- 1. Gør det nemt for dine kunder at betale
- 2. Modernisér dine betalingsbetingelser
- 3. Specificér dine fakturaer
- 4. Send fakturaen med det samme
- 5. Vent ikke med at sende rykkere
- 6. Indsæt inkassovarsel i rykkerbrev nr. 2
- Derfor er mindre virksomheder mere udsatte
Som ejer af en mindre virksomhed har du sikkert oplevet ikke at få betaling til tiden, og du er bestemt ikke alene. Mange oplever, at kunderne giver sig god tid til at betale fakturaer – og der er endda nogle, der slet ikke betaler.
Dårlige betalere lægger pres på din likviditet, fordi mindre virksomheder typisk har færre reserver i form af likvider til at dække sene betalinger. Det kan føre til, at du har svært ved at udbetale løn til medarbejdere, betale regninger eller få et lån i banken.
I sidste ende kan det reducere din produktivitet og forsinke din vækst. Men der er heldigvis en række ting, du kan gøre for at ændre på det.
Her er seks råd til, hvordan du får hurtigere betaling på dine fakturaer.
1. Gør det nemt for dine kunder at betale
De fleste vil gerne betale til tiden, men at skulle ind at lave en bankoverførsel kan virke uoverkommeligt, og nogle gange bliver det glemt i en travl hverdag.
Du kan øge dine chancer for at få betaling til tiden ved at gøre det let at betale for din kunde. Og det kan du gøre ved at bruge online kortbetaling på dine fakturaer.
Online kortbetaling gør det nemt for dine kunder, fordi de kan betale fakturaen med deres betalingskort lige så snart, de modtager fakturaen i deres indbakke - og uden at de skal logge ind i netbanken med NemID.
Se hvordan online kortbetaling kan fremskynde betaling
2. Modernisér dine betalingsbetingelser
Mange virksomheder sætter betalingsfristen til at være mellem 8 til 10 dage på deres fakturaer, men det er en gammel tradition, som kan forsinke betaling fra dine kunder. Hvis du i stedet sætter en kortere betalingsfrist på, vil du højst sandsynligt blive overrasket over, hvor mange af dine kunder, der vælger at betale fakturaerne med det samme.
Overvej derfor at tilbyde nye kunder en betalingsfrist på 5 dage. Måske ønsker kunden at forhandle om mere kredittid, og du bør selvfølgelig forsøge at være fleksibel, men start ud med 5 dage. Det hjælper med at opstille en forventning om hurtig betaling.
Husk, at mange skyldnere først betaler deres fakturaer mindst 14 dage efter forfaldsdatoen. Så hvis du rent faktisk har behov for betaling inden for 20 dage, skal du sætte betalingsfristen på 5 dage.
3. Specificér dine fakturaer
Sørg for at specificere dine fakturaer, så kunderne har alle de nødvendige oplysninger om varer og tjenesteydelser til at kunne betale, uden at skulle kontakte dig med spørgsmål til fakturaen.
Hvis en kunde er nødt til at kontakte dig med spørgsmål, kan du gå glip af et betalingsvindue, og så er du tvunget til at vente på næste gang, hvor kunden sætter sig ned for at betale regninger.
Vær sikker på at medtage:
- Beskrivelse af arbejdet eller produkt du har solgt
- Dato hvor arbejdet eller produktet blev leveret
- Mængde af produktet eller timers tjeneste involveret
Og glem ikke at skrive:
- Dine betalingsbetingelser (hvor lang tid kunden skal betale dig)
- Fakturaens forfaldsdato
- Eventuelle rabatter ved hurtig betaling eller rykkergebyrer
Nogle kunder har meget specifikke krav til de oplysninger, du inkluderer på fakturaen. Så spørg dem altid, hvad de har af forventninger til fakturaens indhold.
4. Send fakturaen med det samme
Dine kunder kan ikke betale dig, før de har modtaget fakturaen. Så sørg for at få sendt den med det samme.
