I denne artikel vil jeg fokusere på, hvordan du får mest muligt ud af roller i dit administratormodul.

Rollers primære formål er at sikre, at du som ejer af administratorkontoen kan skabe overblik/begrænsninger for dine kollegaer eller medarbejdere. 
Ved at opsætte og tildele roller kan du inddele dine kunder i Billy i porteføljer, så medarbejder X har adgang til virksomheden en, to og tre, men ikke fire, fem og seks. Eller fx hvis du skal have en ekstern revisor tilknyttet en specifik kunde ifm. med revision. 
Det enkelte brugsmål kender reelt ikke grænser. 

For at komme i gang med roller skal du logge på dit administratormodul, og derefter gå til "Roller" (se figur 1).

Her kan du se, hvilke roller der allerede er opsat, og hvilke brugere der er tildelt disse roller. 
Her kan du vælge at tildele brugere eksisterende roller. Dette gøres ved at klikke på en given rolle, og herefter tilføje den bruger du ønsker at tildele rollen (se figur 2).


Du kan også vælge at tilrette/modificere den eksisterende rolle ved at klikke på "Ret rolle". 

Opsætning af en ny rolle gøres fra den primære rolle-side. 
Her klikker du på "Opret rolle", og herefter tildeler du rollen et navn samt en beskrivelse. For at opnå bedst muligt resultat er det vores anbefaling at du giver både rolle og beskrivelse en retvisende og fyldestgørende beskrivelse (se figur 3).

For mere komplekse roller kan du vælge at inddrage eksisterende rollers rettigheder i den nye rolle. Dette gøres ved at vælge eksisterende roller under oprettelse (se figur 3). 

TIP skal du derimod opsætte en særskilt eller din første rolle, anbefaler vi ikke at inddrage eksisterende rollers rettigheder. 

Efter du har givet din rolle navn og beskrivelse, skal du trykke "Gem" (du kan altid opdatere din rolles navn og beskrivelse).

Dernæst præsenteres du for rollens to hovedaktører (se figur 4): 
Brugere: hvilke brugere på administratorkontoen skal denne rolle gælde for. Her vælges de ønskede brugere ved at trykke på den grå slider, så den bliver blå. Når slideren er blå ud for en bruger, er rollen gældende for brugeren. 
Virksomheder: Her vises alle de virksomheder som er ejet eller tilknyttet din administratorkonto. På eksakt samme vis som for brugere angiver du ud for hver virksomhed , om den rolle skal træde i effekt eller ej. 

TIP hvis en virksomhed mangler her, så kontrollér at adgangen til den manglende virksomhed er givet til din administratorkonto. Det kan være sket frem til Billy introducerede det nye Invitations-flow i ultimo 2022.  Du løser dette ved at sikre at virksomheden inviterer din administratorkonto.

Der er ingen begrænsning i antallet af brugere eller virksomheder, der kan være en del af en rolle. Ligeledes kan brugere og virksomheder være en del af lige så mange roller som du ønsker. 

Efter du har valgt de ønskede brugere og virksomheder, trykker du igen på "Roller", og din rolle er nu aktiv (se figur 5).

Læs, hvordan du får mest muligt ud af roller i dit administratormodul. 

Sådan bruger du roller i dit administratormodul

Læs, hvordan du får mest muligt ud af roller i dit administratormodul.

Billy & Kontolink webinar marts 2023.pdf

Du kan se eller gense vores webinar, der omhandler samarbejdet mellem Kontolink og Billy. Her får du en gennemgang af Kontolink kan, og hvordan det fungerer i samspil med Billy.

Du kan downloade vores præsentation fra webinaret her

#VIDEO https://www.youtube.com/embed/K7vRB2h5cGo

Se eller gense vores webinar, der omhandler samarbejdet mellem Kontolink og Billy.

Webinar: Automatisér dit regnskab

Du kan se eller gense vores webinar, der omhandler interne licenser i Billy. Her får du et hurtigt overblik over, hvordan du sætter dem op og hvilke fordele, der er ved dem. 

