Sådan udbetales løn til ansatte som selvstændig

Frederik Sandgrav

9. november 2018

Er du selvstændig med ansatte, eller har du stiftet et ApS eller IVS, skal du håndtere løn på en særlig måde. Der er mange spørgsmål, som følger med fornøjelsen af at kunne udbetale løn, og svarene får du her. Mit navn er Frederik Sandgrav – jeg har været revisor i årtier, men jeg har også valgt at stile efter at være den mest digitale revisor i Danmark. Få her de allervigtigste punkter om løn, samlet ét sted. Velbekomme!

Få adgang til et lønsystem

For at kunne lave løn skal du først have adgang til et lønsystem. Det er en fordel, da du på den måde ikke selv skal udregne A-skat, AM- bidrag og indberette det til SKAT, udbetale løn manuelt til medarbejderne samt en hel masse andre ting, som lønsystemet også tager hånd om. Jeg har flere favoritter, men Salary er som oftest det, jeg anbefaler til mine kunder, med mindre de har tunge overenskomster. Bag virksomheden står Toke Kruse, som også har regnskabsprogrammet Billy, så det er brugervenligt og let at gå til for selvstændige og iværksættere, som sjældent er uddannet i regnskab.

Opret virksomheden i lønsystemet

Din virksomheds oplysninger skal nu tastes ind i lønsystemet, herunder f.eks. registreringsnummer og kontonummer for at sikre, at lønnen kan udbetales automatisk. Der skal også oprettes en overførselsaftale mellem lønsystemet og Nets. Dette sikrer, at lønnen ikke skal overføres manuelt af dig til medarbejderne. Derudover sikrer du, at SKAT får A-skat og AM- bidrag rettidigt (så du slipper for bøder!).

Er din virksomhed overhovedet registreret hos VIRK til at skulle have ansatte?

Når din virksomhed stiftes, skal der tages stilling til, om der skal være ansatte i virksomheden. Jeg ser tit, at dette ikke er gjort. Når der så bliver lavet løn og indberettet samt indbetalt til SKAT, mener SKAT ikke, at de skal have pengene og vil derfor returnere dem til din konto. Dog er det reelt SKATs penge, som du har fået retur, da din virksomhedsregistrering ikke er foretaget korrekt. Når du har fået styr på ovenstående punkter, er du klar til at oprette dine medarbejdere i lønsystemet. I den forbindelse er der en hel række forhold, der skal tages stilling til.

Hvad skal du have styr på, når du har ansatte med løn?

Hvilken løntype har de ansatte?

Er der tale om en fastlønnet med fast timeantal og en fastløn med betalt ferie, eller er der tale om en timelønnet med varierende timeantal og en fast timesats, hvor der løbende skal afregnes feriepenge til feriekonto? Eller måske en timelønnet på funktionærlignende vilkår – dvs. fast timeantal og fast løn, men der skal afregnes feriepenge til feriekonto løbende. Er der tale om en direktør, er det en helt fjerde type.

Du skal have styr på ansættelseskontrakterne

Det er lovpligtigt at have en ansættelseskontrakt på dine ansatte. Sørg for, at du har styr på dette, og at denne kontrakt overholder gældende lovgivning.

Indhent den nødvendige stamdata

Udover stillingtagen til løntypen er der en række stamdata, der skal på plads:

  • Fornavn og efternavn
  • Adresse, postnummer og by
  • Registreringsnummer og kontonummer, som lønnen skal overføres til

Medarbejder- eller arbejdsgiverbetalt pension

Pensioner er enten medarbejderbetalte, arbejdsgiverbetalte eller en kombination. Derudover kan de være en procentdel af lønnen eller et fast beløb. Derudover skal du have information om, hvilket pensionsselskab eller hvilken bankkonto pengene skal overføres til. Nogle gange skal der først betales pension tre måneder efter ansættelsen.

Eksempler på personalegoder

Såfremt dine medarbejdere har nogle personalegoder til rådighed, skal disse også registreres i lønsystemet og indberettes til SKAT. Dvs. at medarbejderen vil blive beskattet af dette gode. De mest populære er:

  • Fri bil
  • Fri telefon
  • Fri internet
  • Frokostordning
  • Sundhedsforsikring

Alt efter hvilke af disse goder dine medarbejdere har til rådighed, skal der udregnes en beskatning. Nogle af disse som f.eks. fri telefon har en sats, der er fastsat af SKAT.

