Kompensation og anden praksis ved medarbejders sygdom

Patrick Larsen

27. maj 2014

Billy Regnskabsprogram og rødt kors

Langvarig sygdom hos nøglemedarbejdere i virksomheden kan være dræbende for din virksomhed. Ikke nok med, at du mister den pågældendes arbejdskraft, mens denne er sengeliggende. Du skal også udbetale løn til den syge medarbejder, da sygdom er lovligt fravær. Dette blogindlæg vil gøre dig opmærksom på en række regler, som potentielt kan spare dig for mange tusinde kroner.

Besked om sygdom

Der eksisterer ikke lovmæssigt fastsatte regler for, hvornår en medarbejder senest skal give besked om sin sygdom. Du bestemmer selv, hvad der er rettidigt i netop din virksomhed, men det er vigtigt, at du informerer det ud til din medarbejderstab og noterer det i en personalehåndbog, så du kan dokumentere det i tilfælde af konflikter med kommune eller medarbejder.

Hvis din medarbejder ikke giver besked om sin sygdom i overensstemmelse med virksomhedens fastsatte regler, kan det potentielt berettige dig til at undlade at udbetale fuld løn eller sygedagpenge under fraværet. Der er dog nogle undtagelser fra dette – fx hvis der foreligger særlige, undskyldende omstændigheder, eller hvis du ikke har rykket medarbejderen for en sygemelding.

Det anbefales, at du søger juridisk bistand, hvis du beslutter at tilbageholde løn eller sygedagpenge, da det betragtes som misligholdelse af kontrakten fra din side, hvis det viser sig, at du ikke havde ret til det i første omgang.

Opsummering:

  • Du bestemmer reglerne for besked om sygdom i din virksomhed.
  • Undlader medarbejderen at give besked om sygdom i tide, kan du potentielt tilbageholde lønnen under fraværet.

Kontakt til medarbejder under sygdom

Du er forpligtet til at indkalde din syge medarbejder til en personlig sygefraværssamtale senest 4 uger efter 1. sygedag. Denne samtale skal varsles med nogle dage eller en uge. Medarbejderen har ikke pligt til at deltage i sygefraværssamtalen, og den påvirker derfor heller ikke personens ret til sygedagpenge. Samtalen kan både udføres face-to-face eller over telefonen.

Under sygefraværssamtalen må du ikke spørge medarbejderen om, hvad medarbejderen fejler. Du må til gengæld gerne spørge om, hvor længe medarbejderen forventer, at sygdommen kommer til at vare, og om medarbejderen kan udføre nogle af sine arbejdsopgaver eller er helt uarbejdsdygtig. Du kan læse mere om, hvad du må spørge om på beskæftigelsesministeriets hjemmeside www.bm.dk.

Opsummering:

  • Du er forpligtet til at afholde en personlig sygefraværssamtale senest 4 uger efter 1. sygedag.
  • Medarbejderen er ikke forpligtet til at deltage, og under samtalen må du ikke spørge om, hvad medarbejderen fejler.

Kompensation fra kommunen

Du kan blive kompenseret af medarbejderens bopælskommune for den løn, som du udbetaler til din syge medarbejder. Dette kan du dog først anmode om efter de første 30 kalenderdage af medarbejderens sygdom. Du kan dog kun blive kompenseret for det beløb, som dagpengesatsen er sat til. Derudover skal du senest 5 uger efter første fraværsdag anmelde sygefraværet til kommunen via NemRefusion, da du så kan få kompensation (også kaldet refusion) fra kommunen for tidsrum, der ligger op til 3 måneder forud for anmeldelsestidspunktet. Glemmer du at anmelde sygefraværet før fristens udløb, så kan du kun få refusion fra anmeldelsestidspunktet.

For at kunne modtage refusion, skal medarbejderen have været tilknyttet arbejdsmarkedet minimum 26 uger og have haft en ugentlig arbejdstid på minimum 9 timer og 15 minutter før sygdommens indtræden.

Eksempel:

Jan bliver ansat på fuldtid d. 1. januar 2013 til en løn på 130 kr. pr. time. Desværre bliver Jan alvorligt syg d. 1. august 2013, og da Jan stadig ikke er kommet tilbage på arbejde efter 30 dage, så anmoder arbejdsgiveren om refusion hos Jans bopælskommune for den løn, som firmaet har udbetalt til Jan, mens han har været sygemeldt. Jans arbejdsgiver kan da få refusion for den andel, som Jan ville have fået, hvis han havde været på dagpenge. Dagpengesatsen var i 2013 på 108,24 pr. time, hvilket betyder, at arbejdsgiveren får dækket 108,24 * 37,5 * 4 = 16.236 af 130 * 37,5 * 4 = 19.500.

Fortsætter medarbejderens sygdom over flere måneder, så skal du fremsætte krav om refusion med mindre end 1 måneds mellemrum.

Opsummering:

  • Efter 30 kalenderdages sygdom kan du anmode om refusion fra kommunen.
  • Du kan få refusion svarende til dagpengesatsen.
  • Ved længere fravær skal du fremsætte krav om refusion med mindre end 1 måneds mellemrum.

120 dages-reglen

Har du udbetalt løn til en medarbejder under sygdom i sammenlagt 120 dage i løbet af 12 måneder, så kan du opsige medarbejderen med en måneds varsel. VIGTIGT: hvis din medarbejder melder sig syg om fredagen og den efterfølgende mandag, så tæller det som 4 sygedage, når du opgør antallet af sygedage i forhold til 120 dages-reglen. For at kunne gøre brug af 120 dages-reglen kræves det, at I har aftalt og nedskrevet det i ansættelseskontrakten. Selve opsigelsen af medarbejderen skal ske i tilknytning til udløbet af de 120 dage, og mens medarbejderen stadig er syg, hvis den skal være gyldig.

Blogindlægget er skrevet i samarbejde med Bluegarden.