Sæt teknologien til at arbejde for dig

Jeremy Andrews

21. februar 2013

Nu om dage er det at starte og opbygge sin egen virksomhed super spændende, for langt om længe er det ikke kun de store virksomheder, der har råd til software i topkvalitet og brugerdefineret udvikling. Dermed er iværksættere ikke længere nødsaget til at vente et år eller to på, at priserne kommer ned på et niveau, hvor de også kan være med og har råd til at implementere de forskellige programmer, som de har behov for.

I dag er mindre virksomheder mere adrætte end nogensinde. Mange kan endda vælge at have medarbejdere og freelancers, der befinder sig udenfor kontoret, måske endda i andre lande og i nogle tilfælde kan de helt droppe kontoret og skabe en ”kontorløs” arbejdsplads. Dette skaber besparelser i virksomheden i forhold til personaleomkostninger, men der er også andre fordele at hente. For at nævne et eksempel så har de fleste freelancers allerede det nyeste software installeret på deres egne computere – software, man engang kun så i de større organisationer. Dette kan betyde store besparelser for en mindre virksomhed, da den dermed ikke skal sørge for at alle medarbejdere har det software, de skal bruge i deres arbejde.

Lad os se nærmere på nogle af de programmer, der kan hjælpe dig med at reducere udgifterne og samtidig øge produktiviteten i din virksomhed.

Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Access

Det er en kendt sag, at Microsoft dominerer markedet med deres forskellige Micosoft Office produkter, inklusive de tre mest populære, nemlig Word, Excel og PowerPoint. Der har dog, i noget tid nu, eksisteret et alternativ til Microsofts dyre produkter, som virksomheder har kunne benytte sig af, nærmere betegnet Open Office. Open Office har de samme funktionaliteter som Microsoft Office Suite, dog uden den høje pris. Faktisk har Open Office altid været gratis og det vil det med al sandsynlighed blive ved med at være langt ud i fremtiden. Så har du ikke behov for alle de ekstra smarte ting, som Microsoft Word, Excel og PowerPoint kan, så er det værd at tage et kig på Open Office, som både er gratis og stabilt.

I tilfælde af at du bare ikke kan leve uden Microsoft, så kommer der her en god nyhed. I 2012 kom Microsoft med deres Office Suite i ”skyen” med en abonnementsordning, der starter helt nede på under 30 kr. om måneden. Det betyder, at virksomheder nu kan få adgang til hele pakken uden samtidig at slå huller i bankbogen. Og med priser som disse giver det god mening, at gøre brug af alt det Microsoft Office Suite kan i din virksomhed.

Skyen

Der bliver snakket en masse om denne sky. Cloud computing har eksisteret i over ti år og over de sidste par år er priserne dalet markant, hvilket har gjort det muligt for mindre virksomheder at sænke deres udgifter til it. Nu kan du gemme filer og applikationer på internettet i sikre omgivelser og du behøver ikke længere bekymre dig om backups eller sikkerhedsproblemer og være nødt til at vælge (og huske) hvilken computer du gemmer hvad på. Fordelen ved at gemme informationer i skyen er, at du altid har adgang til dem via din mobil, Mac, pc eller andre mobile enheder. Dermed er man ikke længere er nødt til at svinge forbi kontoret for at kunne arbejde med forskellige dokumenter eller hente papirer og det kan være med til at øge produktiviteten i en virksomhed.

Kreative værktøjer

Hvis der er ét firma, der har modsat sig cloud computing og ikke har været meget for at sænke priserne på deres software, så er det Adobe. Selvom Adobes forskellige produkter bliver rost til skyerne af folk i kreative brancher som fx fotografi, design og mode, så er de samtidig så dyre, især for freelancers og mindre virksomheder, at prisen nærmest er uoverkommelig. Et hurtigt kig på deres priser over de sidste par år viser, at et enkelt produkt sagtens kunne ryge over 1500 kr. og skulle man have set sig varm på hele pakken, så kunne det nemt løbe op i omkring 6000 kr. – per computer altså. Avs!

Dog har Adobe, lige som Microsoft, for nylig indset, at hvis de vil beholde deres kunder, som ellers flokkes mod billigere eller gratis alternativer, så er skyen vejen frem. Adobe tilbyder i øjeblikket deres kreative værktøjssæt til meget rimelige priser og det er i den grad værd at overveje, hvis du arbejder indenfor design.

Juridiske kontrakter og teknologi

Her hos os i Smart Money Entrepreneurs ser vi en del kontrakter og juridiske dokumenter hver eneste dag. Ejendomsmæglere og andre i brancher, der har med en masse dokumenter at gøre, er ofte frustreret over, hvor kompliceret og tidskrævende det er at holde styr på alle disse dokumenter og hele tiden sørge for, at der er orden i det hele.

Docusign, som er førende indenfor elektroniske underskrifter, gør det helt enkelt at håndtere dine komplekse dokumenter – alt sammen i én eneste, brugervenlig, cloud-baseret løsning, endda til en rimelig pris. Alle dokumenter er sikret og tilgængelige, uanset hvor du er, så længe du har en internetforbindelse, hvilket gør dit liv som virksomhedsejer meget mere simpelt.

Basecamp

Basecamp er et cloud-baseret management solution program, som vi i vores virksomhed bruger til at håndtere og lette vores arbejdsgang og til at holde styr på vores interne projekter, fildeling og timeregistrering. Der findes en gratis version og en abonnementsordning med mere avancerede funktioner, der varierer i pris alt afhængigt af hvor mange projekter man har og hvor meget plads man har brug for. Vores team vokser hele tiden og derfor er denne service helt uvurderlig, da den gør det muligt for vores partnere i andre stater og lande være i konstant kommunikation med resten af teamet og samtidig holde sig opdateret i forhold til hvad der foregår i virksomheden.

Teknologi som redskab

Iværksættere og mindre virksomheder bruger i stigende grad forskellige teknologiske tiltag til at hjælpe med at skabe vækst i deres virksomheder og de redskaber jeg har beskrevet herover, er et godt sted at starte, når man vil reducere sine udgifter og øge produktiviteten. En ting, som alle virksomhedsejere skal huske på er, at teknologi er et redskab, der bør bruges som supplement i driften af din virksomhed, det er ikke en erstatning for sund fornuft og gode ledelsesprincipper. Men får du implementeret de rigtige programmer, der er lavet specielt til mindre virksomheder, kan de hurtigt hjælpe dig med at skabe vækst i din virksomhed i et meget tilfredsstillende tempo og ultimativt sørge for, at du kan arbejde på at skabe succes i din virksomhed i stedet for blot at arbejde i din virksomhed.

Artiklen er oversat fra engelsk, skrevet af Jeremy Andrews og findes også på vores amerikanske blog under titlen “Small Business Software Development: Putting Technology to Work for You”: http://billysbilling.com/blog/Small-Business-Software-Development-Putting-Technology-to-Work-for-You.