempel på næste billede. Vær opmærksom på, at du kun skal forholde dig til kontogrupper, og ændrer kontogruppenummere ved at rette i kolonne a og kontogruppenavnet i kolonne b. Her er kontogrupperne for immaterielle og materielle anlægsaktiver markeret. Kontogrupper er kendetegnet ved, at der står gruppe ud for dem kolonne c. Husk, at du også skal rette kontogruppen lønomkostninger til, hvis du din virksomhed er et selskab. Tilretning af kontogrupper Når du har eksporteret din kontoplan, skal du enten oprette eller omdøbe de kontogrupperne. Du skal ende ud med en opbygning, som ser ud som vist her for immaterielle og materielle anlægsaktiver. Vær opmærksom på, at det er afgørende, at for immaterielle anlægsaktiver skal kontogruppenummeret være “5200” og navnet “Immaterielle anlægsaktiver”. For materielle anlægsaktiver skal kontogruppenummeret være “5300” og navnet “Materielle anlægsaktiver”. For lønomkostninger skal gruppenummeret være “1400” og navnet “Lønomkostninger”. Når du har tilrettet navne og kontonumre, skal du gemme filen i CSV-format. Denne kaldes for semikolonseparerede værdier (.csv) Import af kontoplan Nu er du klar til at importere din kontoplan igen. Det gør du på denne måde: Gå ind under Regnskab Tryk på Kontoplan Tryk på Mere Vælg Importer kontoplanen Støder du på problemer med import af kontoplanen, skal du blot rette det, som angives som værende en fejl
 Når du er færdig med importen, ser din kontoplan således ud. Nu kan du fortsætte med udarbejdelsen af dit årsregnskab. Spørgsmål? Har du spørgsmål til tilretningen af din kontoplan, er du altid velkommen til at kontakte os på billy@billy.dk, 60 24 60 24 eller skrive til os på chatten.

Rette kontoplan til årsregnskabet

Uanset om du bogfører løn manuelt eller automatisk med en lønintegration, så er det afgørende, at du afstemmer din lønbogføring, når du skal lave din årsafslutning. Grundlæggende handler det om at sikre, at alle dine lønbilag for året er bogført korrekt. Her guider vi dig til, hvordan du kan lave denne kontrol. Hvis du har en enkeltmandsvirksomhed, kan du se, hvordan du udbetaler løn til dig selv her, og du kan se, hvordan du afstemmer udbatelingen af løn til dig selv her. Tjek om lønsedler er bogført korrekt Helt generelt bogfører man løn både på konti i resultatopgørelsen og på konti på balancen. Og hvis du benytter vores standardkontoplan, bliver lønomkostninger som standard bogført på “Lønomkostninger” i resultatopgørelsen, og skyldig A-skat, skyldig AM-bidrag og skyldig ATP bliver bogført under “Kortfristede forpligtelser” på balancen. Grunden til at balancekonti tages i brug er, at man udbetaler de hensatte omkostninger på et senere tidspunkt end selve den dag, hvor man udbetaler lønnen. Det kan eksempelvis være feriepenge. Når du afstemmer balancen, skal du først kontrollere, om totalen for lønposterne i resultatopgørelsen og totalen for lønposterne i balancen stemmer med den sidste opsummerede lønseddel for året, som du har modtaget fra dit lønsystem. Lønsedlen indeholder en opsummering af alle løntransaktioner for året. Disse tal skal du sammenligne med årets samlede løntransaktioner, som du har registreret i Billy. I Billy finder du dine lønposteringer Vælg Regnskab i menuen. Vælg Rapporter Vælg Saldobalance  Vær opmærksom på at nogle lønsystemer ikke udligner A-skat, ATP-bidrag og AM-bidrag automatisk. Det vil sige, at disse ligger hensat på balancen indtil, at du udligner disse konti. Du kan se, hvordan du manuelt udligner posterne her. Nedenfor kan du se, hvordan en typisk udligning af balancekontiene ser ud. Din lønbogføring stemmer ikke Hvis tallene ikke stemmer, er der gået noget galt i din bogføring, og du skal derfor gennemgå dine lønkonti. For hurtigt at finde frem til hvor fejlen ligger, kan du med fordel opstille din balance som vist her. Det giver dig et godt og hurtigt overblik over din lønbogføring måned for måned. Vælg den måned du ønsker at starte sammenligning for under Periode Vælg sammenlign med Forrige måned Vælg antal af perioder du ønsker at sammenligne Hvis du kan se, at et beløb i en måned adskiller sig væsentligt fra beløbene i de øvrige måneder, så bør du gennemgå bogføringen af lønnen i de måneder, der ser ud til at være fejl i. Fejlen vil som regel være, at der mangler blive bogført løn for en periode. Når du skal rette denne fejl, kan du få hjælp i denne hjælpeartikel, som skridt for skridt guider dig til, hvordan du bogfører løn korrekt. Mangler du et lønsystem? Hvis du ikke allerede anvender et lønsystem, så vil vi altid anbefale, at du vælger et til at håndtere dine lønkørsler og din bogføring. Du kan se, hvilke lønsystemer vi integrerer til her. Spørgsmål? Har du spørgsmål til, hvordan du kontrollerer din lønbogføring, er du altid velkommen til at kontakte os på billy@billy.dk, 89 87 87 00 eller skrive til os på chatten.

