Tilbudsmodulet er klar til V2 - Billy Regnskabsprogram

Christian Johnsen

20. januar 2015

Vi er nu klar til at frigive Tilbudsmodulet og i den forbindelse, er der en række praktiske ting, der skal videregives.

Først og fremmest, har vi i forbindelse med Tilbudsmodulet lanceret Apps, som er en tjeneste, der samler alle vores fremtidige moduler under ét tag. Det er også her, man kan deaktivere og aktivere moduler alt efter behov.

Er du V1 bruger, send da en mail til christian@billy.dk og hør nærmere om dine muligheder. Vi anbefaler at du ikke opgraderer før du har hørt nærmere.

Nye muligheder end i version 1

Det tilbudsmodul, vi frigiver i version 2, har en række nye funktioner, end det, man kender fra version 1. Kort sagt, kan man sige, at vi har lavet det mere komplet og mere egnet til den rette målgruppe. Udover at kunne oprette tilbud og konvertere disse til fakturaer, kan man ligeledes oprette prisoverslag og ordrebekræftelser. Begge dele kan konverteres til hhv. et tilbud og en faktura.

Hvad er et prisoverslag, et tilbud, en ordrebekræftelse og hvornår skal du konvertere til en faktura?

Et prisoverslag er det første i processen for at få afsendt et godt tilbud. Prisoverslaget fungerer som forhandlingen, hvor den rette pris mellem dig og kunden skal findes. Prisoverslaget er uforpligtende at afsende. Det at lave et godt prisoverslag er ofte et psykologisk spil og man skal som regel kende sin kunde godt og vide hvilke parametre, man kan spille på for at vende prisoverslaget til egen fordel.

Prisoverslag

Et tilbud er til forskel fra prisoverslaget forpligtende. I det øjeblik, at kunden skriver, at han eller hun accepterer dit tilbud, er aftalen i hus og du kan påbegynde arbejdet. Man forhandler ofte ikke, når man udsender sit tilbud, for tilbudet afspejler det, man er nået til enighed om i det afsendte prisoverslag. Pt. er det ikke muligt for din kunde at underskrive med Digital Signatur, men den feature er under udvikling. Du skal derfor bede din kunde om at acceptere tilbudet pr. mail.

Tilbud

En ordrebekræftelse sendes, hvis man vælger at sende en, lige før fakturaen. Dens opgave er egentlig blot at bekræfte overfor din kunde, at ordren er under behandling. Det er oftest webshops, der vil benytte sig af dette.

Fakturaen er sidste step i processen og det er denne, der har den afgørende rolle for dig. For det er den, der i sidste ende fortæller, hvor mange penge, du får i kassen. Når du konverterer til fakturaen betyder det samtidigt, at tilbudsprocessen er afsluttet. Fakturaen finder du under menupunktet Fakturaer og den skal blot behandles som en ganske normal faktura.

Faktura

En mere strømlinet proces

Der er forskellige måder at udsende tilbud på og måden man gør det på afhænger ofte af den type virksomhed, man har. Måden hvorpå vi har udviklet det nye tilbudsmodul, tillader at man i langt højere grad kan føre tilbud, som man ønsker. Og med mulighed for nemt at konvertere det ene til det andet, er der ikke meget, man skal gøre, når først man er gået i gang.

Konvertering

Eksempel på konvertering

Lad os antage at man opretter et prisoverslag, som skal sendes til kunden. Prisoverslaget sendes ud, som starten på en forhandling, hvor man med kunden bliver enig om en pris. Når Prisoverslaget er accepteret, vil man være interesseret i at konvertere det til enten et tilbud eller en ordrebekræftelse. Til sidst konverteres enten tilbudet eller ordrebekræftelsen til en faktura.

Tilbudet er accepteret og handlen kan gå i gang

Når et tilbud er accepteret og den reelle handlen dermed kan gå i gang, kan du vælge at afslutte processen, så overblikket over hvilke igangværende og afsluttede tilbud du har, forbliver. Dette vil du først gøre, når du har konverteret tilbudet til en faktura. Fakturaen sendes til kunden, når handlen er gennemført.

Afslut

Det gode tilbud

For at lave et godt tilbud, er det vigtigt, at man som leverandør har andet for øje end prisen. Det er vigtigt, at du har kendskab til din kunde og ved hvad din kunde vil have. Kan du, som leverandør, garantere produkter af høj kvalitet, vil kunden i næsten alle tilfælde være villig til at give en god pris. Derfor, skal du, når du laver dit tilbud, ikke underbyde dig selv, men derimod tænke i baner, hvor du står stærkt i forhold til dine konkurrenter. Din kunde vil have følgende 5 ting med i sine overvejelser, når han/hun drøfter dit tilbud:

  • Kan du levere det du lover?
  • Kan jeg overskue løsningen?
  • Løser dette tilbud mit problem?
  • Kan dette tilbud gavne virksomhed og mine kollegaer?
  • Stemmer tilbudet overens med vores budget?

De faktorer, der spiller ind i forhold til de ovenstående 5 ting er din leveringstid, kvaliteten af dine produkter, kundens tillid til din virksomhed og økonomi (selvfølgelig). Et tilbud består som regel af flere faser, hvor kunden i de forskellige faser skal bæres igennem med rund hånd, så du til sidst står med en aftale på papiret.

Det kommer efterfølgende

I forbindelse med lanceringen af tilbudsmodulet, har vi lagt vægt på en række ting, hvilket også betyder, at vi i første omgang har set bort fra andre ting. Disse rummer Digital Signatur, mulighed for at krydse et tilbud af som værende Godkendt og mulighed for at vedhæfte dokumenter til et tilbud. Disse ting, vil selvfølgelig komme, når vi har sikret os, at den nuværende udgave fungerer efter hensigten.