Kontoplan og bogholder erstattes af én smart funktion!

Toke Kruse

5. december 2013

Samtidig løfter jeg sløret for en ny funktion, der gør op med, hvordan den forældede kontoplan fungerer, så det bliver endnu lettere selv at stå for økonomien, og du dermed har langt bedre forudsætninger for at drive din virksomhed fremad.

Ud med kontoplan og ind med kategorier
Definitionen på en kontoplan er: En liste over de grupper (også kaldet konti), hvortil du knytter dine indtægter og udgifter. Fx kan det være relevant, når året er omme, at se hvad din virksomhed har brugt penge på, og hvordan dine udgifter og indtægter fordeler sig. En kontoplan kan fx have en konto, der hedder ”Husleje”. Således kan du se alle de omkostninger, som er knyttet til din husleje. Dvs. når du indtaster din huslejeregning i dit regnskabsprogram, skal du vælge ”huslejekontoen”. En konto har altså ikke noget at gøre med en bankkonto, men er blot en oversigt, der samler din information for forskellige udgifter og indtægter.

I Billy’s Billing arbejder vi hen i mod et regnskabsprogram, hvor du som bruger helt kan undgå kontoplanen, fordi den er uoverskuelig for langt de fleste – især hvis du aldrig har arbejdet med en! Derfor har vi i vores kommende opdatering erstattet ”konti” med ”kategori”. Det betyder bl.a. når du skal registrere din regning, skal du blot finde en kategori, som passer til din udgift. Du kan fx blot søge på ”husleje” og du kan nu kategorisere udgiften på huslejekategorien. Dermed kommer du helt uden om kontoplanen. Er du bogholder eller revisor, så frygt ikke – du kan stadig tilgå kontoplanen under ”avancerede” indstillinger.

Hvornår kommer kategorierne? Kategorierne bliver tilgængelige i det kommende regningsmodul, som frigives i forbindelse med vores nye opdatering i januar (dato kommer i løbet af december). I en senere opdatering får du samtidig en ny funktionalitet, som jeg fortæller kort om nu jeg har dig.

KategoriGuide™ – endnu en geni-streg fra Billy’s Billing Funktionen hedder KategoriGuide™ og er en guide, der hjælper dig med at kategorisere dine udgifter, så de bliver bogført korrekt under de rette kategorier (det, som før hed konti). Det indebærer fx, at du automatisk får at vide, om du kan trække momsen fra en bestemt vare, og hvilken kategori din udgift skal registreres under.

Eksempel på, hvordan KategoriGuide™ kommer til at virke Lad os sige, at du taster ind, at du har købt et frimærke, så vil KategoriGuiden automatisk foreslå, at denne udgift er momsfri, samt at den skal registreres under kontorudgifter. Dermed bliver du hjulpet trygt igennem bogføringen uafhængigt af en dyr bogholder. Eller hvis du taster et restaurantbesøg ind ved fx at skrive ”restaurant”, foreslår KategoriGuiden, at udgiften kommer under ”møder & kundepleje”-kategorien, ved at du vælger, hvilken slags restaurantbesøg der var tale om (hvad du kan trække fra i moms, afhænger fx af, om det var et kundemøde eller et personalearrangement). På den måde guides du til at registrere dine udgifter korrekt uden brug af en dyr bogholder. I takt med at du bruger KategoriGuiden, forbedres den, så den automatisk vælger den rette gruppe og momssats, så det manuelle arbejde mindskes. Såfremt du ønsker at gøre brug af den fælles KategoriGuide, som optimerer alle brugeres indtastninger, kan du let slå den til – det præciserer blot dine indtastninger og gør KategoriGuiden endnu mere effektiv. Dine data vises selvfølgelig ikke for andre end dig selv. Det er kun linket mellem beskrivelsen og kategorien, der bruges. Vi har ikke en endelig dato for frigivelse af KategoriGuiden, men vil blot fortælle dig, at vi gør bogføring lettere.

Mange hilsner

Toke Kruse CEO