Kontrol af lønbogføring

Hvis du har opdaget en fejl i din momsindberetning, f.eks. fordi du havde glemt at bogføre en regning, skal du lave en efterindberetning hos SKAT. Det er vigtigt at du laver efterindberetningen, da SKAT ellers kan komme efter dig hvis din moms ikke stemmer overens med dit regnskab.  Man laver en efterindberetning hos SKAT ved at rette i den momsindberetning man allerede har lavet. Vi vil i artiklen vise hvordan dette vil laves hos SKAT hvis du har en efterindberetning i Billy. Find efterindberetningen i Billy Først skal du finde din efterindberetning i Billy. Den finder du under Rapporter → Momsopgørelse. Herunder vælger du den pågældende efterindberetning. Klik ind på momsperioden. Her vil du kunne se en oversigt over ændringerne. Du vil kunne se momsgrundlaget ved at klikke Vis grundlag.  Klik Mere → Afregn manuelt  Vi skal nu gå til SKATs hjemmeside og lave ændringen i momsindberetningen. Ret momsopgørelsen hos SKAT Efter at være logget på TastSelv Erhverv, skal du gå ind i Moms sektionen hos SKAT. Vælg Momsindberetning, for at finde dine indberettet momsopgørelser. Vælg Se tidligere indberetninger  Her kan du se alle dine momsindberetninger til SKAT, og det er netop her at du skal vælge den bestemte periode der skal rettes. Det gør du ved at vælge Ret indberetning i den relevante periode. Rette processen er opdelt i tre kolonner: Tidligere indberettet, Ændring og Resultat. Her kan du indtastes nye værdier i enten Ændring eller Resultat. Indtastes beløbet/beløbene fra Billy i kolonnen Ændring, og så vil systemet beregne et nyt resultat. Når beløbene er indtastet, vælges Godkend, hvorefter en kvittering bliver udstedt.

Ret din momsopgørelse hos SKAT

I Billy har du mulighed for at integrere dit regnskab i Billy med SKAT, så du nemt kan indberette din moms direkte via Billy. Så sørger du for at indberette den rigtige moms på en nem og overskuelig måde. I denne artikel vil vi gennemgå, hvordan du sætter momsintegrationen op, og hvordan du lave din momsindberetning til SKAT direkte via Billy.  Du kan også se vores korte video, hvor vi forklarer, hvordan momsintegrationen fungerer. #VIDEO  https://www.youtube.com/embed/y_fyL9Hafh4 Sådan opsætter du momsintegrationen til SKAT Klik Regnskab  Klik på Momsopgørelse Klik på Opret forbindelse til skat.dk i højre kolonne  Klik på Opret forbindelse i boksen, der kommer frem  Husk at gemme Shines CVR-nummer som du finder i meddelelsen. Den skal du nemlig bruge senere. Tryk på Start forbindelse. Du bliver nu sendt til TastSelv Erhverv Når du er inde på TastSelv Erhverv, skal du tillade adgang til Billy. Det gør du sådan her: Inde hos TastSelv Erhverv klikker du på Profil- og kontaktoplysninger Klik på Rettigheder og adgange til TastSelv Klik på Autoriser revisor m.fl. Nu skal du følge 6 steps: 1. Vælg NemVirksomhed - adgang for regnskabssystemudbyder 
2. Klik på den lille blå firkant med en hvid pil i.
3. Udfyld med Billys CVR-nummer (33239106)
4. Klik på den lille blå firkant med en hvid pil i.
5. Feltet er autoudfyldt
6. Tryk på Gem
 Nu har du tilknyttet dit regnskab i Billy by Shine med SKAT.  Indberet moms via momsintegrationen Efter du har forbundet dit regnskab med SKAT, så kan du fremover indberette din moms med ganske få klik. Du gør sådan her: Gå ind til din momsopgørelse i Billy  Vælg den periode, du ønsker at indberette Tjek evt. din momsopgørelse og grundlag Tryk Overfør til SKAT på den blå knap  Log ind på SKAT med NemID eller CVR-/SE-nr. samt TastSelv kode Godkend din momsindberetning ved at trykke “Indberet moms”  Skriv eventuelt en kommentar til din momsindberetning, og tryk derefter på “Næste” Se kvittering og tryk på “Forside”  Registrer at du har betalt i Billy Det er vigtigt at husker at registrere at du har afregn og betalt din momsindberetning i Billy. Det gør du sådan her: Gå ind til din momsopgørelse i Billy Tryk ind på perioden Tryk Registrer betaling Herefter vælger du betalingsdatoen og bankkontoen der er blevet betalt fra: Du er hermed i mål! Smart, ikke?  (Vær opmærksom at hvis du har elafgift eller vandafgift, så kan du ikke benytte momsintegrationen og skal indberette moms manuelt til Skat)  Hvis du er over deadline for indberetningen skal du manuelt indberette momsen på SKATs side og kan ikke bruge vores integration.  Har du spørgsmål til vores integration med SKAT, er du velkommen til at kontakte os på chatten, telefon på 89 87 87 00 eller på billy@billy.dk.

Indberet nemt din moms til SKAT

Håndtering af efterposteringer ifm. årsregnskab Når du anvender Billy’s årsregnskabsmodul, modtager du en efterposteringsfil, som vedrører posteringer, der skal omposteres ifm. årsafslutning. Efterposteringer kan omfatte overførsel af årets resultat, restskat, hensættelse fra udbytte mm. Efterposteringerne skal bogføres pr. den sidste dato i regnskabsåret. Denne vejledning giver dig indblik i, hvordan du skal håndtere efterposteringer i Billy. Import til kassekladden Efterposteringer kommer i en CSV-fil, som kan importeres til kassekladden. CSV-filen indeholder de efterposteringer, som skal bogføres i dit regnskab. Et eksempel på en efterposteringsfil fra Billy’s årsregnskabsmodul er illustreret nedenfor: Eksemplet viser bogføringen af årets skat, skattetillæg fra restskat samt foreslået udbytte. CSV-filen importeres til kassekladden således: Tryk på Bogføring Vælg Kassekladde Tryk på Mere Tryk på Importér Vælg CSV-filen og upload den Mangler du konti til importen? Billy samarbejder med et eksternt revisionsselskab til udarbejdelsen af årsregnskabet. Derfor kan der i CSV-filen være kontonumre fra kontoplanen, som ikke eksisterer i din kontoplan. Der kan være to opgaver at løse her: 1. Kontoen skal oprettes i Billy 2. Kontoen eksisterer allerede i Billy, men med et andet kontonavn og -nummer Oprettelse af konto Hvis du mangler konti til CSV-importen, skal der oprettes en konto i kontoplanen. Det gør du således: Gå til Indstillinger Tryk på Regnskab Tryk på Rediger Kontoplan Tryk på Opret konto Udfyld oplysninger Tryk på Gem Ændring af kontonavn og -nummer Hvis kontoen allerede eksisterer, skal kontonavn og -nummer blot ændres i CSV-filen.

