Generelle forretningsbetingelser

1. Almene bestemmelser

a. Ved bestilling af serviceydelser og anvendelse af software hos Billy ApS (herefter kaldet Leverandøren) accepterer køber (herefter kaldet Kunden) nærværende forretningsbetingelser. Accept sker ved afkrydsning under tilmelding.

b. Leverandøren har ret til at ændre i forretningsbetingelserne, under forudsætning af at dette er kommunikeret til Kunden 14 dage i forvejen. Herefter modtager Kunden de gældende forretningsbetingelser, hver gang Leverandøren sender faktura ud via e-mail. Det påhviler Kunden til enhver tid at holde sig ajour med de gældende forretningsbetingelser.

Revisionsvirksomheder, administrationsbureauer og lignende kan acceptere disse Vilkår på Kundens vegne, herunder ved nytegning, idet de herved indestår for, at der foreligger fornøden fuldmagt hertil, og at Kunden forudgående er blevet behørigt informeret om Vilkårene.

Kunden vil under sit arbejde med Leverandørens software få mulighed for at skrive kommentarer på faktura til kunder og på bilag modtaget fra leverandører. Bemærkninger, der falder inden for kategorierne nedenfor, er at betragte som Følsomme Personoplysninger og bør ikke behandles i et ERP-system. Leverandøren opfordrer til, at Kunden finder et journalsystem eller lignende, der er velegnet til håndtering af sådanne data. Dette indebærer, at eventuelle kunder skal behandles under et pseudonym i ERP-systemet, eks. deres patientnummer i journalsystemet.

2. Abonnement og vilkår

a. Fra den dag, Kunden tilmelder sig Leverandørens abonnement, kan Kunden ubegrænset prøve softwaren i 30 dage.

b. Ved indtastning af Kundens kortoplysninger accepteres, at Billy, periodevis, må trække et beløb svarende til det valgte produktmix og periode.

c. Første faktureringsperiode starter tidligst 30 dage efter, at Kunden har oprettet en konto hos Leverandøren, ellers starter første fakturaperiode på datoen, hvor kortoplysninger afgives første gang. Fakturaperioden er forudbetalt.

d. Kundens abonnement vil blive fornyet automatisk i sin eksisterende sammensætning af produktmix og periode, indtil Kunden skriftligt afmelder sig hos vores Hjælpecenter.

e. Kundens abonnement giver Kunden adgang til at bruge Leverandørens software til det antal posteringer, brugere, tillægsmoduler m.v., der er indeholdt i det af Kunden valgte produktmix.
i. Såfremt Kunden ændrer sit produktmix, vil evt. nye funktioner være tilgængelige med det samme, mens evt. fravalgte funktioner vil være tilgængelige indtil udgangen af igangværende fakturaperiode.

ii. Evt. tilvalg af nye funktioner vil blive afregnet pro rata for første fakturaperiode, og pengene vil blive trukket sammen med betaling for den efterfølgende fakturaperiode.

iii. Såfremt Kunden har behov for yderligere posteringer, vil abonnementet og produktmix automatisk blive opgraderet, når posteringsgrænsen overskrides. Kunden accepterer, at prisen tilsvarende vil blive forøget.

iv. Ved udvidelse af abonnementet kan enkelte funktioner, ydelser og tillægsmoduler være tilknyttet selvstændige betingelser, der skal accepteres i tillæg til disse Vilkår, før de kan anvendes.

f. I tilfælde af, at revisionsvirksomheder, administrationsbureauer og lignende anvender administratormodulet og betaler for brugen af Leverandørens service, vil de have den endelige råderet over brugen af Leverandørens service.