Webinar, 14.02.23.pdf


Download præsentationen fra webinaret her


#VIDEO https://www.youtube.com/embed/PVtnpu9lO0E

Se eller gense vores webinar, der omhandler interne licenser i Billy.

Webinar: Få styr på dine interne licenser

I denne artikel vil jeg fokusere på, hvordan du sikrer dig, at dine kunder er sat korrekt op fra start. Så undgår du fejl med fx. fortløbende fakturaserie eller fejlangivet momsfrekvens. 

Om end det er en helt ny kunde eller en eksisterende kunde du er ved at flytte til Billy, så kan du med fordel læse vores artikel omkring import af primobalance i sammenhæng med denne.

Først og fremmest skal du logge på den virksomhed, du ønsker at sætte op.  Dernæst skal du gå til "Indstillinger", her vælger du "Regnskab" (se figur 1). Lad os først fokusere på venstre side af regnskabsindstillingerne. 


Billy har selv hentet data fra CVR og udfyldt virksomhedens regnskabsår samt første regnskabsår. Du har naturligvis mulighed for at rette dette. Hertil har systemet også selv antaget at momsfrekvensen er kvartalvis og at standardkontoen til bankgebyrer er 2320 - Gebyrer.

Det er også her du kan fortælle systemet at virksomheden er fritaget for moms.  Dette gøres lige under momsfrekvens (figur 2).

TIP få sat momsfrekvensen korrekt her, så overblikssiden, samt Billys momsmodul henter og viser data for korrekt periode. Har du importeret eller på anden vis modificeret standardkontoplanen, er det vigtigt du sikrer dig at kontoen til bankgebyrer fortsat er korrekt.

Herunder finder du bankafstemningsindstillinger, som bestemmer fra hvilken dato bankmodulet skal hente banklinjer fra. 
Det vil give dig en markant forbedret oplevelse at få indstillet denne, da systemet ellers vil hente banklinjer ind, og stille dem som uafstemte selvom du måske har afstemt i et andet system eller uden vores bankmodul.

I venstre side af regnskabsindstillinger skal du være særligt opmærksom på standardopsætningen for konto til betaling af regninger, såfremt du har modificeret eller importeret din egen kontoplan (se figur 3).

Lige under finder du kontoens unikke email. Denne mail kan være særlig praktisk at du og din kunde har gemt i jeres mail systems kartotek, idet alt materiale sendt til denne mail automatisk indlæses i Billy og tilføjes i bilagsindbakken.

Herunder har du mulighed for at oprette specifikke momskonti og rubrikker. Dette gøres i indstillinger for momsopgørelse. 

Skal du eller din kunde benytte Billys fakturamodul, så er det en god idé at sikre at fakturaindstillinger er sat efter hensigt. Start med at gå til "Faktura" (se figur 4). På denne side kan du ændre i standardindstillinger for de faktura der udstedes via mobil-appen eller web-appen. 

Du skal bl.a. tage stilling til: 
1. Standardkonto for indbetaling af faktura
2. Næste fakturanummer
3. Standard salgskonto
(se figur 5)

Står standardkontoen for indbetaling af faktura korrekt? I udgangspunktet henter Billy 5710 - Bank ind som betalingskonto, men betales der altid kontant eller via fx Mobilepay, har du måske opsat en konto til dette. Lige vel kan du have uploadet en ny kontoplan. I disse tilfælde er det vigtigt du får indstillet en ny standardkonto.


Har virksomheden tidligere udskrevet faktura er det vigtigt at få sat det næste fakturanummer korrekt. På den måde undgår du gentagende fakturanumre.  

Slutteligt skal du ligesom med standardkonto for indbetaling af faktura her sikre dig, at systemet er indstillet med den korrekte konto for salg såfremt du har modificeret kontoplanen.

Sådan sikrer du dig, at dine kunder er sat korrekt op fra starten.

Sådan sikrer du dig, at dine kunder er sat korrekt op fra starten, så du undgår fejl og dobbeltarbejde. Læs mere her.

Opsætning af en ny kunde i Billy

I denne artikel vil jeg fokusere på, hvordan du sikrer dig, at du har de konti i kontoplanen, som din kunde har behov for - eller som du arbejder bedst med. 