Efterposteringer i forbindelse med årsregnskab

Brug Copilot til automatisk at finde og importere dine kvitteringer   Copilot er en ny funktion i Billy, der automatisk finder kvitteringer i din e-mail-indbakke og importerer dem direkte til Upload-siden. Det betyder, at du slipper for manuelt at uploade kvitteringer – Copilot gør det for dig. Copilot-funktionen er tilgænglig på Plus, Premium og Complete-abonnementerne  Sådan fungerer Copilot Opret forbindelse Gå til Udgifter → Bilag. Vælg Copilot.  Tryk på Åben Automatisering Forbind din e-mailkonto.  Du kan have én konto tilknyttet ad gangen.  Log ind via den sikre mail-loginproces, og accepter betingelserne. Vælg en startdato (som standard i dag, men du kan vælge op til 1 år tilbage) - man kan vælge at importere udgifter tilbage i tid, hvis man vil have historiske bilag med. På den måde skal man ikke sidde og lede hele sin mail-indbakke igennem for tidligere bilag. Smart!  Copilot begynder nu at scanne din indbakke for kvitteringer. Når scanningen er færdig, opdateres siden automatisk – og dine kvitteringer vises nu under Bilag ligesom dine øvrige dokumenter. Afhængigt af hvor mange e-mails du har, kan den første scanning tage alt fra 10 minutter til 1 time. Hvordan finder vi dine kvitteringer? Vi gennemgår din mailbox for at finde kvitteringer, men springer mapper som fx spam over. Vi kigger både på selve mailen og eventuelle vedhæftede filer. Hvis kvitteringen står i selve mailen, laver vi den automatisk om til en PDF.  Nogle dokumenter er tydelige kvitteringer, mens andre – som f.eks. ordrebekræftelser – kan være sværere at vurdere. I de tilfælde, hvor vi er i tvivl, vælger vi at tage dokumentet med, fordi det er nemmere for dig at slette noget, der ikke er relevant, end at skulle finde et manglende dokument i din mailboks.  Datasikkerhed  Vi tager din datasikkerhed alvorligt. Vi gemmer ikke dine emails, vi henter kun kvitteringer, fakturaer osv. der relaterer sig til dine udgifter. Hvis du oplever, at noget kommer igennem, som ikke er en udgift, kan du blot slette det — så bliver det fjernet fra systemet. Du kan altid slette dokumenterne eller frakoble adgangen til din email - det er dig som er i kontrol og bestemmer over Copilot.   Har du spørgsmål til Copilot, er du altid velkommen til at kontakte vores support på 89878700 eller på chatten. 

