Få et juridisk overblik over din virksomhed

Billy regnskabsprogram forfatter

Kristin Assad

09. december 2019

Når man starter eller driver virksomhed – uanset selskabsform - er der mange ting, man skal have for øje, og særligt når det kommer til den juridiske del, kan det virke uoverskueligt. Det gør, at mange iværksættere og selvstændige hurtigt mister overblikket over, hvad der er need to have og nice to have. Til det er der her lidt hjælp at hente.

Nedenfor kan du skabe dit eget juridiske overblik, hvor de vigtigste juridiske områder er nævnt med underspørgsmål, sådan at du den vej igennem kan få en rigtig god fornemmelse af, hvor juridisk på plads du er på dit nuværende stadie samt, hvad der bliver relevant for dig at være opmærksom på fremadrettet i takt med, at din virksomhed vokser.

Nedenstående kan ikke sidestilles med konkret juridisk rådgivning på din virksomhed, men er en generel rettesnor, som de fleste virksomheder kan læne sig op ad.

De her dokumenter, skal du bruge ved opstart

Før du kan komme i gang med det sjove – altså drive din drømmeforretning – er der nogle helt basale ting, som skal være på plads, herunder forretningsplan, selskabet og en evt. ejeraftale ved to eller flere ejere.

Forretningsplan

En forretningsplan er ikke just et juridisk dokument, men det er en beskrivelse af virksomheden samt en plan for, hvordan man ønsker at drive og udvikle virksomheden. Forretningsplanen bruges blandt andet til at kunne vise banker og investorer for, at man er værd at satse på. Derudover indeholder den blandt andet: Idégrundlag, budget, finansiering, markedsanalyse, organisation, salg, markedsføring og udviklingspotentiale.

Vedtægter

Har I udformet selskabets vedtægter? Vedtægterne i jeres selskab er et dokument, der beskriver de interne regler. Her beskriver du/I blandt andet kapitalselskabets formål, kapitalandelenes rettigheder osv.

Ejeraftale/interessentskabskontrakt

Har I overvejet en ejeraftale? Og er I flere ejere? Ejeraftalen er en aftale, som regulerer ejer- og ledelsesforhold i et selskab ved to eller flere ejere.

Stiftelsesdokumenter

Har du/I udarbejdet stiftelsesdokumenterne, herunder ejerbog? Stiftelsesdokumenterne er et dokument, som alle virksomhedens stiftere skal have udfyldt og underskrevet før oprettelse af et selskab.

De her dokumenter er relevante for de fleste virksomheder

Nedenstående dokumenter er relevante for de fleste virksomheder. Det er standarddokumenter, som udarbejdes specifikt til den enkelte virksomhed.

Handelsbetingelser

Handelsbetingelser beskriver de forhold, der gælder mellem en kunde og en virksomhed i forbindelse med salg af en vare eller ydelse.

Privatlivspolitik

Privatlivspolitiken er en redegørelse for brug af kunders persondata. Her bliver der blandt andet redegjort for, hvordan en virksomhed eller hjemmeside behandler dens kunders persondata, hvad grundlaget for indhentning af data er, og hvem der har adgang til deres data

Intern persondatapolitik

Dette er en procedure med blandt andet retningslinjer for, hvordan og hvorledes medarbejdere må, bør og skal indsamle, behandle og videregive personoplysninger i virksomheden.

Samtykkeerklæring

Dette er en skriftlig erklæring om dit samtykke til en bestemt handling.

Ansvarsfraskrivelse

Ansvarsfraskrivelsen er vilkår i en aftale, hvor man fraskriver sig regler om ansvar, hvor de enten begrænses eller ophæves.

Har I styr på Persondataret/GDPR?

Der findes nok ingen nuværende eller kommende virksomhedsejere, som ikke har hørt om persondataforordningen, også kendt som GDPR. Den skal også tages alvorligt, da den netop gælder for alle virksomheder store som små, der indsamler, opbevarer og behandler personoplysninger.

Nedenstående spørgsmål kan du blandt andet stille dig selv/din virksomhed ifm. udarbejdelse af jeres privatlivspolitik eller interne datapoltik.

Er I i berøring med personlige oplysninger?

Personoplysninger er alt, hvad der kan bruges til at identificere en fysisk person. Det kan f.eks. være navn, adresse, CPR-nummer som de mest typiske eksempler.

Behandler I personoplysninger?

Det er vigtigt at have styr på, hvilke personoplysninger I behandler, idet det signalerer, at du/I har styr på ”din” GDPR, hvorved det ligeledes tilføjer værdi til dit brand. Derudover er det efter loven vigtigt at kunne dokumentere, at du/I efterlever GDPR-lovgivningens regler. Overholder du ikke lovgivningen, kan du risikere at få bøder på op til 20 mio. kr. eller 4 % af din virksomheds omsætning.

Her er det vigtigt at klarlægge:

  • Hvilke personoplysninger I behandler?
  • Hvorfor I behandler personoplysninger?
  • Hvordan I behandler personoplysninger?
  • Hvor I behandler personoplysninger?
  • Hvor længe I behandler personoplysninger?

Har I en krypteret e-mail?

Det kræves at følsomme og fortrolige oplysninger skal være krypteret.

Er jeres hjemmeside krypteret?

Overførsel af følsomme og fortrolige oplysninger skal nemlig krypteres.

Har I ansatte?

Har I ansatte er det vigtigt at have en intern datapolitik for virksomheden, og at jeres ansatte kender til denne interne datapolitik?

Få styr på aftaleretten

Det er vigtigt, at I har styr på jeres forskellige juridiske aftaler.

Har I et system til bevissikring af aftaler?

Dette kunne f.eks. være en digital platform, der overholder GDPR-reglerne, hvor din virksomhed kan fremsende, underskrive og/eller opbevare virksomhedens kontrakter. Således sikrer du dig, at dine kontrakter ligger et sikkert sted, som vil være tilgængelige når som helst.

Husker I at udarbejde skriftlige kontrakter?

En mundtlig aftale er lige så bindende som en skriftlig, dog kan den være svær at bevise, hvorfor skriftlige aftaler altid er den sikreste vej.

Har I overvejet standardvilkår?

Formålet med at anvende standardvilkår er, at du ikke skal fastlægge alle relevante vilkår, hver gang der indgås en aftale.

Køberet

Sælger din virksomhed ydelser eller produkter enten som B2B eller B2C, så er der forhold, som er relevante i den forbindelse.

Handler I med private forbrugere eller virksomheder/ B2B eller B2C?

Det er vigtigt at vide, da der er forskellige regler for, om man handler med forbrugere kontra erhvervsdrivende på samme område.

Har din virksomhed styr på ansættelseskontrakter?

Dette område er relevant for stort set alle virksomheder, hvis ikke lige i opstarten så senere hen, når der skal laves ansættelsesdokumenter i form af kontrakter på direktøren, studentermedhjælpere, fuldtidsansatte mv.

Har I styr på ansættelseskontrakter og reglerne herom?

Det er f.eks. lovpligtigt for virksomheder og arbejdsgivere at have en skriftlig ansættelseskontrakt med alle medarbejdere, hvis ansættelsesforhold har en varighed på mere end en måned og en gennemsnitlig ugentlig arbejdstid der overstiger 8 timer.

Er der ansatte i virksomheden?

Har I styr på de ansættelsesretlige relevante love?

Der er f.eks. regler for, hvad man må spørge en potentiel medarbejde om.

Det kan f.eks. være i henhold til:

  • Ligebehandlingsloven
  • Forskelsbehandlingsloven
  • Barselsloven
  • Funktionærloven

Overhold markedsføringsretten

Markedsføring er en vigtig del af at drive virksomhed. Det kan være afgørende for dit produkt, at du markedsfører dig korrekt. I den forbindelse er der ligeledes nogle vigtige punkter, som du skal tage hensyn til.

Overholder I god markedsføringsskik?

