Denne artikelserie er skrevet i et samarbejde mellem Billy og The Ramp, med formålet om at gøre det så nemt og simpelt at komme igang med livet som selvstændig konsulent, som muligt.
At spring ud som selvstændig konsulent kan være en fantastisk rejse med frihed, fleksibilitet og muligheden for at være din egen chef, men før du kaster dig ud i det eventyr, er der nogle vigtige ting, du skal have styr på.
Her guider vi dig trin-for-trin gennem tre centrale områder, over tre forskellige artikler:
2. Aftaler med kunderne - Denne artikel
3. Hvordan du beskytter dig selv og din forretning undervejs
Styr på kontrakter og handelsbetingelser
Når du har besluttet dig for virksomhedsformen og er klar til at lande dine første kunder, kommer næste skridt: At sikre klare aftaler med kunderne. Mange nystartede konsulenter undervurderer vigtigheden af en god kontrakt – måske fordi man starter med at arbejde for en tidligere kollega eller en god bekendt, og alt virker tillidsfuldt. Men uanset hvor god mavefornemmelsen er, er det alfa og omega at få aftaler på skrift.
En skriftlig kontrakt eller samarbejdsaftale med kunden gør, at begge parter ved præcis, hvad der er aftalt. Det kan spare jer for misforståelser og konflikter senere hen. Her er, hvad du især bør have styr på:
Projektets omfang og levering: Beskriv hvad du skal levere som konsulent – hvilke ydelser rådgiver du om, evt. hvilke resultater eller leverancer forventes? Angiv også tidsfrister, deadlines eller hvor længe samarbejdet skal vare.
Pris og betaling: Få helt klart på skrift hvad din pris er, og hvornår/hvordan kunden skal betale. Er det timepris, fast pris pr. opgave eller måske et klippekort af timer? Hvad er betalingsbetingelserne – fx 14 dages betalingsfrist på faktura? Skal der betales noget forud eller i rater? Sørg for det står i kontrakten, så der ikke opstår tvivl om penge.
Dine og kundens ansvar: Det er en god idé at skrive, hvad du som konsulent har ansvar for, og hvad kunden selv skal sørge for. For eksempel: hvis du rådgiver om noget, forventer du så at kunden leverer visse informationer eller ressourcer? Og hvad nu hvis forudsætninger ændrer sig? Det behøver ikke være juridisk volapyk – bare skriv i klare ord hvad hver part gør.
I mange tilfælde kan det i samme ombæring give mening at sætte en grænse for, hvor stort et økonomisk ansvar man som konsulent kan have. Det kunne for eksempel gøres ved at sætte grænsen for ens ansvar for, hvad der svarer til det man får for at løse opgaven. Det vil dog komme meget an på opgaven, da man ofte også vil have mulighed for at beskytte begge parter med en forsikring.
Håndtering af ændringer eller forsinkelser: Konsulentopgaver kan ændre sig undervejs. Aftal hvordan I håndterer det. Skal ekstra arbejde faktureres særskilt? Hvad hvis tidsplanen skrider på grund af kunden?
At have en linje om dette kan redde jer fra frustrationen, hvis situationen opstår. I mange kontrakter tilføjes der også ofte et afsnit omkring forsinkelser, som ikke er nogens “skyld”, men som skyldes omstændigheder, ingen kunne forudse eller undgå. Det kan for eksempel være naturkatastrofer, krig eller lignende. Sker det, vil begge parter måtte acceptere, at de ikke kan komme efter hinanden for eventuelle forsinkelser eller ændringer.
Kom i gang gratis med Billy
Billy tilbyder, i samarbejde med The Ramp, gratis oprettelse af alle typer af virksomheder og selskaber.
Fortrolighed og rettigheder: Ofte deler kunder fortrolige oplysninger med en konsulent. Det kan være fint at have en klausul om fortrolighed (at du behandler deres data/oplysninger fortroligt). Omvendt, hvis du leverer noget kreativt eller et koncept, hvem ejer så rettighederne til det? Tænk over at få sådan noget med, hvis det er relevant i din branche.
Brug af underleverandører: I nogle typer opgaver kan det give mening at benytte sig af en underleverandør til større eller mindre dele af en opgave. Her er det vigtigt, at man fra kunden har en accept af dette. Stil dig selv spørgsmålet; er det her noget jeg kan løse helt alene, eller forventer jeg at inddrage nogen, som er nødt til at fortælle min kunde om? Nogle kunder vil ofte have mulighed for at kunne godkende en underleverandør på forhånd, så det kan være godt at få forventningsafstemt inden.
Databehandling: I mange samarbejder vil man ofte skulle behandle data på vegne af sin kunde. I nogle tilfælde er det måske endda det hele arbejdet går ud på. Skal man eksempelvis være med til at lave en analyse af ens kundes oplysninger, og indeholder disse oplysninger personhenførbare oplysninger, er det nødvendigt at få lagt fast, hvilke typer af rolle man hver især har i samarbejdet og får udarbejdet de nødvendige dokumenter i den forbindelse. Det kunne for eksempel være en databehandler aftale.
Generelle handelsbetingelser
Derudover kan du med fordel have et sæt generelle handelsbetingelser for din konsulentforretning. Handelsbetingelser er et sæt standardvilkår, der gælder for alle dine aftaler – lidt ligesom “det med småt”, som du kan henvise til hver gang, så du slipper for at skrive det hele forfra.
Det kunne indeholde ting som: betalingsbetingelser (f.eks. rente ved for sen betaling), ansvarsbegrænsning (mere om det nedenfor), oplysning om erhvervsansvarsforsikring, hvordan uenigheder skal håndteres (fx mediation eller dansk ret, hvis det går helt galt) osv.
Hvordan bruger man handelsbetingelser?
Typisk vedlægger man dem som bilag til tilbud eller kontrakten, eller henviser til dem på sin hjemmeside. For eksempel kunne du have dine handelsbetingelser liggende på din hjemmeside, og i hvert tilbud du sender til en kunde skriver du “Vores samarbejde er i øvrigt omfattet af [DIT FIRMA]s generelle handelsbetingelser, som vedhæftet”. Så ved kunden præcis, hvilke regler der gælder for samarbejdet. Det giver et professionelt indtryk, at du “har styr på dine ting”, og det kan redde dig juridisk, hvis der opstår tvivl – for så kan du altid pege på jeres aftale og betingelser.
Husk: En kontrakt behøver ikke være på 10 tætskrevne sider af juridisk tekst. Den kan sagtens skrives i et lettilgængeligt sprog. Det vigtigste er, at I begge forstår og er enige om indholdet inden I går i gang. Der findes mange gratis skabeloner for konsulentaftaler, som du kan tage udgangspunkt i, men sørg for at tilpasse dem til din egen forretning. Og når begge parter har skrevet under (eller accepteret via e-mail), så gem aftalen et sikkert sted. Du vil takke dig selv senere, hvis der opstår spørgsmål om hvad I egentlig aftalte fra start.
