Guide til faktureringsprogrammer: Hvad der er vigtigt og hvorfor

Russ Williams

2. marts 2013

Uanset om du lige nu er ved at starte din egen virksomhed eller du allerede er godt i gang, så har du måske overvejet at anskaffe dig et faktureringsprogram, som kan hjælpe dig med at holde orden i din virksomheds bogholderi og sørge for, at der er styr på din økonomi. Fakturerings- og regnskabsprogrammer kan være en rigtig god investering, især hvis du gerne vil undgå udgifter til en professionel revisor. Men selv hvis du allerede har en revisor eller har behov for en, så kan et godt program stadig være en god investering – for hvis det implementeres rigtigt og også bruges rigtigt, kan det reducere den tid din revisor skal bruge på din virksomhed og dermed gøre din revisorregning betydeligt mindre.

Her får du nogle punkter der er vigtige at overveje, når du skal vælge det rigtige program til din virksomhed.

Passer programmet til din virksomhedsstørrelse?

Programmer der er lavet til store selskaber med hundrede eller tusinder af ansatte, mange kontorer og forretninger, kæmpe omsætning osv. er højst sandsynligt ikke et godt valg, hvis du kun lige er startet, heller ikke hvis du allerede er i gang og har en mellemstor virksomhed. Kig dig hellere om efter programmer, der er rettet imod mindre virksomheder i stedet for.

Passer programmet til din forventede vækst?

Selv hvis du starter ud i det små, kan du sagtens vokse – og det er forhåbentlig også det, du har tænkt dig! Ideelt set skal dit program være klar til at vokse sammen med dig. Med det mener jeg, at det skal kunne håndtere simple funktioner og relativ lav volumen og være let at udvide efterhånden som din virksomhed og dens behov vokser.

Kan programmet håndtere de betalingsmetoder, du normalt bruger?

Har du allerede en etableret kundebase, er det let at finde frem til de betalingsmetoder, de bruger mest. Her er det super vigtigt, at det program du vælger, kan håndtere alle disse metoder, men også at programmet let kan tilpasse sig andre betalingsmetoder i fremtiden. Programmet skal selvfølgelig også være kompatibelt med den metode, som du selv bruger, når du skal betale dine egne regninger! Selv hvis du kun er ved at tage tilløb og endnu ikke tager imod ordrer, så har du nok allerede nu en idé om, hvilke betalingsmetoder du forventer at få brug for.

Generelt er det en god idé, at tilbyde dine kunder så mange betalingsmuligheder som muligt (så længe de er pålidelige og sikre) og du skal for alt i verden undgå at gøre det besværligt for dine kunder at betale for dine produkter – også selvom det kun er en lille smule besværligt!. Der er så mange internethandler, der tabes på gulvet alene fordi betalingsprocessen er indviklet, forvirrende, tidskrævende, påtrængende (når der spørges om alt for mange personlige oplysninger, der ikke nødvendigvis har betydning for selve købet) eller besværlig (fordi man ikke kan betale via almindelige betalingsmetoder). Selvfølgelig skal du passe på dig selv og din virksomhed, men på samme tid skal du sørge for, at det er nemt for en kunde at betale, så snart han har besluttet sig for at købe noget hos dig. Denne beslutning er ikke altid nem og kunden kan hurtigt ændre mening. Er der den mindste ting i vejen, er der stor risiko for, at købet forsvinder lige ud i den blå luft – og det kan gå stærkt. Derfor er det vigtigt, at du hjælper den rigtige beslutning på vej og gør det nemt for kunden at handle hos dig.

Får programmet gode anmeldelser?

Læs andre kunders anmeldelser! Der findes masser af websider, hvor du kan læse uafhængige anmeldelser af et næsten hvilket som helst produkt eller service – og fakturerings- og regnskabsprogrammer til mindre virksomheder er ingen undtagelse.

Når du læser andres meninger om et produkt, så pas på med ikke at lægge for meget i én persons anmeldelse – uanset om den er positiv eller negativ. Det er ikke til at vide om personen har en personlig (eller økonomisk) interesse i programmet eller virksomheden bag. Det er bedst at læse mange anmeldelser og forsøge at få et samlet overblik: er brugere generelt glade for produktet og virksomheden bag eller er der lidt for mange kunder, der er utilfredse?

Hvad med support?

Det perfekte program eksisterer ikke og derfor er god support vigtig. Så sørg for at undersøge hvilken type support virksomheden bag programmet tilbyder og find ud af, om supporten nem at komme i kontakt med. Det kan du fx gøre ved at prøve at kontakte dem, inden du køber programmet. Gør du det, så læg mærke til, om de virker til at vide præcist hvad de snakker om og om de er oprigtigt interesserede, hjælpsomme og rare at tale med. Dette kan man også tit finde ud af ved læse andre brugeres anmeldelser – eller endnu bedre – ved at tale med andre, der allerede bruger programmet.

Det rigtige fakturerings- og regnskabsprogram kan hjælpe dig styre udenom en masse af de problemer, man typisk støder på i mindre virksomheder, det kan gøre driften i din virksomhed mere flydende og gøre en kæmpe forskel på din bundlinje.

Artiklen er oversat fra engelsk, skrevet af Russ Williams og findes også på vores amerikanske blog under titlen Billing Software Guide: What to Look For, and Why.