God markedsføringsskik er, hvor man tager hensyn til kunderne. Her kan det f.eks. være en god skik at gøre kunderne opmærksomme på, hvis et produkt er betinget af særlige vilkår.

Hvem markedsfører I over for?

Det er vigtigt at have fokus på, at der er forskellige kundegrupper, hvorfor der er forskellige hensyn, du skal tage højde for.

Er markedsføringen f.eks. rettet mod børn, så skal du tage hensyn til børns naturlige godtroenhed og manglende kritiske sans, idet de er lettere at påvirke og nemmere at præge.

Hvordan markedsfører I jer?

Er det gennem sociale medier? Eller måske gennem influencers? Her skal det tydeliggøres i jeres materiale, at der er tale om en reklame, da andet vil blive anset som skjult reklame, hvilket er ulovligt.

Har du rettighederne til dit produkt?

Immaterielret er særligt afgørende, hvis din virksomhed har udviklet et produkt eller lignende, for det kan have afgørende betydning, om du har sikret produktet og rettighederne til det. Ligeledes tilføjer det værdi til dit produkt særligt overfor investorer, at du har sikret dig rettighederne.

Er jeres aktiver sikret?

Der er flere forksellige aktiver, som du kan sikre. Her kan nævnes:

  • Ophavsret: Dette beskytter litterære- og kunstneriske værker.
  • Patenter/Brugsmodeller: Dette beskytter et produkts tekniske funktion.
  • Design: Dette beskytter et produkts udseende.
  • Varemærker: Et varemærke er et særligt navn eller kendetegn, der gør, at kunder og forbruger kan genkende din virksomhed, produkt eller tjeneste.

Har I styr på jeres lovpligtige forsikringer?

En forsikring er en god tryghed. Som private håber vi aldrig at få brug for den, men sørger altid selv for at være forsikret, hvis uheldet skulle være ude. Det samme gælder delvist for din virksomhed, her er det dog et lovkrav i mange tilfælde, at du har diverse forsikringer.

  • Arbejdsskadeforsikring: Den sikrer alle ansatte eller deres efterladte erstatning for pludselig ulykke, der skyldes arbejdet eller de forhold, der arbejdes under. For selvstændige er det ikke lovpligtigt, men denne forsikring kan også tegnes for sig selv.
  • Erhvervssygdomssikring: Denne forsikring dækker og udbetaler erstatninger for anerkendte erhvervssygdomme og må ikke forveksles med Arbejdsskadeforsikringen.
  • Ansvarsforsikring (køretøjer): Der skal både tegnes ansvarsforsikring for indregistrerede og ikke indregistrerede køretøjer.
  • Bygningsbrandforsikring: Denne er vigtig, hvis du ejer de bygninger, hvor du driver virksomheden fra. Den sikrer dig mod brand, lynnedslag og eksplosion. Denne er obligatorisk, hvis der er gæld i ejendommen.
  • Ansvarsforsikring (rådgivning): Denne forsikring dækker erstatningskrav du kan blive mødt med, som følge af den rådgivning du har ydet.

Har I styr på de gode forsikringer?

  • Produktansvar: Dækker det ansvar som producent eller sælger pålægges, hvis defekte produkter eller ydelser medfører skade på personer eller ting efter levering.
  • Driftstabsforsikring: Denne dækker nedgangen i virksomhedens indtjening, når du ikke kan opretholde din omsætning på grund af en skade.
  • Erhvervsansvar: Denne forsikring dækker erstatningskrav, du kan blive mødt med for en skade, der sker i forbindelse med din virksomheds almindelige aktiviteter.

Har du spørgsmål?

Har du spørgsmål til ovenstående, eller ønsker du at få lavet en juridisk virksomhedsanalyse, så er du velkommen til at kontakte LegalUp, som laver juridiske virksomhedsanalyser. Som bruger af Billy medlemskab får du 20% i rabat på det abonnement, som passer til dig og din virksomheds behov hos LegalUp.

Læs mere om Legalup her.