Hvor står din virksomhed i virkeligheden økonomisk?

Billy regnskabsprogram forfatter

Victoria Naugle

31. januar 2013

Forretningsrelaterede udgifter til forskellige former for underholdning er nok de letteste penge at bruge, men de er samtidig de mest udfordrende set med regnskabsbrillerne på.

Har du nogensinde hørt udtrykket ”Du kan ikke komme derhen, hvor du vil være, hvis ikke du ved, hvor du er”? Det er så sandt, så sandt – både generelt i livet, men i den grad også i erhvervslivet.

I mange virksomheder er man ret tilbageholden med at bruge penge på infrastruktur og mange mener, at det ikke er nødvendigt at spendere mere end det absolutte minimumsbeløb på dette område – og det er noget man ser i både store og små virksomheder. I nogle virksomheder går dette blot ud på, at man en gang om året afleverer en stor kasse fyldt med bilag til nogen, som kan lave ens årsopgørelse, i andre virksomheder handler det mere om at sørge for at holde antallet af finanskonti så lavt som muligt.

I forhold til økonomisk rådgivning, så vil den bedste af slagsen fortælle dig, at det er vigtigt, at overveje de fordele der er ved at implementere de rigtige processer i din virksomhed – altså processer, som kan opfylde de behov, du har både i nu og i fremtiden. Gør du det, får du overblik over økonomien i din virksomhed og du vil dermed bl.a. kunne forebygge ubehagelige, bratte opvågninger og gøre det af med dækningsløse checks. Og ser man det fra den vinkel, så kunne det måske være smart at bruge lidt mere end blot minimumsbeløbet på infrastruktur.

Når du implementerer en proces, så sørg for at overveje følgende punkter:

  1. Brug software. Et godt program hjælper med at reducere antallet af fejl, det giver dig nogle rammer, som du kan arbejde indenfor og indeholder ofte foruddefinerede rapporter.
  2. Gør dit hjemmearbejde. Måske mener du ikke, at du har råd til at bruge den tid, det tager at gøre forarbejdet, men det er en fælde, som du gør klogt i at undgå at falde i, for når forarbejdet er gjort, kan du fokusere på dine resultater. Alternativet er, at du hver måned skal bruge masser af tid på at lave de samme rapporter som i sidste måned eller manuelt opdatere dine regneark. Husk på, at selv den mest hærdede revisor laver fejl ved manuelt arbejde.
  3. Se ud i fremtiden. Når du skal afgøre, hvad der er rigtigt for din virksomhed, så tænk på, hvor du regner med at være om et par år. Der findes mange forskellige løsninger, som både er skalerbare og til at betale. Overgangen til et nyt system kan tage tid og være dyr og derfor er det vigtigt, at man har et regnskabssystem, som tillader vækst.
  4. Sammenhæng er vigtigt – meget vigtig. Sørg for, at du hele tiden bruger samme fremgangsmåde. Mange virksomheder formår ikke dette og resultatet er ofte, at de hele tiden kæmper rundt med rapporter, der ikke giver mening. Dette spilder en masse tid og penge. Oveni det begrænser det din evne til at træffe fornuftige beslutninger for din virksomheds fremtid, baseret på historiske aktiviteter, men værre endnu, du kan endda risikere at komme til at træde helt ved siden af, fordi den beslutning du har taget, er baseret på information, der er fyldt med fejl.
  5. Automatiser, automatiser, automatiser. Undgå manuelle processer så meget som overhovedet muligt. Den første måde at gøre dette på, er ved at følge punkt 1 herover: brug software. Et godt program kan udføre mange af dine manuelle processer for dig. I stedet for manuelt at indtaste kontoudtog, så download dem fra din netbank. Gør brug af automatiske betalinger hvor det er muligt. Mange af de administrative opgaver, der er en nødvendig del af dit regnskab, kan nemt og billigt automatiseres – og det sparer dig masser af tid.
  6. Spørg andre om råd. Der er mange gode råd derude, som er helt gratis. Forskellige sociale medier gør det nemmere end nogensinde at få råd om økonomi fra eksperter – uden at det koster dig noget. På denne måde kan du også lære direkte fra eksperterne selv.

Så hvorfor betyder alt dette noget? Det betyder noget fordi..