Håndter dine bilag med Copilot

AI-baseret forberedelse af momsopgørelsen, direkte i Billy Med Billys Copilot får du et ekstra lag forberedelse og kvalitetssikring i arbejdet med momsopgørelser. Copilot hjælper med at identificere posteringer, hvor momsbehandlingen kan kræve opmærksomhed, så gennemgangen bliver mere struktureret, hurtigere og mindre manuel. Copilot kommer med forslag og forklaringer, den erstatter ikke dit faglige skøn.  Hvad gør Copilot i momsopgørelsen? Copilot gennemgår relevante bogføringsdata og bilag i forbindelse med momsopgørelsen og hjælper med at udpege posteringer, hvor momsbehandlingen kan afvige fra det forventede. Det kan fx være: Manglende moms Anvendelse af forkert momskode Usædvanlig behandling af indkøb Moms på køb af varer, ydelser eller software fra udlandet Bilag i typiske gråzoner (fx forplejning, rejser, tilbud m.v.) Copilot arbejder direkte i momsflowet og kræver ingen særskilt opsætning. Sådan præsenteres Copilots forslag For hver postering, hvor Copilot vurderer, at der kan være en afvigelse, vises: 1. Forslag til alternativ momskode Copilot foreslår en alternativ momskode baseret på mønstergenkendelse, momslogik og tidligere behandlingsmønstre, som du enten kan acceptere eller afslå med et enkelt klik. Forslaget er vejledende og skal altid vurderes fagligt.  2. En sikkerhedsscore Hvert forslag ledsages af en score fra 0–100%, som angiver Copilots vurdering af sandsynligheden for, at forslaget er relevant. Høj score (80% og opefter) Indikerer, at posteringen ligner mange tidligere tilfælde, hvor momskoden typisk ændres. Lavere score Indikerer større usikkerhed og behov for manuel gennemgang af bilag og forklaring. Scoren er et prioriteringsværktøj, ikke en afgørelse.  3. Forklaring Copilot viser en kort forklaring på, hvorfor posteringen er udpeget, så du hurtigt kan forstå baggrunden for forslaget og foretage din vurdering.  Vigtigt at vide Copilot: Træffer ikke beslutninger Godkender eller indberetter ikke moms Erstatter ikke dit faglige skøn Copilot er et forberedende værktøj, der hjælper med at strukturere og effektivisere gennemgangen, den endelige vurdering ligger altid hos dig. Sådan bruger du Copilot i praksis Gå til Rapporter → Momsopgørelse Vælg den momsperiode, der skal gennemgås Copilot gennemgår automatisk relevante posteringer Du får en oversigt over posteringer med forslag Gennemgå forslagene enkeltvis Accepter, tilpas eller afvis hvert forslag Indberet moms som normalt Der er ingen aktivering, Copilot er indbygget i momsflowet. Hvorfor bruge Copilot? Copilot hjælper med at: Reducere manuelle tjek i store datamængder Skabe et mere struktureret udgangspunkt for gennemgang Opdage potentielle afvigelser tidligere i processen Sikre et mere ensartet kvalitetsniveau på tværs af kunder Resultatet er mindre oprydning, færre overraskelser og en mere overskuelig momsperiode. Hvad bygger Copilot på? Copilot er udviklet på baggrund af den teknologi og erfaring, der ligger bag TaxHelper Business, og er nu integreret direkte i Billy. Løsningen bygger på: AI-baseret gennemgang af bogføringsdata og bilag Indbygget momslogik baseret på dansk lovgivning Analyse af mønstre på tværs af mange posteringer En forklaringsmodel, der gør anbefalingerne gennemskuelige Har du spørgsmål til Copilot, er du altid velkommen til at kontakte vores support på 89878700 eller på chatten.

Copilot: Momstjek for revisorer og bogholdere

Automatisk opsamling af kvitteringer via e-mail  Med Copilot integreret i Billy Copilot er en funktion i Billy, der automatisk opsamler kvitteringer og udgiftsbilag fra kundernes e-mail og importerer dem direkte i regnskabet. Det reducerer manuel upload, mindsker manglende dokumentation og giver et bedre datagrundlag, når regnskabet skal gennemgås. Kvitteringer og bilag placeres direkte under Bilag i Billy og behandles på linje med øvrig dokumentation. Hvad gør Copilot e-mail-opsamling? Copilot kan forbindes til én e-mailkonto ad gangen og gennemgår løbende indbakken for at finde: kvitteringer fakturaer andre udgiftsrelaterede bilag Bilag importeres automatisk, så dokumentationen samles løbende i stedet for at blive indhentet manuelt op til deadlines. Sådan fungerer Copilot i praksis Opret forbindelse til e-mail Gå til Udgifter → Bilag Vælg Copilot Klik på Åbn automatisering Forbind e-mailkontoen via den sikre login-proces Accepter betingelserne Der kan være én e-mailkonto tilknyttet ad gangen. Vælg startdato  Du kan vælge, hvornår Copilot skal begynde at opsamle bilag: Standard er dags dato Det er muligt at gå op til 3 måneder tilbage i tid Det gør det muligt at hente historiske bilag uden manuel gennemgang af indbakken. Automatisk scanning Når forbindelsen er oprettet, begynder Copilot at scanne e-mailindbakken efter relevante bilag. Den første scanning kan tage 10 minutter til 1 time, afhængigt af mængden af e-mails Når scanningen er færdig, opdateres siden automatisk Fundne bilag vises nu under Bilag i Billy Hvordan identificerer Copilot kvitteringer? Copilot gennemgår e-mails og vedhæftede filer for at identificere dokumenter, der relaterer sig til udgifter. Mapper som fx spam springes over Hvis en kvittering findes i selve e-mailen, konverteres den automatisk til PDF I tvivlstilfælde importeres dokumentet, så det kan vurderes manuelt Det er nemmere at fjerne et irrelevant dokument end at mangle et bilag ved gennemgang. Hvad betyder det for dig som revisor eller bogholder? Færre manglende bilag, når regnskabet overtages Mindre frem og tilbage med kunderne Mere komplet dokumentation samlet løbende Bedre forberedte regnskaber fra start Det giver en mere effektiv gennemgang og et bedre udgangspunkt for kvalitetssikring. Datasikkerhed og kontrol Datasikkerhed er en integreret del af Copilot: E-mails gemmes ikke Kun dokumenter relateret til udgifter hentes og opbevares Irrelevante dokumenter kan altid slettes Adgangen til e-mail kan til enhver tid fjernes Det er altid brugeren, der har kontrol over adgangen. En del af Copilot i Billy E-mail-opsamling af kvitteringer er en del af Copilot i Billy. Over tid vil Copilot blive udvidet med flere funktioner, der hjælper med at samle, forberede og strukturere regnskabsarbejdet yderligere.  Har du spørgsmål til Copilot, er du altid velkommen til at kontakte vores support på 89878700 eller på chatten.

