Fakturering til det offentlige – få gode råd her 

Billy regnskabsprogram forfatter

Forfatter

Amanda Nielsen

Dato

02. november 2021

Læsetid

4 minutter

Skal du sende en faktura afsted til det offentlige, og har du brug for en hjælpende hånd?

Så har vi gode tips i ærmet til dig. 

Der gælder lidt andre regler ved fakturering til offentlige instanser end ved almindelige salg – og her i artiklen gør vi dig klogere på, hvad du skal være opmærksom på. 

Husk, at du altid kan downloade skabeloner og få masser af hjælp i Billy til at udfærdige en faktura med de helt rette oplysninger. 

Dyk ned i artiklen og bliv klogere på: 

  • Hvordan man sender en faktura til det offentlige.
  • Hvordan man laver elektronisk fakturering.  
  • Hvordan man sender en faktura til et EAN-nummer. 

Det vigtigste først

Når du indsender en fakturering til det offentlige, herunder staten, regionerne og kommunerne, kan det kun ske digitalt. 

Du kan dermed ikke indsende en fysisk faktura – den vil aldrig blive taget hånd om. Den digitale faktura er et lovkrav til offentlige myndigheder. 

Du skal altså altid sende en elektronisk faktura afsted, også kaldet en e-faktura. 

Det leder os let og elegant hen til næste punkt på listen. 

Hvad er en elektronisk faktura? 

En elektronisk faktura er defineret ved selve handlingen mere end dokumentet. 

Forstået på den måde, at en mail eller en PDF-fil med fakturaen ikke er en elektronisk faktura. 

Det handler derimod om den måde, den bliver behandlet og sendt afsted på. Det skal foregå i et bestemt elektronisk format mellem dig og leverandøren. 

Send en faktura afsted: Systemer til e-fakturering 

Du kan altså ikke blot lave din faktura om til en PDF og sende den afsted på en mail. 

Den skal komme et andet sted fra. 

Det kan eksempelvis være direkte fra dit regnskabsprogram eller indkøbssystem. Det kan også være ved hjælp af et integreret program, der taler sammen med dit regnskabsprogram. Det afhænger af, hvad du benytter dig af i din virksomhed. 

Du kan sende dine digitale fakturaer fra:

  • Dit regnskabsprogram eller indkøbssystem
  • Et integreret cloud-baseret system
  • Et gratis program til at sende e-fakturaer

Nogle cloud- og systemløsninger til fakturering er gratis, mens andre er på abonnement eller med en pris per faktura. Vælg den løsning, der passer bedst til dit behov. 

Hvis du sender et mindre antal afsted om måneden, kan en gratis løsning med et begrænset antal fakturaer, være den rette for dig. 

Det fører os videre til en vigtig del af den elektroniske faktura, nemlig EAN-nummeret. 

Hvad er et EAN-nummer?

Et EAN-nummer er en offentlig institutions elektroniske identitet. 

For at indsende en faktura til det offentlige har du brug for den givne institutions præcise nummer. 

Forestil dig, at du skal lave en fakturering til en kommunal myndighed. Her skal du først og fremmest have fingre i kommunens EAN-nummer. Alle offentlige instanser i Danmark er udstyret med et EAN-nummer, og det er oplyst på deres respektive hjemmesider.  

Helt konkret er det udformet som et 13-cifret nummer. 

Nogle offentlige institutioner bruger desuden deres CVR-nummer til at modtage fakturaer. Spørg derfor altid leverandøren, om både EAN og CVR-nummer skal skrives på. 

Så hvordan laver du en faktura til et EAN-nummer?

Når du skal lave en EAN-fakturering, benytter du det regnskabsprogram, din virksomhed har i forvejen. 

Helt konkret udformer og sender du e-fakturaen gennem det system, du anvender. Der findes anvisninger i det enkelte system, der viser præcis, hvordan du gør. På den måde er det nemt at sende en EAN-faktura afsted. 

Fakturablanketten: Til dig, der ikke har et regnskabsprogram

Hvis du har en mindre virksomhed, har du ikke nødvendigvis et omfattende regnskabsprogram, du kan sende e-fakturaer fra. 

Her er fakturablanketten særdeles egnet. 

Den gør det muligt for selv små virksomheder at sende e-fakturaer afsted til det offentlige. 

Det er lige ud af landevejen, og du logger blot ind med dit NemID og medarbejdersignatur på selvbetjeningsløsningen på Virk.dk. Her finder du også en guide til, hvordan du udfylder blanketten med de rette informationer. 

Så lad os opsummere – hvad er fordelene ved e-fakturering?

Nu er du forhåbentligt blevet klogere på, hvordan e-fakturering foregår. 

Dagens vigtigste lektie er, at du ikke kan sende en faktura til offentlige institutioner uden at gøre det digitalt. 

Men bare rolig. Som vi har skitseret i artiklen, er det en smart og effektiv proces med mange fordele, såsom:   

  • Det går hurtigere end at sende en faktura i fysisk form. 
  • Du får et godt overblik med digital bogføring. 
  • Det mindsker risikoen for tabte fakturaer.
  • Det mindsker fejlleverancer og manuelle fejl. 
  • Det er nemmere at sende elektroniske rykkere. 
  • Sidst men ikke mindst – du mindsker papirspild. 

Held og lykke med e-fakturering til det offentlige. Og husk, at Billy altid står klar til at hjælpe dig, så processen går som smurt – hos os er gode råd aldrig dyre.

Tilbage til overblikket

Andre relaterede artikler: