Virksomhedsregnskab - Få styr på grundlæggende begreber

Ivan Petkov

25. februar 2013

Har du nogensinde tænkt over, hvad det er, der gør regnskab til et så omfattende og specialiseret emne? Hvad er det, revisorer ved, som du ikke ved? Hvad er de tilsyneladende meget specielle funktioner, som åbenbart kun en revisor kan udføre, for nogle størrelser – og hvorfor kan du ikke selv gøre det? Du er dog trods alt i stand til at nedfælde tal på et regneark, du kan lægge til og trække fra, finde procenter og så videre (om ikke andet, så med en regnemaskine). Så hvad er det du har overset?

Sandheden er den, at regnskab faktisk ikke kun er noget for genier. Det ser bare sådan ud nogle gange. Indenfor regnskab finder man nogle helt basale, men vigtige koncepter og har du en god forståelse for disse koncepter, så bliver det hele meget lettere at forholde sig til. Lad os se på dem.

Forstå et regnskab

Mange har fuldstændigt misforstået, hvad virksomhedsregnskab går ud på og denne misforståelse påvirker den måde, de administrerer deres penge og økonomi på. Der er især mange, som tror, at regnskab bare handler om, at holde styr på de penge, der kommer ind og de penge, der går ud. Denne opfattelse er ikke helt forkert, men den er mangelfuld og det kan føre til alvorlige fejltolkninger i forhold til en virksomheds økonomiske situation (eller din personlige økonomiske situation).

I de næste afsnit vil jeg fortælle dig, hvad det er, der mangler. Og du er sandsynligvis bekendt med meget af det, du læser her, men hæng bare i – det kan nemlig godt betale sig at vende tilbage til de helt grundlæggende begreber en gang imellem, da man dermed får mulighed for at koge det hele ned til noget mere overskueligt og gøre det af med komplekse hårknuder og forstyrrende larm og støj.

Få styr på dit virksomhedsregnskab med Billy - prøv gratis

Virksomhedsregnskabets funktion

Noget af det, der er vigtigst at forstå, i forhold til regnskab, er, at det er lavet som et redskab til beregning af formue. En formue er alt det, en person eller en virksomhed ejer, som kan måles i penge. Det kan være varer, men også services og andre, mindre håndgribelige ting.

To systemer

Når man vil beregne sin formue er der to grundlæggende systemer, man kan bruge:

  1. Formuen kan måles som en bestemt størrelse på et bestemt tidspunkt.

  2. Formuen kan måles i form af ændringer i en størrelse over en bestemt tidsperiode.

Lad os se på det første system.

Det du ejer minus det du skylder

“Det du ejer” betyder her ting, som du besidder, noget, som har en værdi, der kan måles i penge. Det er enten ting, som du kunne sælge, eller ting der gør, at du kan generere en indtægt. Disse ting kaldes aktiver – et ord, som du uden tvivl allerede er bekendt med. Det er fx kontanter, biler, fast ejendom og aktier.

”Det du skylder” betyder ting (eller pengebeløb) som du har lånt eller købt, men endnu ikke har betalt. Den samlede værdi af alle disse kaldes gæld – endnu et ord, som du nok kender (eller måske endda kender alt for godt!). Det kan fx være lån, gæld på kreditkort, køb på kredit der endnu ikke er betalt og udestående skat.

Og nu hvor vi har disse ord på plads, så kan vi bevæge os videre og se på den ligning, der bruges i dette system: formue = aktiver minus gæld. Nogle gange skrives det også som ”formue = aktiver plus gæld” – det giver samme resultat, da gæld jo er et negativt beløb. Denne ligning udgør grundlaget for balancen, hvilket er en vigtig del af regnskabet.

Når du en given dato lægger dine aktiver sammen og derefter fratrækker den gæld du har samme dato, så får du din formue for den givne dato. Balancen giver dig et øjebliksbillede af din formue på et hvilket som helst tidspunkt.

Få styr på dine aktiver og din gæld - prøv Billy gratis

Anden metode

Lad se på den anden metode, som man kan bruge til at beregne sin formue med. Ved at sammenligne din formue fra en tidligere dato med din formue en senere dato (et år senere for eksempel), får du enten et positivt eller et negativt tal – dette er dit overskud eller dit tab for denne periode.

Metoden, der bruges her, er lidt anderledes. Den måler ændringer i formuen (overskud og tab) over en periode i forhold til udgifter og indtægter. Ligningen ser sådan ud: Ændringer i formue (overskud eller tab) = indtægter minus udgifter.

Nu hvor vi er i gang med at kigge på de grundlæggende principper, så er det værd også at se på hvad disse to ord helt præcist betyder. Alle burde vide, hvad indtægter og udgifter er, men der er overraskende mange, der ikke har en fuldstændig forståelse for disse to – eller bare ét af dem. Så lad os se på det.

Indtægt er de net beløb, som en person eller en virksomhed modtager, dette kan være løn, renter, dividende og husleje.

Man tænker tit på ordet indtægt som en pengestrøm ind, men der er ikke alle penge, der kommer ind, som er indtægter. Vi kan tage et simpelt eksempel – du køber noget i en forretning for 20 kr. og betaler med en 100 kr. seddel. De 80 kr. du får tilbage i byttepenge er reelt en pengestrøm ind, men det er langtfra en indtægt.

På samme måde er penge, som du modtager som lån, også en pengestrøm ind, men det ville være en overordentlig brøler at betragte de penge som en indtægt (mange begår denne fejl og det kan få alvorlige konsekvenser!).

Udgifter er penge brugt eller omkostninger i forbindelse med noget.

Det er sjovt nok, at selvom man betragter de penge, man bruger, som en udgift, så kan det at bruge penge samtidig resultere i en øjeblikkelig tilføjelse af aktiver.

Hvis du fx bruger penge på noget, som vil skabe en indtægt, så er dette ’noget’ et aktiv. Det kan være noget, som du har tænkt dig at sælge eller et redskab, som du kan bruge til at producere varer eller services med, som du kan sælge, så som værktøj eller maskiner. For at finde ud af om noget er et aktiv, kan du se på disse punkter:

  • Forventer du en indtægt fra salg af det, du har købt eller vil du bruge det til at genere en indtægt?
  • Har det en betydelig materiel værdi?
  • Forventer du, at det har betydelig materiel værdi om et år?
  • Kan du sælge det efter en længere periode, fx efter et år eller mere? Kan du svare ja på et eller flere af disse spørgsmål, så har du nok købt et aktiv.

På den anden side bliver de penge man bruger på ting som kontorartikler, porto, løn og skat alle sammen klassificeret som udgifter. Du har selvfølgelig fået værdi for de penge, du giver ud, men i forhold til regnskab bliver denne værdi ikke betragtet som et aktiv på samme måde som i de tidligere eksempler.

Grundlæggende virksomhedsregnskab og regnskabsprogrammer

De ting vi har været inde på her, udgør det grundlæggende inden for regnskab og samtlige punkter bør være integreret i algoritmen i et hvilket som helst regnskabsprogram. I tilfælde hvor denne type programmer er lavet specielt til brug i iværksættervirksomheder eller af ”almindelige ansatte” (i modsætning til revisorer og bogholdere), så bør programmet registrere og følge disse tal bag facaden, tallene skal være der og de skal være up to date og tilgængelige, når du har brug for dem – uden at du behøver at have fat i specialister for at få de tal du skal bruge. De allerbedste af disse programmer kan bruges af alle uanset hvor meget erfaring man har med regnskab.

Jeg håber, at denne gennemgang af de grundlæggende principper inden for regnskab, kan hjælpe dig med bedre at forstå et regnskab, samt din egen formue såvel som din virksomheds formue.

Artiklen er oversat fra engelsk, skrevet af Ivan Petkov, gæsteblogger fra gotwealth.net.

Slip for problemerne - prøv Danmarks letteste regnskabsprogram gratis