I denne artikel vil jeg fokusere på, hvordan du får mest muligt ud af roller i dit administratormodul.
Rollers primære formål er at sikre, at du som ejer af administratorkontoen kan skabe overblik/begrænsninger for dine kollegaer eller medarbejdere.
Ved at opsætte og tildele roller kan du inddele dine kunder i Billy i porteføljer, så medarbejder X har adgang til virksomheden en, to og tre, men ikke fire, fem og seks. Eller fx hvis du skal have en ekstern revisor tilknyttet en specifik kunde ifm. med revision.
Det enkelte brugsmål kender reelt ikke grænser.
For at komme i gang med roller skal du logge på dit administratormodul, og derefter gå til "Roller" (se figur 1).
Her kan du se, hvilke roller der allerede er opsat, og hvilke brugere der er tildelt disse roller.
Her kan du vælge at tildele brugere eksisterende roller. Dette gøres ved at klikke på en given rolle, og herefter tilføje den bruger du ønsker at tildele rollen (se figur 2).
Du kan også vælge at tilrette/modificere den eksisterende rolle ved at klikke på "Ret rolle".
Opsætning af en ny rolle gøres fra den primære rolle-side.
Her klikker du på "Opret rolle", og herefter tildeler du rollen et navn samt en beskrivelse. For at opnå bedst muligt resultat er det vores anbefaling at du giver både rolle og beskrivelse en retvisende og fyldestgørende beskrivelse (se figur 3).
For mere komplekse roller kan du vælge at inddrage eksisterende rollers rettigheder i den nye rolle. Dette gøres ved at vælge eksisterende roller under oprettelse (se figur 3).
TIP skal du derimod opsætte en særskilt eller din første rolle, anbefaler vi ikke at inddrage eksisterende rollers rettigheder.
Efter du har givet din rolle navn og beskrivelse, skal du trykke "Gem" (du kan altid opdatere din rolles navn og beskrivelse).
Dernæst præsenteres du for rollens to hovedaktører (se figur 4):
Brugere: hvilke brugere på administratorkontoen skal denne rolle gælde for. Her vælges de ønskede brugere ved at trykke på den grå slider, så den bliver blå. Når slideren er blå ud for en bruger, er rollen gældende for brugeren.
Virksomheder: Her vises alle de virksomheder som er ejet eller tilknyttet din administratorkonto. På eksakt samme vis som for brugere angiver du ud for hver virksomhed , om den rolle skal træde i effekt eller ej.
TIP hvis en virksomhed mangler her, så kontrollér at adgangen til den manglende virksomhed er givet til din administratorkonto. Det kan være sket frem til Billy introducerede det nye Invitations-flow i ultimo 2022. Du løser dette ved at sikre at virksomheden inviterer din administratorkonto.
Der er ingen begrænsning i antallet af brugere eller virksomheder, der kan være en del af en rolle. Ligeledes kan brugere og virksomheder være en del af lige så mange roller som du ønsker.
Efter du har valgt de ønskede brugere og virksomheder, trykker du igen på "Roller", og din rolle er nu aktiv (se figur 5).
Fedt, du har nu oprettet en rolle.
