3 tips til iværksætteren om projektstyring

Billy regnskabsprogram forfatter

Peter Thomsen

25. juli 2019

Har du som iværksætter prøvet at sælge et projekt med en fast pris til en ny kunde, hvor du endte med at bruge 4-5 gange så lang tid på projektet, som estimeret? Eller har du udfordringen med, at kunden ændrer mening om projektets retning, og hvad kunden føler er inkluderet i den aftalte pris? I værste tilfælde har du måske helt tabt overblikket over dine projekter men kan konstatere, at du ikke har tid til at tage flere projekter ind, selvom du nærmest ikke tjener noget på de nuværende.

I Morning Train har vi igennem de sidste 5 år oplevet samtlige udfordringer, som man, som iværksætter, har med kundeprojekter, hvor man laver en fast pris til at starte med – og vi har undervejs fundet løsninger til de fleste af dem. Det har betydet, at vi har kunne vokse vores webbureau fra et iværksætterbureau i 2014 til et større webbureau i dag med en god portefølje af både danske og internationale brands.

De bedste 3 råd vil jeg dele med dig her i blogindlægget, samtidig med at jeg giver dig både en nem og en optimal måde at implementere de 3 råd på.

1. Lav et skriftligt aftalegrundlag

Rådet her virker banalt for de fleste, men jeg hører fortsat om mange projekter, som kun mundtligt er blevet aftalt i telefonen – fordi vi kender jo kunden godt, og vi skal hurtigt i gang.

Når man laver projektaftaler med en fast pris, skal aftalerne være velafgrænsede og velbeskrevne for din egen skyld som leverandør – fordi det er i de uskrevne detaljer, at de største problemer opstår.

Et eksempel fra min verden er f.eks. i forbindelse med udviklingen af et website – hvem er ansvarlig for at lægge indhold, som tekst og billeder ind på websitet, når det er udviklet? Ved et større website kan det nemt tage 10 timer eller mere. Hvis dette punkt ikke er defineret fra start – ja, så kan kunden godt argumentere for, at det var hans forståelse, at det var inkluderet i den samlede aftale. I dette eksempel ligger der så 10 timer, som du ikke får betaling for, da du ikke havde indregnet det med i prisen i tilbuddet.

Den nemme løsning

Skriv som minimum en mail med de væsentligste afgrænsninger og beskrivelser på de områder af din ydelse, som kan misforstås eller har anden risiko i sig, og få en skriftlig bekræftelse fra kunden, før du igangsætter.

Den optimale løsning

Lav et separat aftalebrev, som inkluderer den samlede aftale, hvor der er taget højde for alle variabler. I software-kredse kalder vi dette en udvidet kravspecifikation. Et aftalebrev kan nemt være + 10 sider langt ved større projekter. Her kan det anbefales, at du investerer tid i at lave nogle færdiglavede skabelonbeskrivelser, hvor du kun skal ændre omtrent 10% af teksten fra gang til gang. Det virker overbevisende for din fremtidige kunde at få et professionelt og uddybet aftalebrev på f.eks. 10 sider, men hvor du kun reelt har beskrevet 1 side specifikt til kundens projekt.

2. Notér dit tidsforbrug

Såfremt du leverer projekter baseret på din tid, så skal du simpelthen notere, hvor meget tid du bruger på dine projekter. Det kan simpelthen ikke understreges nok, og det er der flere årsager til.

For det første er vi mennesker – og iværksættere specielt – enormt gode til at undervurdere, hvor lang tid ting tager. Ved at tidsregistrere din tid får du meget værdifuld information til, hvordan du skal prissætte fremtidige lignende opgaver. For hvis du konsekvent kan se, at du bruger 2-3 gange så lang tid på specifikke opgaver, end det du har solgt dem til – så bliver det nemmere at huske den korrekte prissætning til næste gang.

Den anden årsag er, at du ved at notere dit tidsforbrug også kan se, om du faktisk ender med at arbejde med mindre delopgaver, som ikke er inkluderet i aftalen – eller se hvor lang tid du faktisk bruger på ”små forespørgsler” fra kunden, som egentlig ikke var med i tilbuddet. Det kan jo godt være, at det kun tager 30 minutter, men hvis du har 10 af disse mindre opgaver, så er det lige pludselig 5 timer du ikke får betaling for.

Den nemme løsning

Lav et Excel-ark for hver kunde, og notér, hvor lang tid du har brugt på projektet og en one-liner på, hvilken delopgave du arbejdede på, i slutningen af hver dag.

Den optimale løsning

Investér i tidnoteringssoftware som f.eks. Toggl til 5 dollars/md. Samtlige medarbejdere i vores bureau bruger dette værktøj til alle deres arbejdsopgaver, og det giver bare knipskarp måling af arbejdstiden fordelt på de forskellige projekter. Selvom Excel-løsningen er nem, så kan det være svært at huske præcist, hvordan en 8-timers arbejdsdag har fordelt sig på måske 2-3 projekter.

3. Tal om pris og ændringsanmodninger fra start

Hvad koster den?

Hold da op – det undrer mig til stadighed, hvor mange iværksættere som er utrolig prisskræmte over for deres kunder. Den vigtige snak om;

  • Pris på den inkluderede ydelse
  • Pris på ekstra tilvalg

bliver alt for ofte afløst af ”Det hjælper jeg dig gerne med” og ”Det finder vi bare ud af senere”. Nej, det finder man aldrig godt ud af senere, og det er sjældent, at det kommer ud til din fordel – fordi det er et svagt udgangspunkt at drøfte pris på ekstra udførte ydelser, når du har leveret varen.

Den nemme løsning og den optimale løsning:

Her er kun en god måde, og det er, at I allerede fra første møde taler om, hvordan dine ydelser er prissat, og hvordan I håndterer, hvis kunden hen ad vejen måske ønsker nogle ekstra funktioner eller ydelser til aftalen. Det sikrer, at du allerede har skærpet ind og gentaget, hvad der er med i aftalen – og det bliver MEGET nemmere at tage snakken senere hen, hvis yderligere ønsker fra kunden måtte dukke op. Ved at gøre dette sikrer du, at dine aftaler ikke løber løbsk med en masse ikke-inkluderede ydelser i den oprindelige aftale, og du får samtidig ofte en større ordre i sidste ende.

Jeg håber, at disse 3 tips gav dig inspiration til, hvordan du måske kan køre projekter endnu mere effektivt, end du gør i dag.