3. Opsigelse og varighed af abonnement

a. Kunden kan til enhver tid opsige sit abonnement. I så fald vil Kundens abonnement ikke blive fornyet, når løbende fakturaperiode udløber.

b. Der er ingen refundering eller fortrydelsesret for igangværende fakturaperioder. Dvs. at et abonnement, som er indbetalt, ikke refunderes. Hvis en Kunde fx betaler 12 mdr. forud, kan dette beløb ikke refunderes, selv om Kunden stopper med at benytte Leverandørens services midt i perioden.

c. Opsigelse skal ske ved skriftlig eller telefonisk henvendelse til vores Hjælpecenter, som bliver bekræftet efterfølgende per mail. Efter opsigelse forpligter Leverandøren sig ikke yderligere over for Kunden.

d. Ved endt abonnement er leverandøren ikke længere forpligtet til at opbevare Kundens data.

e. Kunden kan i Leverandørens software ændre sit produktmix og foretage nedgradering af abonnementet. Nedgraderinger træder i kraft fra den følgende fakturaperiode.

f. Leverandøren kan opsige et abonnement med et varsel på 3 måneder plus løbende fakturaperiode eller uden varsel ved Kundens væsentlige misligholdelse af de Generelle Forretningsbetingelser eller ved Kundens konkurs eller insolvens.

4. Abonnementets omfang og anvendelse

a. Kunden opnår i overensstemmelse med disse forretningsbetingelser en ikke-eksklusiv adgang til at anvende Leverandørens service og produktmix. Leverandørens service stilles til rådighed online som "software as a service". Kunden erhverver ikke Leverandørens service eller en kopi eller del heraf og opnår ikke licens til at afvikle Leverandørens Software, undtagen som software as a service.

b. Et abonnement kan overdrages til tredjemand, på Kundens ønske og skriftlige tilkendegivelse herom. Leverandøren vil forlange dokumentation på kundens identitet inden overdragelse. Et abonnement med ubetalte fakturaer, forfaldende og ikke forfaldende, kan ikke overdrages.

c. Kunden indestår for og har det fulde ansvar for de tredjeparter, som Kunden giver adgang til Leverandørens Service, eller som bruger Kundens login-detaljer.

d. Kunden skal sikre, at Leverandørens service ikke bliver anvendt på en måde, som kan skade Leverandørens navn, omdømme eller goodwill, eller som er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering.

e. Revisionsvirksomheder, administrationsbureauer og lignende, der anvender administratormodulet på vegne af egne kunder, må kun anvende dette modul selv, og modulet og Leverandørens service generelt må ikke gøres tilgængeligt for disses kunder. Såfremt dette sker, vil det blive anset som en væsentlig misligholdelse.

5. Priser og betalingsbetingelser

a. Gældende priser kan til enhver tid findes på Leverandørens hjemmeside.

b. Leverandøren forbeholder sig til enhver tid retten til at justere prisen med to ugers varsel.

c. Alle priserne er angivet i danske kroner og er ex. moms.

d. Betales abonnementet ikke rettidigt, spærres Kundens konto efter 14 dage, hvor Leverandøren også sender rykker 1. Alle rykkere er uden gebyr.

e. Abonnementet anses for værende aktivt, indtil Kunden aktivt framelder sig til Leverandørens support, eller har en Faktura, der er forfalden med mere end 11 måneder. Leverandøren vil fortsætte med at fakturere gennem hele denne periode.

f. Kunden accepterer, at fakturaer og rykkere sendt pr. e-mail til den af Kunden angivne e-mailadresse skal anses for leverede, når de er afsendt af Billy ApS.

6. Ansvarsbegrænsning

a. Leverandøren tager forbehold for programmeringsfejl og servernedbrud og kan ikke holdes ansvarlig for direkte eller indirekte tab, der er sket i forbindelse med anvendelse af Leverandørens software. Leverandøren er ligeledes ikke ansvarlig for hacker-angreb, vira, askeskyer over Island eller anden form for force majeure.

b. Det er Kundens ansvar at sikre, at al bogføring sker i overensstemmelse med de bilag, som overdrages mellem Kunden og Leverandøren. Billy rådgiver ikke i bogføring, men hjælper gerne med bogføringstekniske spørgsmål. Det er dog Kundens eget ansvar at eftertjekke, om dette er korrekt.