Copilot: Automatisk opsamling af kvitteringer via e-mail

Hvis du har en bestemt kunde, hvor du altid sender fakturaen i en anden valuta fx USD, kan du opsætte kontakten sådan at fakturaen automatisk bliver oprettet i den valuta. På den måde kan du altså spare tid, i stedet for at skulle ændre det manuelt hver gang. Opsætning af kontakt Vælg Kontakter Klik ind på kontakten Klik Ret. Klik Tilføj felt. Vælg Valuta. Vælg den relevante valuta. Klik Gem. Fremadrettet når du opretter fakturaer til kunden, bliver fakturaen oprettet i den valgte valuta.

Sætte standard-valuta på en kundekontakt

Hvis du vil have forskellige leveringsmetoder til dine kunder, kan du sætte forskellige leveringsmetoder på hver kunde i Billy. Det gør du ved at rette kontakten og vælge leveringsmetode. Find og ret kontakten Vælg Kunder. Vælg den bestemte kontakt. Klik Ret. Klik Tilføj felt. Vælg E-mailleveringsmetode. Du kan vælge imellem Link til kundeportal eller Vedhæftning i e-mail. I dette tilfælde har vi valgt, at leveringsmetoden skal være vedhæftning i e-mail.

Opsæt særlige leveringsmetoder for bestemte kunder

Du kan indstille Billy til at sende automatiske fakturaer til de samme kunder, for de samme produkter eller ydelser, således du ikke skal manuelt oprette fakturaer hver gang. Den automatiske abonnementsfakturering kan justeres til at sende fakturaer månedligt, ugentligt, årligt eller bestemte datoer. Opret en abonnementsfaktura For at komme i gang med abonnementsfakturering skal du gøre således: Gå til Fakturering Tryk på Abonnementer Klik på Opret Abonnement Opret et abonnement Når du opretter et abonnement, så ligner det meget når du laver en faktura. Der er dog nogle ting som du skal være opmærksom på. Disse ting er: Periode: Her skal du definere fra hvornår abonnementet skal starte samt evt. slutte eller om det skal køre for evigt. Gentag: Hver tit abonnementet skal køre f. eks hver dag, uge, måned eller år. Handling: Hvad skal der ske når abonnementet skal køre:
- Kladde: Opretter automatisk en fakturakladde
- Godkend: Fakturaen bliver oprettet
- Godkend + e-mail: Faktura bliver oprettet og sendt til kunden (gælder kun ved e-mail afsendelse og ikke EAN) Du skal være opmærksom på, at du har valget mellem at oprette en Fast linje eller en Engangslinje. Når du har trykket Tilføj Linje, får du muligheden at vælge om det skal være en Fast linje (gentagende linje) eller Engangslinje:  Fast linje vil pr. automatik indgå i alle de fakturaer, som bliver sendt fremover for dette abonnement. Engangslinje vil alene indgå i den næste faktura, hvorpå den bagefter bliver slettet. Du kan tilføje flere modtagere på abonnementsfakturaen, hvis nu den for eksempel skal sendes til din kundes bogholder. Du kan få en dybere gennemgang af abonnementsmodulet i videoen i bunden af artiklen.   Fakturavariabler på abonemmentsfakturaen I abonnementsmodulet har du også mulighed for, at påføre abonnementsfakturaen fakturavariabler. Dette gøres i beskrivelsen ved produktet, og det ændres automatisk til at passe måned for måned.  Liste over fakturavariabler: {{invoiceNo}} Faktura nr. {{entryDate}} Fakturadato (YYYY-MM-DD) {{dueDate}} Seneste betalingsdato (YYYY-MM-DD) {{week}} Ugenummer {{month}} Månedens navn {{year}} Årstal {{nextMonth}} Næste måneds navn {{nextMonthYear}} Årstal for næste måned {{amount}} Beløb {{contact.name}} Kontakt navn {{entryDate}} Faktura dato {{dueDate}} Betalingsdato #VIDEO https://www.youtube.com/embed/r9Skn93-Ii4

