Hvordan uploader jeg kvitteringer til Billy?

Billy regnskabsprogram forfatter Billy regnskabsprogram forfatter

Kasper Aaes

22. juli 2019

Når man køber varer eller ydelser til sin virksomhed, skal man dokumentere udgifterne over for SKAT. Denne vejledning viser, hvordan man nemt og effektivt leverer bilag på flere forskellige måder. I vejledningen kommer vi også med tips til, hvordan man kan automatisere bogføringen i Billy og spare en masse tastearbejde.

Der findes to smarte måder at uploade bilag til dit regnskab på:

  • Mobil app
  • Unik e-mail

Tag et billede og upload din kvittering

Appen hedder Billy Regnskabsprogram, og appen kan downloades i App Store eller på Google Play. Den kan bruges til at fotografere bilagene, som derefter uploades til dit bogholderi.

Upload dine kvitteringer til Billy
  • Log ind på appen, og vælg hvilket regnskab der skal uploades kvitteringer til.
Upload dine kvitteringer til Billy
  • Klik på det blå plus-ikon, og vælg Regninger.
Upload dine kvitteringer til Billy
  • Fotografér bilaget, og klik på Gem-ikonet oppe i højre hjørne.
Upload dine kvitteringer til Billy

Bilaget er nu uploadet.

Tip: Har du en kvittering på flere sider, kan du benytte ikonet nede i højre hjørne. Når du har taget billedet af sidste side, afslutter du med Gem-ikonet.

Hvis du har flere kvitteringer, kan du klikke på det midterste ikon i bunden af billedet og fotografere en ny kvittering.

Upload kvittering med unik e-mail

Mange leverandører sender kvitteringer via. mail, som en vedhæftet fil. Med din unikke e-mail kan du videresende kvitteringen til bogholderiet. Den unikke e-mail finder man under:

  • Indstillinger
  • Programindstillinger
  • Kopier den unikke e-mail i højre side af menuen
Upload dine kvitteringer til Billy
  • Derefter indsætter man den unikke e-mail i modtagerfeltet og kvitteringerne sendes direkte til bogholderiet.
Upload dine kvitteringer til Billy

OBS: Indlejrede kvitteringer kan ikke uploades til bogholderiet. En indlejret fil er en kvittering, som indgår i brødteksten i selve mailen.

Hvor sendes kvitteringer hen?

Alle kvitteringer sendes direkte ind til bogholderiet i Billy. Kvitteringerne bliver uploadet som regningskladder, det vil sige regninger, som ikke er godkendt endnu. Regningskladder ses i toppen af menuen Regninger:

Upload dine kvitteringer til Billy

Når man klikker ind på regningskladden skal leverandør, regningsdato, betalingsfrist m.m. udfyldes.

Upload dine kvitteringer til Billy

Automatisk scanning af bilag

Der er indbygget en scanningsmotor i Billy, som automatisk kan aflæse oplysninger fra kvitteringer. Det betyder, at scanningsmotoren automatisk kan udfylde følgende oplysninger:

  • Leverandør (CVR nr.)
  • Regningsdato
  • Betalingsfrist
  • Referencenummer
  • Valuta
  • Beskrivelse

Sådan aktiverer du scanningsmotoren:

  • Indstillinger
  • Programindstillinger
  • Sæt flueben i boksen Automatisk scan regninger ved upload
  • Gem
Upload dine kvitteringer til Billy

Prædefinering af udgiftskategori og momssats på leverandører

Det sidste trin for at fuldautomatisere bogføringen af dine kvitteringer gøres ved at indsætte et regelsæt for faste udgiftskategorier og momssatser for den enkelte leverandører. Det betyder, at udgiftskategori og momssats automatisk udfyldes, når man uploader en kvittering fra den specifikke leverandør.

Sådan prædefinerer du udgiftskategori og momssats på en leverandør:

  • Kontakter
  • Klik ind på den specifikke leverandør
  • Ret
  • Gem
Upload dine kvitteringer til Billy

Hvis man er i tvivl om udgiftskategori og momsregler kan man benytte Billys bogføringshjælp. Her kan man finde svar på mange spørgsmål omkring, hvordan udgifter skal bogføres samt hvilke fradragsregler der gør sig gældende. Bogføringshjælpen forklarer også, hvilke konti udgifterne skal bogføres på i Billys kontoplan.

Prøv gratis i 30 dage
Prøv Billy Prøv selv at indtaste en regning