c. Leverandøren holdes skadesløs for ethvert krav eller tab, der skyldes produktansvar, tab hos tredjeparter eller ansvar over for tredjeparter, i det omfang det hidrører Kundens brug af Leverandørens software.

d. Leverandøren beholder backup af alle data i op til 3 måneder. Alle backup-behov herudover er Kundens eget ansvar.

e. Det er Kundens ansvar at sikre, at indgående og udgående fakturaer, ved brugen af Leverandørens software, stemmer overens, og at beløb og moms bliver afregnet korrekt. Ligeledes er det Kundens ansvar at leve op til gældende moms- og andre skatteregler. Med andre ord er det Kundens ansvar, at brugen af Leverandørens software sker i overensstemmelse med gældende dansk lov.

f. Leverandøren er ikke ansvarlig for de tredjepartsløsninger, der kan tilgås gennem Leverandørens ”Appstore”. Leverandøren kan således ikke holdes ansvarlig for rigtigheden, fuldstændigheden, kvaliteten og pålideligheden af informationerne og heller ikke resultaterne, som opnås gennem disse tredjepartsløsninger. Tilsvarende kan Leverandøren ikke holdes ansvarlig for tredjepartsløsningernes tilgængelighed, sikkerhed eller funktionalitet, herunder for mulige skader og/eller tab.

g. Leverandøren er ikke ansvarlig for Kundens brug af Leverandørens API. Leverandøren kan således ikke holdes ansvarlig for rigtigheden, fuldstændigheden, kvaliteten og pålideligheden af informationerne og heller ikke resultaterne, som opnås gennem disse integrationer. Tilsvarende kan Leverandøren ikke holdes ansvarlig for integrationers tilgængelighed, sikkerhed eller funktionalitet, herunder for mulige skader og/eller tab.

h. Det er Kundens ansvar at informere Leverandøren ved ændring af: adresse, telefonnummer, mailadresse, CVR-nr.
i. Leverandøren tilstræber højst mulig driftsstabilitet, men er uden ansvar for nedbrud eller driftsforstyrrelser, herunder for driftsforstyrrelser forårsaget af faktorer uden for leverandørens kontrol. Herved forstås bl.a. strømsvigt, fejl på udstyr, internetforbindelser, telekommunikationsforbindelser eller lignende.

j. I tilfælde af nedbrud eller forstyrrelser tilstræber Leverandøren at genoprette normaldrift hurtigst muligt og uden unødige ophold.

7. Kundens data

a. Leverandøren som dataansvarlig: Som led i Kundens onboarding og kontinuerlige drift, samler Leverandøren løbende informationer om Kunden. Det gælder bla. kontaktdata, stamdata, betalingsdata samt data omkring Kundens brug af Leverandørens software. Dette er reguleret i Leverandørens Cookie politik.

b. Leverandøren som Databehandler: Leverandøren og Kunden er enige om, at Kunden er ”Dataansvarlig” for al data, Kunden, som del af sin drift eller på anden vis, akkumulerer i Leverandørens software. Det gælder Faktura, Betalingsdata, Kontaktinformationer, eventuelle Personoplysninger. Kunden ejer og frit kan disponere over egne data i Leverandørens Software. Forhold omkring Kundens data reguleres i den indgåede Databehandleraftale.

c. Leverandørens software giver Kunden mulighed for at eksportere: Posteringsjournal, Debitorliste, Kreditorliste, Kontaktliste, Produktliste, Kundekontokort, Leverandørkontokort, Kontoplan samt en samlet zip-fil med alle transaktioner. Filen indeholder en mappe for hvert transaktionsnummer. Inden i mappen er en PDF for transaktionen (fx en faktura) samt alle de bilag, Kunden evt. har vedhæftet til transaktionen.