Hvad med beskatning?

Skal medarbejderen bruge sit hovedkort (eneste ansættelsesforhold) eller bikort, såfremt vedkommende er ansat et andet sted også? Derudover kan du have ungarbejdere, der har et frikort også.

Så skal der laves løn

Så er der styr på de basale informationer om din virksomhed og dine medarbejdere. Alt efter lønsystem er der forskellige deadlines for indberetning for at sikre, at lønnen bliver udbetalt rettidigt. Dette er typisk den næstsidste bankdag i måneden. Inden fristen skal følgende tastes ind i systemet:

Timer for de timelønnede

Alle medarbejdere, der er timelønnede, skal have registreret det antal timer, de har arbejdet i den periode, virksomheden bruger.

Godtgørelse for selvstændige og bil (kørselsbog).

Medarbejdere, der har kørt for firmaet i egen bil, kan blive skattefrit godtgjort for dette. Satsen i 2018 er 3.54 DKK pr. kørt km, op til 20.000 km årligt. Kravet til dette er en kørselsbog, der som minimum indeholder fra og til-adresser, registreringsnummer på bilen og navnet på kunden/stedet, der blev besøgt. Såfremt det er en direktør for selskabet, skal der desuden registreres en fra km-stand og en til km-stand for hver kørsel.

Regler for aconto og udlæg

Såfremt du har udbetalt aconto-løn til nogle af dine medarbejdere, skal denne modregnes i lønnen. Alternativt kan der laves en låneaftale med en tilbagebetalingsplan. Har nogle medarbejdere haft udlæg, kan disse også blive udbetalt skattefrit til medarbejderen.

Afholdte feriedage for funktionærer

Har en funktionær afholdt ferie, skal dette registreres i lønsystemet. Dette for at sikre, at du ikke betaler for vedkommendes ferie, såfremt han eller hun ikke har optjent retten til dette. Retten optjenes i det foregående kalenderår til afholdelse det efterfølgende år i perioden fra maj til april. Der optjenes 2,08 dage pr. måned, man arbejder. Har vedkommende optjent retten til at holde betalt ferie, skal dagene blot fratrækkes dette ferieregnskab. Er det ikke tilfældet, skal vedkommende trækkes i løn for den afholdte ferie. Timelønnede eller timelønnede på funktionærlignende vilkår får feriepengene fra Feriekonto. Der skal derfor fratrækkes afholdt ferie i deres løn.

Fratrådte funktionærer

Hvis en funktionær fratræder, skal uafholdt ferie samt feriepenge for det indeværende år beregnes og betales til Feriekonto. Dette er noget, lønsystemet kan hjælpe dig med at holde styr på og udregne. Men du skal dog fortælle systemet, hvem der er stoppet, samt om der skal afregnes med Feriekonto.

Klar til udbetaling

Når du har taget stilling til alle disse ting, er det blot at trykke på knappen og sende lønnen af sted.

Hvad kan så gå galt?

Vi lever desværre ikke i en perfekt verden, og en gang imellem sker der fejl.

Her er nogle af de mest almindelige fejl:

  • Fastlønnet/timelønnet – du har lavet løn for en fastlønnet, der skulle være timelønnet. Derfor har du ikke fået betalt Feriekonto de feriepenge, medarbejderen har ret til
  • Medarbejderen har en firmabetalt telefon, men er ikke blevet beskattet
  • Der er en pensionsaftale, der ikke er blevet indbetalt til, siden medarbejderen startede
  • Du mangler at betale feriepenge for en fastlønnet, der er stoppet
  • Du har udbetalt aconto-lønninger til nogle af dine medarbejdere, men har glemt at modregne det i lønnen
  • Du har udbetalt aconto-løn til medarbejdere, da du ikke har fået adgang til et lønsystem endnu, og skal derfor til at lave manuelle lønangivelser til SKAT

Har du spørgsmål, eller søger du en revisor, der kan hjælpe dig med noget af lønnen, så kontakt mig på www.sandgravsolutions.dk