  • Du skal vide hvor du i virkeligheden står, hele tiden. Ville det ikke være forfærdeligt, hvis du kom på arbejde en dag og fandt ud af, at du er godt i gang med at tabe penge og det er tvivlsomt, om du overhovedet kan klare den? Så tænker du måske ”Seriøst, så skal man godt nok være temmelig hovedløs”, men det er der desværre mange, der er, for det sker hele tiden. Der er så mange, som følger deres følelser i stedet for deres facts. Måske synes de ikke, at facts er så vigtige. Eller måske er de direkte bange for at vide, præcist hvor skidt det står til og undgår derfor emnet fuldstændigt.

Det er vigtigt hele tiden at vide, nøjagtigt hvor du står økonomisk, da dette giver dig tid til at lave ændringer, hvis det er nødvendigt. Går det godt, har du mulighed for at investere i infrastruktur eller andet, men uanset hvad, så har du alt at vinde og intet at tabe ved at sørge for hele tiden at have det store overblik over din virksomheds økonomi.

  • Dit regnskab skal revideres. Hvad er værre end en revision? En revision, når der ikke er orden i regnskabet! Sker dette, skal du bruge uanede mængder af ressourcer for at blive klar til revisionen. Spar tid, penge og grå hår ved hele tiden at have orden i tallene.
  • Du får brug for finansiering. Når du vil låne penge, hvad er så det første banken vil se? Dine kontoudtog, selvfølgelig. Mange virksomheder har brug for lån for at kunne udvide eller for at komme helskindet igennem hårde tider. Men der er ingen, der vil låne dig penge, hvis ikke der er orden i dit regnskab.
  • Du vil gerne vide, hvor du kan forbedre dig. Ville det ikke være fantastisk at kende bruttoavancen på det produkt, du sælger mest af? Men hvad nu hvis du tror, du ved, hvad det er, men ikke har et godt regnskabsprogram, der kan bekræfte dette for dig – og du tager fejl? Det ville absolut være meget, meget skidt. Måske er det produkt, som du bruger mest tid på at sælge, faktisk samtidig det produkt, der har den laveste avance. Er det tilfældet, skal du nok overveje at se på, hvordan du kan forbedre overskuddet eller begynde at fokusere på noget andet.
  • Du har investeret en masse i din virksomhed. Og dette er nok den vigtigste grund, for de fleste iværksættere lever og ånder for deres virksomhed. Beskyt din investering og alt det du har arbejdet så hårdt for – det, der gør, at du har mad på bordet og tag over hovedet.

Det bedste økonomiske råd du kan få, er at tage ovenstående punkter i betragtning og bruge dem til at forbedre din virksomhed. Det er dog desværre noget, som mange iværksættervirksomheder ikke gør – og der er nogle, der betaler en meget høj pris for det. Sørg for at du ikke er en af dem.

Artiklen er oversat fra engelsk, skrevet af Victoria Naugle og findes også på vores amerikanske blog under titlen Financial Advice: What Really Matters, and Why.Her er nogle af de ting, du skal være klar over, inden du inviterer dine kunder ud på fin middag og champagne på din virksomheds regning.

1. Der skal mere end blot en stak kvitteringer til

Nogle forretningsrelaterede udgifter kan trækkes fra i skat, men det kræver lidt mere end blot at aflevere en stor stak kvitteringer hos din revisor en gang om året. Underholdningsudgifter kan kun trækkes fra, hvis de er ordinære og nødvendige og enten direkte relaterede til – eller forbundet med din virksomhed.

Som du måske kan forestille dig, så har SKAT alle mulige regler og retningslinjer, der har til formål at forsøge forklare, hvad der falder indenfor denne kategori og hvad der ikke gør – samt hvor stor en procentdel af udgiften, der kan trækkes fra. Men selv inden for revisorverdenen er folk ikke altid enige om, hvad der egentlig kan trækkes fra.

Vi vil ikke komme med specifikke råd i forhold til skat her, men som iværksætter er der ting, du selv kan gøre i forbindelse med din bogføring, som vil forberede dig på at skulle tale skat med din revisor (eller en revision) og samtidig hjælpe dig med at administrere værdien af disse udgifter i din overordnede forretningsplan.