Kunden accepterer, at sådan eksport skal gennemføres af Kunden, inden abonnementets ophør. I tilfælde af, at abonnementet udløber eller ophæves af Kunden, vil Leverandøren ved henvendelse give Kunden en dags adgang til at få gennemført alle eksports.

d. Leverandøren er ikke forpligtet til at opbevare Kundens data efter 30 dage fra endt abonnement. Leverandøren forbeholder sig ret til at slette Kundens data 90 dage efter abonnementets ophør, uanset årsagen hertil, og Leverandøren har ingen forpligtelser til at opbevare data efter dette tidspunkt.

e. Leverandøren er berettiget til at anvende Kundens data til statistik og analyse af tjenesten. Dette skal ske i fuldt anonymiseret form.

f. Leverandøren er berettiget til at opbevare Kundens data efter endt abonnement til statistik og analyse af tjenesten. Dette skal ske i fuldt anonymiseret form.

g. Leverandøren kan i særlige tilfælde give tredjepart adgang til Kundens data, dog kun i overensstemmelse med den relevante databeskyttelseslovgivning og dansk ret. Det kan ske i forbindelse med dom, myndighedskrav, Kundens konkurs, dødsfald eller lignende.

Dataindsamling og Behandlingsaktiviteter

Billy indsamler og behandler løbende personoplysninger i forbindelse med levering af vores produkt til vores kunder og leads.

Indsamlingen af data om Billys kunder sker på 3 forskellige stadier:


1. Leads: Inden der er etableret et kundeforhold

Dette scenarie omhandler situationen, hvor en potentiel kunde er inde og læse på Billys hjemmeside, men endnu ikke er kunde. Det kan fx ske i forbindelse med brugerens download af materiale udarbejdet af Billy. Vi betragter disse som potentielle kunder (leads). Data indsamles for at kunne informere leads om Billys produkter i fremtiden.

Hvilke oplysninger indsamles: Almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn og e-mailadresse, samt eventuel kommunikation via Billys chat.

  • Navn
  • E-mail
  • Eventuel kommunikation via Billys chat


2. Ved indgåelse af et nyt kundeforhold

Dette sker, når en bruger, gennem vores hjemmeside, opretter en konto til en virksomhed. I dette tilfælde sker indsamling for at kunne give kunden den bedst mulige support og generelt bedste oplevelse ved brug af produktet.

Hvilke oplysninger indsamles:

  • Navn
  • Adresse
  • Land
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • Fax
  • Betalingsoplysninger
  • Virksomhedens navn
  • Virksomhedens adresse
  • Virksomhedens telefonnummer
  • Virksomhedens CVR-nr.
  • Virksomhedens branche
  • Virksomhedens regnskabsår
  • Virksomhedens bankoplysninger
  • Anonymiseret data indsamlet via digitale tracking-værktøjer


3. Løbende levering til eksisterende kunder

Som en del af den løbende levering af vores produkt er det nødvendigt at registrere kunders brug af produktet. Dette gøres gennem tracking af kundens henvendelser til supporten samt kundens anvendelse af produktet.

Hvilke oplysninger indsamles:

  • Betalingshistorik
  • Ejerforhold
  • Supporthenvendelser og udviklingsønsker
  • Nye brugere med adgang til virksomhedskontoen
    • Navn
    • E-mail
  • Evt. databerigelse fra offentlige kilder
  • Anonymiseret data indsamlet via digitale tracking-værktøjer

Formål og grundlag for indsamling:

Billy behandler de indsamlede data med forskelligt formål, afhængigt af hvilket indsamlingsstadie, data stammer fra. Leads: Inden der er etableret et kundeforhold Data indsamles for at kunne informere Leads om Billys produkter i fremtiden med det overordnede mål at konvertere leadet til en Billy-kunde.


1. Ved indgåelse af et nyt kundeforhold

  • Levere en fyldestgørende onboarding-proces, der giver kunden en god forståelse af pro-grammet.
  • Være i stand til at fakturere kunden for brug af produktet.
  • Udføre fyldestgørende internt regnskab.
  • Foretage statistisk behandling og forretningsudvikling.


2. Løbende levering til eksisterende kunder

  • Kvalitetsstyring.
  • Styre vores forhold til kunder.
  • Udvikle vores forretning og tjenester (fx identificere kundebehov og forbedringer i service-leverancen).
  • Foretage statistisk behandling og forretningsudvikling.
  • Identificere brugeres behov i forhold til nye og eksisterende features, med henblik på at få kunden til at bruge dem.

