Eksportere eller importere kontoplanen

Billy regnskabsprogram forfatter Billy regnskabsprogram forfatter

Oliver Storm Pallesen

26. august 2015

Importering og eksportering af kontoplan

I Billy har du muligheden for at eksportere din kontoplan eller importere din helt egen. Denne artikel vil beskrive hvilke forhold du skal være opmærksom på, hvis du vil importere en kontoplan. Vi bruger et bestemt format til at repræsentere en kontoplan. Formatet hedder CSV, hvilket er en tekst-fil med kommaseparerede værdier, som generelt bruger dataoverførsel mellem databaser. CSV-filen skal være med nogle forudbestemte kolonner og værdier, som bliver beskrevet længere nede i artiklen.

Eksportering af kontoplan

Du kan eksportere din kontoplan ved at gå:

  • Regnskab
  • Eksport
  • Eksporter kontoplanen i den ønsket format

Hvis du har eksporteret kontoplanen i Excel, kan du rette den til og importere den igen på ny. Hvordan det foregår bliver beskrevet i nedestående sektion.

Importering og eksportering af kontoplan

Importering af kontoplan

Du kan importere en ny kontoplan under:

  • Regnskab
  • Kontoplan
  • Klik på knappen Mere
  • Importér kontoplan
Importering og eksportering af kontoplan

Hvis der er fejl i din fil, vil programmet automatisk fortælle dig hvad fejlen er, og evt. hvilken række og kolonne det drejer sig om. Du skal dog være opmærksom på, at filen skal følge en række forhold, før at importen fungerer.

Formatet

For det første skal filen være en CSV-fil. Hvor importen understøtter flg. separatorer:

  • Komma (,)
  • Semikolon (;)
  • Tabulator

Den første række (række 1), skal altid være kolonneoverskrifter. Den første række bliver ignoreret ved import, det samme gælder tomme rækker. Når du eksporterer din kontoplan, indsætter vi automatisk tomme rækker efter fx summer. Det sker kun for at gøre arket mere læsevenligt ved eksportering.

Importering og eksportering af kontoplan

Kolonnerne fra A til K i Excel arket skal have nedestående værdier. (Det ikke tilladt at bytte rundt på dem).

Kolonne A: Her skal kontonummeret stå, hvis du bruger det. Det skal være heltal.

Kolonne B: Kontoens navn skal altid være udfyldt og unikt.

Kolonne C: Type af kontoen som altid skal udfyldes. Værdierne du kan bruge er:

  • Gruppe: Grupper bruges til at gruppere konti. Når man opretter nye konti via programmet, skal man tilknytte dem til en gruppe.
  • Konto: En rigtig konto som du bruger til bogføring. Konto skal ligge under andre konti eller en gruppe.
  • Gruppesum: En sum der automatisk summerer alle konti inden for den overliggende gruppe. Gruppesummer skal ligge under konto eller en gruppe (i så fald er det en tom gruppe).
  • Sum fra: En sum der løber fra værdien i Sum fra kolonnen ned til den aktuelle række.
  • Overskrift: En simpel overskrift.

Kolonne D: 'Kontotype' som altid skal udfyldes, hvis typen er enten Gruppe eller Konto. Kontotype angiver hvilken slags posteringer der hører hjemme på kontoen (eller konti i gruppen, hvis det er en gruppe). Tilladte værdier er:

  • Indtægt
  • Udgift
  • Aktiv
  • Passiv
  • Egenkapital

Kolonne E: 'Sum fra' som skal udfyldes hvis typen er Sum fra. Skal være kontonummeret (eller navnet) på den række som summen skal starte fra (inkl.).

Kolonne F: 'Klasse' som bruges til at designe layoutet. Kan udfyldes når typen er Sum fra eller Overskrift. Bruges normalt til at understrege nettoresultat, passiver og aktiver, samt lave store overskifter. Tilladte værdier:

  • Dobbelt: Giver rækken dobbelt understregning.
  • Overskrift2: Gør overskrifter en smule mindre end normale overskrifter.

Kolonne G: 'Beskrivelse' som kan udfyldes når typen er Konto. Vises inde i programmet når der skal vælges konto.

Kolonne H: 'Momskode' som udfyldes når typen er Konto. Her skal du bruge en gyldig forkortelse/momskode for en af dine momssatser. Se en liste over disse inde i programmet under Indstillinger > Momssatser.

Kolonne I: 'Bankkonto' – her angiver du om kontoen er en bankkonto. Kan udfyldes når typen er Konto. Tilladte værdier:

  • Ja
  • Nej (Tomme celler betyder også nej)

Kolonne J: Indeholder valuta som kan udfyldes hvis typen er Konto. Skal være en ISO 4217 valutakode. Fx DKK, USD eller EUR. Hvis valuta ikke er sat, bruges virksomhedens basisvaluta automatisk.

Kolonne K: Tillad betalinger som kan udfyldes hvis typen er Konto. Angiver om der kan registreres betalinger på kontoen. Tilladte værdier:

  • Ja
  • Nej (Tomme celler betyder også nej)

Kolonne L: Systemrolle som angiver om kontoen har en speciel rolle i systemet. Alle nedestående systemroller skal være oplyst i arket, med det specifikke navn:

  • AccountsReceivable (Til gode hos kunder)
  • AccountsPayable (Skyldnere til leverandører)
  • CurrentEarnings (Dette års resultat)
  • RetainedEarnings (Overført resultat)
  • UnrealizedCurrencyDifference (Urealiserede kursgevinster og -tab)
  • RealizedCurrencyDifference (Realiserede kursgevinster og -tab)
  • LateFeesRevenue (Rykkergebyrer)
  • PrepaymentAsset (Til gode hos leverandører)
  • PrepaymentLiability (Skyldnere til kunder)
  • SalesTaxPayable (Afregnet moms)
  • SalesTax (Salgsmoms (udgående moms))
  • euTaxServices (Moms af ydelser købt i udlandet)
  • euTaxGoods (Moms af varer købt i udlandet)

Andre regler:

  • Kontotype for grupper og de tilhørende konti skal være kompatible. Indtægt og Udgift er kompatible med hinanden. Aktiv, Passiv og Egenkapital er kompatible med hinanden.
  • Driftskonti kan ikke ligge efter balancekonti.

Hvis du oplever problemer med importeringen af kontoplanen, så kontakt Billy’s support via Billy@billy.dk.