2. Sørg for at notere omstændighederne på hver kvittering

Der er ikke noget værre, end at stå et halvt år efter og skulle forsøge at komme i tanke om, hvad en kvittering egentlig var for. Og det er især irriterende, når det drejer sig om udgifter, som måske kan trækkes fra i skat, som fx underholdning. Som nævnt er revisorer ikke altid enige om, hvad der kan trækkes fra, men hvis du med det samme nedfælder de oplysninger, som revisoren skal bruge, så kan du spare dig selv for en masse bøvl senere hen.

For at gøre det hele lettere for dig selv bør du hurtigst muligt notere hvilken begivenhed, der er tale om (restaurantbesøg, fodboldkamp, messe, osv.), hvordan denne begivenhed relaterer til din virksomhed, hvem du var der sammen med og hvorvidt det var en kunde, en medarbejder eller en ny forretningsmulighed.

Skriv dine noter ind i dit regnskabsprogram så snart du har mulighed for det, så du kan sortere og holde orden i dine virksomhedsudgifter. Har du et af de nyere regnskabsprogrammer, hvor du kan følge dine udgifter online, så er det rigtig godt, for så er det ingen sag at få gjort. Din revisor kan guide dig igennem junglen af skatteregler for hver udgift, men selvfølgelig kun hvis du har de nødvendige informationer.

Andre ting du skal vide og notere i forbindelse med skat er:

  1. Var udgiften ordinær? Dvs. almindelig og acceptabel i din branche.
  2. Hvad var formålet med begivenheden? Dette skal fremgå tydeligt.
  3. Var underholdningen umiddelbart før eller efter et vigtigt forretningsmøde?
  4. Var du på forretningsrejse på tidspunktet for udgiften?
  5. Var du på en forretningsrelateret konference?

Andre ting, som SKAT gerne vil vide, selvom det måske kan virke underligt:

  1. Hvis udgiften til underholdning dækker over andre services som fx. hotel eller transport, så skal de noteres hver for sig (hvilke andre services der er tale om og hvor meget hver kostede).
  2. Hvis en gruppe forretningsbekendtskaber skiftes til at betale regningen på restauranten, kan det have indvirkning på muligheden for at trække det fra i skat, så hvis det er tilfældet, skal det noteres.
  3. Hvis SKAT mener, at en udgift er lidt for luksuriøs eller ekstravagant (så som VIP-pladser, etc.), er det ikke sikkert, det kan trækkes fra.
  4. Medlemskaber til klubber kan som regel ikke trækkes fra.
  5. Udgifter for ægtefæller kan ikke altid trækkes fra.

Pointen er, at du i dit regnskabsprogram løbende skal holde styr disse udgifter og sørge for, at de er dokumenteret i form af kvitteringer og andre filer i programmet.

I forbindelse med messer og andre events er det smart at hæfte kvitteringen på en flyer eller et program for eventen, så det bagefter er nemmere at huske, hvad pengene gik til. Det er også en god idé at lave en kopi af din kalender, der viser alle dine aftaler.

3. Mad og drikke med formål

Det er dog ikke kun skattefar, der bør diktere, hvordan du bruger penge på underholdning. Som iværksætter skal du vide nøjagtigt, hvad du bruger penge på og om det bliver gjort med omtanke og med god grund.

Disse penge kan selvsagt være sjove at bruge og af samme årsag kan udgifter af denne type også nemt komme til at overstige, hvad der er rimeligt. Du bør derfor holde styr på, hvor meget du bruger på at underholde kunder og potentielle forretningsforbindelser, så du kan analysere hvorvidt disse udgifter er med til at udvikle og vedligeholde disse forbindelser og kontakter.

Man kan følge disse udgifter på nært hold på mange måder – din virksomhedstype og måden den er bygget op på afgør hvilken metode, der passer bedst til dig. Som minimum bør du dog holde dit regnskab opdateret og inddele dine udgifter til underholdning i kategorier, der giver mening for dig. Se også jævnligt på hvor mange penge, der er blevet brugt på denne slags udgifter i forhold til en evt. stigning i omsætningen, der er et direkte resultat af disse udgifter.

Artiklen er oversat fra engelsk, skrevet af Melody A. Kramer og findes også på vores amerikanske blog under titlen Track Expense Online – Wining, Dining, and Accounting Tips.