Dataindsamling i forhold til Leverandører og samarbejdspartnere

Vi indsamler og behandler personoplysninger om vores leverandører og samarbejdspartnere, herunder personoplysninger om personer ansat hos leverandører og samarbejdspartnere. Vi behandler alene almindelige oplysninger, herunder kontaktoplysninger. Vi behandler oplysningerne til brug for kontraktstyring samt for at modtage varer og tjenester fra vores leverandører og samarbejdspartnere. Vores grundlag er at opfylde kontrakten, som den registrerede er part i.

Brug af cookies

På hjemmesiden gøres der brug af ”cookies”. En cookie er en lille tekstfil, som gemmes i webbrowseren på din computer, smartphone eller iPad, når du besøger hjemmesiden. Cookies gør det muligt at genkende din computer mv. og samle information om din adfærd på nettet, herunder hvilke sider og funktioner der besøges med din browser, samt sikre at den fungerer rent teknisk. I nogle tilfælde er cookies den eneste måde at få et website til at fungere efter hensigten. En cookie er en passiv fil og kan ikke indsamle oplysninger på din computer, sprede computervirus eller andre skadelige programmer. Den er anonym og indeholder ingen personoplysninger. Cookies anvendes af stort set alle websites. Læs mere om brug af cookies ved at klikke her.

8. Behandlingssikkerhed

Datasikkerhed har højeste prioritet hos Billy. Vi arbejder seriøst og professionelt og med udgangspunkt i internationalt anerkendte sikkerhedsstandarder, herunder ISAE 3000 og ISAE 3402. Vi gennemfører regelmæssigt interne opfølgninger i forhold til tilstrækkeligheden og efterlevelsen af politikker og foranstaltninger. Billy forpligter sig til at undgå uautoriseret adgang, offentliggørelse eller anden afvigende behandling af personoplysninger. Billy skal sikre fortroligheden af de personoplysninger, vi behandler, fastholde integriteten af personoplysninger og sikre sin tilgængelighed i overensstemmelse med gældende lovgivning om persondatabeskyttelse.

9. Videregivelse af personoplysninger

Billy anvender en række underleverandører for at kunne levere vores produkt. Disse er nødt til at have adgang til kunders personoplysninger. Billy kan i den forbindelse eksportere dine eller vores Kunders data til et sted uden for EU. Disse underleverandører er typiske leverandører af cloud-tjenester eller andre IT-hosting-tjenester. Billy er forpligtet til at indgå databehandlingsaftaler, der sikrer kunders rettigheder i forhold til personoplysninger. Er en underleverandør placeret uden for EU, er Billy forpligtet til at sikre et juridiske grundlag for sådanne internationale overførsler. Her vil Billy støtte sig til Privacy Shield (US) eller ved at gøre brug af EU-modelklausuler. Du kan se en udtømmende liste over Billys underleverandører samt det juridiske grundlag her: Databehandler Bilag B

Offentlige myndigheder eller tredjeparter, som krævet af og i overensstemmelse med gældende lovgivning eller regulering

Billy kan undertiden blive pålagt at udlevere personoplysninger til offentlige myndigheder eller tredjeparter, hvilket vi udleverer, hvis det er krævet i henhold til gældende lovgivning eller regulering. Dette kan eksempelvis være for at undersøge en påstået forbrydelse, etablere, udøve eller forsvare juridiske rettigheder. Billy vil kun opfylde anmodninger om videregivelse af personoplysninger, hvor vi har pligt til at gøre det.

10. Opbevaringsperiode for personoplysninger

Billy sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for det formål, de blev indsamlet under. Der tages samtidig hensyn til at overholde juridiske krav under gældende lovgivning, hvor bogføringsloven kræver, at vi holder information i 5 år. Billy behandler også data med rent statistiske formål, men i disse tilfælde vil dataene være anonymiserede.