Enhver virksomhed oprettet i Billy er tildelt vores standardkontoplan. Standardkontoplanen er designet til at rumme en variation af brancher, og du vil derfor opleve at mange af dine kunder i udgangspunktet vil kunne benytte denne. 

Men opstår behovet for at modificere kontoplanen, kan du via dit kundeoverblik navigere til den givne kunde (se figur 1).

Dernæst skal du gå til "Indstillinger", efterfulgt af "Regnskab", og slutteligt trykke på "Redigér kontoplon" (se figur 2).


Du er nu navigeret til kontoplanen. Herfra kan du nemt oprette nye konti.
Hvis du fx ønsker en ny indtægtskonto, kan du nemt oprette en sådan ved at trykke "Opret konto" øverst til højre (se figur 3).  
I udgangspunktet er vores anbefaling at modificere kontoplanen efter denne opskrift, såfremt det blot er enkelte og/eller simple ændringer der skal foretages. 
Bemærk at det ikke er muligt at slette eksisterende konti i standardkontoplanen. 


Har du behov for at ændre adskillige konti eller måske lave grundlæggende ændringer, har du mulighed for at importere en kontoplan efter eget ønske. 

For at importere og erstatte standardkontoplanen skal du fortsat være under "Kontoplan" på den virksomhed du ønsker at modificere kontoplanen på.

Dernæst skal du klikke på importér kontoplan (se figur 4). 

Du vil nu få præsenteret en side, hvor du har mulighed for at indlæse din ønskede kontoplan.
For at sikre dig, du indlæser et format Billy kan tyde, anbefaler vi, at du først downloader standardkontoplanen (se figur 5). 

Åben den downloadede standardkontoplan i Excel/sheets. Her kan du se det format Billy har behov for at indlæse din ønskede kontoplan i. Særlig vigtigt er det at de 14 systemkonti der fremgår af vores standardkontoplan er en del af din kontoplan (se figur 6)

TIP Din ønskede kontoplan skal indlæses i CSV-format.

Opsæt kontoplanen så den passer til din kundes behov.

Sådan konfigurer du kontoplanen i Billy

I denne artikel vil jeg fokusere på hvordan du får mest muligt ud af bruger-roller på interne licenser. 

Du kan enten læse artiklen, ellers kan du se en kort video herunder omkring det.

#VIDEO https://www.youtube.com/embed/xDA7Pwtnn5U


På Billys Internal PLUS og Internal SMART-licenser er en af fordelene, at din klient kan bidrage til regnskabet.
Nedenfor vil jeg kort opsummere de rolle-muligheder du kan tildele dine klienter på interne licenser.

Internal PLUS
Du har mulighed for at invitere din klient to niveauer. 
1. Uploader: Din klient får en begrænset adgang til Billy. Med Uploader-rollen kan din kunde uploade materiale via web og mobil-app. 
2. Faktura: Foruden ovenstående rettighed, får din klient nu adgang til Billys fulde fakturamodul. 

Internal SMART
1. Uploader: Din klient får en begrænset adgang til Billy. Med Uploader-rollen kan din kunde uploade materiale og forbinde bankkonto/ti via web og mobil-app. 
2. Faktura: Foruden ovenstående rettighed, får din klient nu adgang til Billys fulde fakturamodul. 

Læs mere om roller og rettigheder på eksterne licenser her

Om end du vil oprette en Uploader, Faktura-og/eller begge på en intern licens gøres dette på virksomhedsniveau. 

Start med at identificer den virksomhed du gerne vil opsætte roller på. Dette kan (fx) gøres fra din administratorkontos abonnementsoverblik. Her kan du let se hvilke interne licenser du et givent øjeblik har aktive, og hvilke licens-typer du har. (se figur 1) 

Figur 1

Gå herefter til den ønskede virksomhed, og gå via Indstillinger til Brugere. 
Her kan du administrerer eksisterende bruger-roller (se figur 2) 

Figur 2

Herfra kan du altid invitere nye brugere, rette i roller og helt fjerne adgange. 

Rigtig god fornøjelse. 

