Rejseudgifter for selvstændige erhvervsdrivende og lønmodtagere

Revisor Jan Hansen

1. oktober 2014

Som selvstændig erhvervsdrivende eller for eksempel ansat sælger kommer man ud for at skulle rejse på firmaets vegne – og det betyder udgifter til både kost og logi.

Hvornår er der i skattemæssig forstand tale om en rejse?

Hvis der skal være tale om en rejse, er det en forudsætning, at du har et midlertidigt arbejdssted, en sædvanlig bopæl, er på rejse mere end 24 timer og overnatter uden for hjemmet.

Dertil er der to forhold, der afgør, om en medarbejder er på rejse - afstanden og arbejdet.

Afstanden: En tommelfingerregel siger, at du skal kunne opholde dig mindst 11 timer i døgnet på den sædvanlige bopæl, hvis man skal kunne hævde, at du kan nå hjem og overnatte og dermed ikke være berettiget til standardfradrag.

Arbejdet: Det er et krav, at arbejdsstedet er af midlertidig karakter.

Fradrag for faktiske rejseudgifter

Er du lønmodtager, og afholder du selv rejseudgifterne, eller arbejdsgiver kun refunderer en andel heraf, skal du selv holde regnskab med de afholdte erhvervsmæssige udgifter til fortæring og logi m.v. Det er vigtigt, at du husker at gemme dokumentation for de faktisk afholdte rejseudgifter i form af kvitteringer o.l.

Din andel af udgifterne har du lov til at fratrække på din egen selvangivelse som ligningsmæssigt fradrag i rubrik 53 på selvangivelsen. Men vær opmærksom på, at der er et loft over, hvor meget du kan fratrække på selvangivelsen – i 2014 er loftet kr. 25.500. Vær også opmærksom på, at skatteværdien af det ligningsmæssige fradrag kun udgør ca. 33 %, mens skatten af lønindtægten udgør ca. 56 % (ved topskat). Hvis din arbejdsgiver kompenserer dig for alle udgifterne, skal dokumentation for rejseudgifterne selvfølgelig afleveres til denne. Er du selvstændig erhvervsdrivende, kan rejseudgifterne fratrækkes i din virksomhedsindkomst i stedet for som ligningsmæssigt fradrag (altså samme skatteværdi, som beskatningen af indtægten).

Skattefri rejsegodtgørelse

Er du lønmodtager, og afholder du selv rejseudgifterne, kan du i stedet for fradrag for de faktiske udgifter få et fradrag beregnet efter statens takster for udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse. Der er her ikke krav om, at du skal have dokumentation for de faktiske rejseudgifter, men du skal selvfølgelig kunne sandsynliggøre rejsen (se nedenstående punkter 1-6). Også her er der – som nævnt ovenfor – et loft over det ligningsmæssige fradrag.

Såfremt din arbejdsgiver kompenserer dig for dine rejseudgifter efter reglerne for skattefri rejsegodtgørelse, skal du ligeledes ikke dokumentere de faktiske udgifter og den modtagne kompensation, der, som navnet siger, er skattefri for dig. Der er intet loft over, hvor meget du må modtage i skattefri rejsegodtgørelse. Du skal udarbejde et bogføringsbilag til din arbejdsgiver, der indeholder følgende:

  1. Modtagernavn, -adresse og -cpr-nummer
  2. Rejsens erhvervsmæssige formål
  3. Rejsens start- og sluttidspunkt
  4. Rejsens mål og evt. delmål
  5. De anvendte satser
  6. Beregning af godtgørelsen.

Er du selvstændig erhvervsdrivende, kan du også benytte reglerne om skattefri godtgørelse efter statens takster i stedet for de faktiske udgifter. Du skal blot være opmærksom på, at dette medfører et loft over det årlige fradrag.

Statens satser for skattefri rejsegodtgørelse er for 2014:

Logi kr. 199 pr. døgn Fortæring kr. 464 pr. døgn

Split mellem standardfradrag og fradrag efter regning

Du skal, hvad enten du er selvstændig erhvervsdrivende eller lønmodtager, være opmærksom på, at du kan blande de to opgørelsesmetoder – statens takster vs. faktiske udgifter.

Overstiger udgiften til logi eksempelvis kr. 199, kan du vælge at fratrække den faktiske udgift herfor, men fortsat fratrække standardsatsen for fortæring. Valget foretages fra dag til dag.

Har du eksempelvis nået loftet, kr. 25.500 efter standardsatserne, kan du for resten af året overgå til at fratrække de faktiske udgifter. Det er således muligt at optimere dit fradrag for rejseudgifter.

Et eksempel:

Murer Jensen har bopæl i Køge. Jensens enkeltmandsvirksomhed får en arbejdsopgave i Kolding og bruger 50 dage på sagen. Jensen vælger at finde et billigt sted at bo i Kolding og finder en mulighed for de 50 overnatninger til kr. 210 pr overnatning.

Bruges standardsatserne, udgør fradraget 50 x (199+464) = kr. 33.150 og er således over loftet på kr. 25.500.

Vælger Jensen et mix, kan fradraget opgøres således:

Logi (faktiske udgifter) 50 x kr. 210 = kr. 10.500 Fortæring (standard) 50 x kr. 464 = kr. 23.200 I alt = kr. 33.700

Herudover kan der naturligvis opnås kørselsfradrag, såfremt Jensen kører i sin private bil, med kr. 3,73 pr. km.

Med venlig hilsen

Revisionskontoret Fredericia-Vejle Registreret revisionsanpartsselskab


Denne artikel er skrevet af

Jan Hansen, Revisionskontoret Fredericia-Vejle, registreret revisionsanpartsselskab

Revisionskontoret Fredericia-Vejle arbejder primært med små og mellemstore virksomheder, som ønsker kvalificeret med- og modspil samt god rådgivning. Revisionskontoret yder service inden for bogføring, revision og regnskab, skat og moms.

Se Jan Hansens profil