11. Dine rettigheder

Registrerede har visse rettigheder, som Billy i rollen som dataansvarlig er forpligtet til at opfylde. Du har ret til at fravælge modtagelsen af markedsføringskommunikation fra Billy og kan gøre det ved at følge instruktionerne for framelding i den relevante markedsføringskommunikation. Bemærk venligst, at selv om du fravælger at modtage markedsføringskommunikation, kan du stadig modtage administrative meddelelser fra Billy, eksempelvis ordrebekræftelser og meddelelser, som er nødvendige for at administrere din konto eller de tjenester, du anvender.

Kunden har nedenstående rettigheder:

  • Den registreredes indsigtsret
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning (»retten til at blive glemt«)
  • Retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering


Ønsker Kunden at gøre brug af sine rettigheder, skal der rettes henvendelse til Leverandøren på e-mail: sikkerhed@billy.dk

Kunder skal i den forbindelse oplyse:

  • Konto-ID for den konto, efterspørgslen relaterer sig til
  • Hvilken ret der ønskes udnyttet

12. Ændringer til denne Erklæring

Hvis vi ændrer vores Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger, vil vi publicere den reviderede erklæring her med en opdateret revisionsdato. Vi opfordrer dig til at gennemgå Erklæringen regelmæssigt. Hvis vi foretager væsentlige ændringer af vores Erklæring, som i betydelig grad ændrer vores praksisser for persondatabeskyttelse, kan vi også meddele dette til dig på andre måder, eksempelvis ved at sende en e-mail eller ved at offentliggøre en meddelelse på vores koncern-hjemmeside og/eller på sociale medier, inden ændringerne træder i kraft.
Denne Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger blev opdateret den 25. maj 2018.

13. Ophavsret

a. Ved indgåelse af nærværende forretningsbetingelser tildeles Leverandøren, ift. Kundens data, tilstrækkelige rettigheder til at kunne operere og leve op til sine forpligtelser ift. Kunden.

b. Der sker ingen overdragelse af immaterielle rettigheder til Kunden.

c. Alt materiale, der forefindes på Leverandørens webside og software, tilhører Leverandøren. Det gælder både designs, tekster, funktionalitet og helhedsindtryk. Såfremt du ønsker at citere eller på anden måde omtale Leverandøren, bedes du forudgående anmode Leverandøren om skriftlig tilladelse.

d. Alt data og information, der afgives fra leverandørens software, dog med undtagelse af Kundens data, der er omfattet af Databehandleraftalen, tilhører leverandøren og må beholdes, så længe det er i overensstemmelse med gældende lovgivning.

e. Kunden indestår for, at det materiale, der uploades, ikke krænker tredjemands rettigheder og ikke indeholder materiale, der kan virke stødende eller er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering.

14. Udvikling, ændringer og opdateringer

a. Leverandøren er berettiget til at gennemføre alle ændringer, opdateringer, tilføjelser og begrænsninger m.m., som Leverandøren måtte finde relevante eller nødvendige. Sådanne opdateringer, forbedringer og ændringer kan ske med eller uden varsel og kan påvirke services, herunder informationer og data uploadet til eller afgivet af Leverandørens software.

15. Salg eller fusion

I forbindelse med fusioner og virksomhedsovertagelser eller frasalg af hele eller dele af Billys forretning vil den overtagende enhed samt dennes konsulenter få adgang til de beskrevne oplysninger. Dette vil inkludere personoplysninger. I sådanne sager vil de eksterne parter indgå en hemmeligholdelsesaftale med Billy.

16. Tvister

a. Disse Vilkår er undergivet dansk ret, og enhver tvist, der udspringer af abonnementet, herunder disse Vilkår, skal anlægges ved Byretten i København.

17. Gyldighed

a. Disse Vilkår er gyldige fra 25. maj 2018 og erstatter tidligere vilkår.

18. Kontakt

Billy ApS
CVR-nr. 33 23 91 06
Bredgade 33 C
1260 København K, Danmark.
Telefon: 60 24 60 24
E-mail: billy@billy.dk