Læs mere om hvordan du får det meste ud af bruger-roller på dine interne licenser i Billy.

Sådan bruger du bruger-roller på interne licenser

En af de unikke fordele ved at være administrator ved Billy er vores administratormodul. Administratormodulet rummer en lang række muligheder og styringsværktøjer til din Billy-portefølje. 

I denne artikel vil jeg fokusere på, hvordan du sikrer dig et overblik over dine egenbetalte abonnementer/licenser i Billy.
Som en specifikation af hvilke abonnementer/licenser du som administrator afregner med Billy, har du mulighed for at få et hurtigt overblik på administratormodulets "Abonnementer"-side.

Du navigerer til "Abonnementer"-siden ved at logge på din administratorkonto i Billy, og herefter går du til "Abonnementer" (se figur 1).


Midt på siden er Abonnementer-sektionen. Abonnementer-sektionen er inddelt i to primære undersektioner: Licenspakker og Organisationer.
Licenspakker giver dig indblik i hvilke licenspakker du har. Endvidere kan du her se kapaciteten i dine købte licenspakker. 
TIP Licenspakker kan kun købes via kontakt til Billy, så kontakt os på partner@billy.dk.

Organisationer viser dine egenbetalte organisationer, deres abonnement/licens og prisen på denne. 
Bemærk at organisationer. der bruger kapacitet i en licenspakke vil fremgå med en pris på 0 DKK/md. Dette er grundet afregning for kapaciteten i licenspakken (se figur 2).

TIP valg af abonnement/licens gøres på kunden i dit administratormodul. Gå til "Kunder", find den virksomhed du ønsker at ændre abonnement/licens på, tryk ind på den og vælg nyt abonnement/licens (se figur 3, hvor der skiftes fra Internal Core til Internal 10-pack).


Yderst til højre på "Abonnementer"-siden kan du styre, hvordan du betaler for dine abonnementer/licenser, dette gøres under "Betalingsmetoder". Her kan du tilføje eller skifte betalingskort til afregning af egenbetalte abonnementer (se figur 4+5).

TIP betaling af abonnementer trækkes fra dit tilmeldte betalingskort den første hverdag i måneden, og dækker den kommende måned. 

Få et nemt overblik over dine egenbetalte licenser i Billy.

Sådan administrerer du dine abonnementer/licenser

Hvis din kunde har haft regnskab et andet sted, kan du indtaste kundens åbningsbalance i programmet. Vi anbefaler, at du laver åbningsbalancen i Excel for derefter at importere den ind til kassekladden. Se eksempel her på korrekt import af en åbningsbalance til kassekladden:

1. Udfyld de relevante rækker i Excel. Den første række (række 1), skal altid være kolonneoverskrifter. Denne række bliver ignoreret ved import, det samme gælder for tomme rækker. Rækkerne skal udfyldes med tilhørende overskrifter:
Type, Bilagsnr, Dato, Tekst, Kontonr og Debet (se figur 1).

2. Kolonnerne fra A til F i Excel-arket skal have nedestående værdier. (OBS: Det er ikke tilladt at bytte rundt på dem).

Kolonne A: Ved Type skal du define rækken som et Finansbilag (F). Brug gerne F som forkortelse. 

Kolonne B: Her indtaster du det ønskede bilagsnummer på transaktionen. Hvis du sætter det samme bilagsnummer på flere linjer bliver det til én transaktion. Da du er i gang med at indtaste en åbningsbalance, skal du vælge det første bilagsnummer (1) på alle linjer.

Kolonne C: Datoen bliver indtastet i række C. Da åbningsbalancen lægges ind pr. 31-12-22, vælges kun 31-12-22 som dato på alle linjer (hvis åbningsbalancen er for 2022).

Kolonne D: I kolonne D kan du komme med en beskrivelse af posteringen. 

Kolonne E: Kontonummer bestemmer hvilken konto, der bliver bogført på. Her er det vigtigt at vælge det rigtige kontonummer som er i Billy. F.eks. Salg af varer har standardkontonummer 1110 i Billy.

Kolonne F: Beløbene sættes i Debet. Hvis der er indtastet et negativt beløb i debet, bliver det automatisk krediteret.