Opret abonnementsfakturering

I Billy har du mulighed for at angive rabatter i procent eller i kroner når du sender en faktura til din kunde. Denne artikel viser dig hvordan du tilføjer en rabatsats på en faktura. Vælg Fakturering i venstremenuen. Vælg Faktura  Vælg Opret faktura i øverste højre hjørne. Vælg den kunde du ønsker at sende fakturaen til under Vælg kunde. Vælg et produkt. Klik på + Tilføj linje hvis du skal tilføje et produkt. Før musen til højre og klik på Slå rabat til/fra. Vælg om du vil give rabatten i en prosent sats eller i kroner. Du kan nu indtaste den ønskede procent sats eller det ønskede rabat beløb i feltet under antal. Du har også mulighed for at indtaste en tekst i feltet Evt. rabattekst. Klik på Godkend. Sådan ser din faktura ud med rabat. Vælg til sidst om du vil sende fakturaen som e-mail, udskrive som PDF eller markér som sendt.

Sådan tilføjer du rabat på en fakturalinje

Det er vigtigt at få den rigtige opsætning på dine produkter, når du opretter dem i Billy. Denne hjælpeartikel viser, hvordan du opretter et produkt, og hvilke ting du skal være opmærksom på. For at oprettet et produkt skal du gøre følgende: Vælg Fakturering. Vælg Produkter. Klik Opret produkt. Her har du en række muligheder: Du har mulighed for indtaste navnet på dit produkt, samt give en beskrivelse af produktet, som vil blive vist på dine fakturaer. Du kan give produktet et produktnr., samt leverandørens produktnr. Derefter kan du sætte en fast pris på produktet, så det går hurtigere at udfylde fakturaen i fremtiden. Du kan tilføje et billede på din faktura, så din kunde kan nøjes med at klikke på fakturaen, for at se hvad de har købt. Når du opretter et produkt, er det vigtigt at vælge den rigtige indtægtskategori og rigtige momssats. Indtægtskategorien skal være en indtægtskonto, og i Billy er der en standardkonto for dette: ”Salg”. Denne konto skal bruges til dine produkter. Derefter skal du vælge momssatsen, og her skal du som hovedregel vælge ”Normalt salg af varer” eller ”Normalt salg af ydelser”. Der er undtagelser, hvor du kan sælge dit produkt eller ydelse momsfrit, men som sagt, skal der næsten altid salgsmoms på dine fakturaer. Det er vigtigt at notere, at der er forskel på ydelser og varer. Du skal være sikker på, hvad du tilbyder, når du vælger momssatsen. En god huskeregel er, at varer er produkter, som du kan holde i hånden og røre.

Oprettelse af produkter i Billy

I Billy har du mulighed for at tilføje en kontaktperson øverst på din faktura. Dette kan du gøre imens du opretter fakturaen ved at gå: Vælg dropdown menuen ved Att. Klik Opret ny Indskriv navn og E-mail Klik Gem Så er kontaktpersonen oprettet, og du kan se det på den udskrevet faktura.