Automatisk opsamling af kvitteringer via e-mail

Med Copilot integreret i Billy

Copilot er en funktion i Billy, der automatisk opsamler kvitteringer og udgiftsbilag fra kundernes e-mail og importerer dem direkte i regnskabet. Det reducerer manuel upload, mindsker manglende dokumentation og giver et bedre datagrundlag, når regnskabet skal gennemgås.

Kvitteringer og bilag placeres direkte under Bilag i Billy og behandles på linje med øvrig dokumentation.

Hvad gør Copilot e-mail-opsamling?

Copilot kan forbindes til én e-mailkonto ad gangen og gennemgår løbende indbakken for at finde:

• kvitteringer
• fakturaer
• andre udgiftsrelaterede bilag

Bilag importeres automatisk, så dokumentationen samles løbende i stedet for at blive indhentet manuelt op til deadlines.

Sådan fungerer Copilot i praksis

Opret forbindelse til e-mail

Gå til Udgifter → Bilag

Vælg Copilot

Klik på Åbn automatisering

Forbind e-mailkontoen via den sikre login-proces

Accepter betingelserne

Der kan være én e-mailkonto tilknyttet ad gangen.

Vælg startdato

Du kan vælge, hvornår Copilot skal begynde at opsamle bilag:

• Standard er dags dato
• Det er muligt at gå op til 3 måneder tilbage i tid

Det gør det muligt at hente historiske bilag uden manuel gennemgang af indbakken.

Automatisk scanning

Når forbindelsen er oprettet, begynder Copilot at scanne e-mailindbakken efter relevante bilag.

• Den første scanning kan tage 10 minutter til 1 time, afhængigt af mængden af e-mails
• Når scanningen er færdig, opdateres siden automatisk
• Fundne bilag vises nu under Bilag i Billy

Hvordan identificerer Copilot kvitteringer?

• Copilot gennemgår e-mails og vedhæftede filer for at identificere dokumenter, der relaterer sig til udgifter.
• Mapper som fx spam springes over
• Hvis en kvittering findes i selve e-mailen, konverteres den automatisk til PDF
• I tvivlstilfælde importeres dokumentet, så det kan vurderes manuelt

Det er nemmere at fjerne et irrelevant dokument end at mangle et bilag ved gennemgang.

Hvad betyder det for dig som revisor eller bogholder?

• Færre manglende bilag, når regnskabet overtages
• Mindre frem og tilbage med kunderne
• Mere komplet dokumentation samlet løbende
• Bedre forberedte regnskaber fra start

Det giver en mere effektiv gennemgang og et bedre udgangspunkt for kvalitetssikring.

Datasikkerhed og kontrol

Datasikkerhed er en integreret del af Copilot:

• E-mails gemmes ikke
• Kun dokumenter relateret til udgifter hentes og opbevares
• Irrelevante dokumenter kan altid slettes
• Adgangen til e-mail kan til enhver tid fjernes

Det er altid brugeren, der har kontrol over adgangen.

En del af Copilot i Billy

E-mail-opsamling af kvitteringer er en del af Copilot i Billy. Over tid vil Copilot blive udvidet med flere funktioner, der hjælper med at samle, forberede og strukturere regnskabsarbejdet yderligere.

Har du spørgsmål til Copilot, er du altid velkommen til at kontakte vores support på 89878700 eller på chatten.