Korrekt opstillet åbningsbalance i Excel:


3. Du har nu klargjort Excel-arket til import til kassekladden. Når du har lavet alle posteringerne, og sikret dig at arket overholder de forskellige forhold, gemmer du filen som CSV-fil (semikolonsepareret).

4. Import af kassekladden: For at importer CSV-filen til kassekladden går du til:

Hvis der er fejl i din fil, vil programmet automatisk fortælle dig hvad fejlen er, og evt. hvilken række og kolonne det drejer sig om. 

Læs hvordan du importerer en åbningsbalance i Billy.

Import af åbningsbalance i Billy

En af de unikke fordele ved at være administrator ved Billy, er vores administratormodul. Administratormodulet rummer en lang række muligheder og styringsværktøjer til dit Billy-portefølje. 

I denne artikel vil jeg fokusere på hvordan du via administratormodulet kan oprette og skifte mellem licenser.

Oprettelse af en virksomhed via administratormodulet gøres let og i nogle få simple skridt.
Efter at have logget på din administratorkonto, navigerer du til fanen i venstre side, som hedder "Kunder". Hernæst skal du vælge "Opret virksomhed" øverst til højre i dit skærmbillede (Se figur 1).

Herpå starter Billys oprettelses-flow (se figur 2).
Her skal der tages stilling til hvilken virksomhed der skal oprettes, og hvilken form for licens der passer til kunden. 

Det første der skal udfyldes er virksomhedens CVR eller juridiske navn. Da Billy er integreret med CVR, så hentes stamdata automatisk efter valg af foreslået virksomhed.
OBS. er den stamdata Billy henter ind fra CVR misvisende, har du altid mulighed for at rette i dette. Det gør du ved at klikke på knappen under søgefeltet. Herpå kan du indtaste stamdata direkte.  

TIP skal du oprette fx et forældrekøb uden CVR er det ved manuel indtastning du kan oprette disse. Dette kan lade sig gøre, da CVR-nummeret ikke er påkrævet. 

Det næste der skal udfyldes er ejer af virksomheden. Med ejer menes hvem der ejer licensen i Billy, og altså ikke virksomhedens reelle/juridske ejer.
I udgangspunktet er anbefalingen, at du vælger "Admin", som ejer (altså dig/den administratorkonto du er en del af). Dette anbefales, da de virksomheder du opretter i udgangspunktet skal have fuld råderet over.  
TIP de virksomheder du ejer i Billy er de virksomheder, du afregner for i Billy. Du kan altid se og administrere dine abonnementer i administratormodulet under "Abonnementer". 

Slutteligt skal der vælges licens/abonnement for virksomheden.
Efter dette trykkes på "Opret virksomhed" og så er virksomheden nu aktiv og er at finde under "Kunder" i dit administratormodul.   

TIP finder du ud af at kunden har behov for fx. Internal SMART, og ikke Internal PLUS, kan du altid opgraderer efter oprettelse. Virksomheden er altså ikke låst med ét abonnement (se figur 3). Du kan læse mere om interne licenser, hvis du har behov for at se forskellene. 


Efter oprettelse af virksomheden skal virksomheden konfigureres korrekt, så du/kunden eller jer begge kan påbegynde regnskabet i Billy. Bemærk at har du oprettet Internal PLUS eller SMART, skal du huske at invitere din kunde så han/hun kan sende dig materiale og forbinde bank. Læs mere om roller og rettigheder.
TIP du kan også tildele din kunde rettighed til at skrive faktura din internal PLUS/SMART licens for 59 DKK/md.

Læs her, hvordan du opretter virksomheder og nemt kan skifte mellem licenser.

Revisor

Roller i dit administratormodul

Webinar: Automatisér dit regnskab

Webinar: Få styr på dine interne licenser

Opsætning af en ny kunde i Billy

Sådan konfigurer du kontoplanen i Billy

Bruger-roller på interne licenser

Sådan administrerer du dine abonnementer/licenser

Import af åbningsbalance i Billy

Sådan opretter du en virksomhed

Om os

Revisor

Samarbejde

Links