Det er nemlig bedst at sende fakturaen, mens dit arbejde stadig står frisk i erindringen hos din kunde. Hvis du sender fakturaen samtidig med, at du afslutter arbejdet, er der mindre risiko for, at du glemmer at sende den, og dine kunder er ikke i tvivl om, hvilket stykke arbejde fakturaen dækker.
Henter du vores gratis mobil-app, behøver du ikke vente med at sende fakturaen til, at du kommer tilbage på kontoret. Du kan sende den direkte fra din smartphone, mens du stadig står ude hos kunden.
5. Vent ikke med at sende rykkere
Hvis en kunde overskrider betalingsfristen, bør du sende et rykkerbrev med det samme.
Når du sender en rykker bør du:
- Indsætte et rykkergebyr på 100 kr. i dit rykkerbrev
- Tilføje et inkassovarsel i anden rykker. Se hvordan du formulerer et inkassovarsel nedenfor
- Ikke sende mere end to rykkere med rykkergebyr. Du har dog ret til at sende tre rykkere med gebyr
Husk, at der skal gå minimum 10 dage mellem hvert rykkerbrev, hvis rykkeren er tillagt et gebyr. Sender du eksempelvis en rykker den 1. november 2017, kan du sende næste rykker den 11. november 2017.
Se her hvordan du nemt og hurtigt sender en rykker i Billy
6. Indsæt inkassovarsel i rykkerbrev nr. 2
Hvis du ikke modtager betaling efter rykker nummer to, nytter det sjældent at sende tredje rykker. Send derfor ikke mere end to rykkerbreve. Du kan med fordel indsætte et inkassovarsel i andet rykkerbrev, det giver dig muligheden for at sende din faktura til inkasso 10 dage efter, at andet rykkerbrev er sendt.
Et korrekt inkassovarsel kan formuleres således:
Hvis ovenstående beløb ikke bliver indbetalt til os senest 10 dage fra dato, vil kravet uden yderligere varsel blive taget til inkasso. Dette vil medføre væsentlige yderligere udgifter for dig/jer.
Derfor er mindre virksomheder mere udsatte
Sidder du nu på falderebet og undrer dig over, hvorfor du som mindre virksomhed har sværere ved at få betaling end store, så kommer nogle af årsagerne her:
Mindre virksomheder har ry for ikke at følge op på dårlige betalere
Når dine kunder får en masse regninger på én gang, vil de som regel håndtere de store virksomheder først. Store selskaber har ry for at håndhæve sanktioner og henvise ubetalte fakturaer til inkasso. Af den grund har de tendens til at få betaling, før du gør.
Du har ikke en regnskabsafdeling
Ofte har små virksomheder ikke dedikeret ressourcer til at inddrive udbetalte fakturaer. Som et resultat har du ikke det bedste overblik over, hvem der skylder dig penge. Du har sandsynligvis ikke en kreditpolitik i din virksomhed, og det betyder, at dine ansatte ikke har en fast procedure for, hvordan de skal håndtere dårlige betalere.
Du har ikke tid
Det tager tid at jagte dårlige betalere. Meget tid faktisk, og det tager fokus væk fra din kerneforretning. Det kræver, at du tjekker alle dine fakturaer for at finde ud af, hvilke der er ubetalte og så beslutte, hvad der skal gøres ved hvert enkelt udestående. Derefter skal du skrive en gennemtænkt e-mail eller foretage et opkald for at rykke kunden. Husk, at der er en fin linje mellem at være høflig og bestemt.
Du er for flink
Du synes måske, at det er svært at bede kunder om at betale, og du bekymrer dig om, at det vil bringe spændinger ind i samarbejdet. Det kan føles akavet og ubehageligt, selvom du ved, at du har al mulig ret til at blive betalt til tiden.
Det er ikke sjovt at jagte dårlige betaler, og det er formentlig ikke det, du er god til eller har lyst til at bruge tid på. Men det er en del af livet for de fleste små virksomheder.
Jeg håber derfor, at rådene i dette indlæg kan hjælpe dig med at få hurtigere betaling fra dine kunder og dermed forbedre din likviditet – og som en bonus kommer du forhåbentlig til at bruge mindre tid på at inddrive ubetalte fakturaer.
