Sådan rykker du dine kunder, når de ikke betaler til tiden

Toke Kruse

9. april 2014

I blogindlægget får du de største faldgruber og ikke mindst, hvornår du skal reagere på forfaldne betalinger.

De tre største faldgruber

  • Det værste, du kan gøre som selvstændig, er at acceptere, at dine kunder betaler for sent, og ikke reagere på det i tide. Det kan få store konsekvenser, fordi en kunde enten går konkurs, eller du mangler likviditet, selvom du i regnskabet har et flot overskud.
  • Dernæst er det en klassisk fejl, at du ikke har en stram rykkerprocedure, da du dermed bruger for meget tid på at forholde dig til sagerne fra gang til gang.
  • Den sidste store faldgrube er, at du ikke får penge upfront af dine kunder. De fleste ydelser kan sælges under forudsætning af, at du får en vis procentdel upfront. Dermed minimerer du din risiko betragteligt.

Betalingsfrister

Det er almindeligt, at helt store virksomheder har op til 90 dages betalingsfrist. For en lille virksomhed er det lang tid at vente på sine penge. Hvis du kan slippe af sted med det, så hav en så kort betalingsperiode som overhovedet muligt. 7 dages betalingsperiode er optimal, men kan i praksis være svær at overholde for kunderne. Forsøg derfor at have fast fakturering d. 20. i hver måned med betalingsfrist efter den 1. i den efterfølgende måned – det giver virksomheden en reel mulighed for at betale til tiden, uden at du nødvendigvis giver dem 30 dage eller mere i betalingsfrist. Dermed kan du nå at skrabe penge ind i starten af måneden, så du kan betale dine regninger.

Følgende rykkerforløb er baseret på, hvor mange dage betalingen er overskredet.

Første rykker efter 10 dages forsinkelse

Er betalingen overskredet med 10 dage, skal du sende den første rykker. Tonen i rykkeren skal altid være bestemt, og du skal gøre det klart for kunden, at det ikke er acceptabelt. Du skal selvfølgelig bevare en god kontakt, så start blødt ud uden at være eftergivende. Du skal ikke lægge noget rykkergebyr på.

Anden rykker efter 20 dages forsinkelse

Har kunden stadig ikke betalt efter 20 dages forsinkelse, skal du gøre kunden opmærksom på, at du vil tillægge et rykkergebyr næste gang. Samtidig beder du om, at de betaler inden for 5 dage. Sørg for at lave en aftale om, hvornår de betaler, og indfør en konsekvens, hvis de ikke gør.

Tredje rykker efter 30 dages forsinkelse

Fortsætter kunden med ikke at betale, sender du en rykker inkl. rykkergebyr. Du tager telefonisk kontakt til dem og giver udtryk for, at du gerne vil hjælpe dem, men at du også lægger vægt på, at du skal finde en holdbar løsning. Her kan det evt. være, at kunden skal betale halvdelen nu og den anden halvdel 14 dage efter.

Inkassoadvarsel efter 40 dages forsinkelse

Det er nu sidste advarsel, før du må overlade det til en advokat inkl. de inddrivelsesomkostninger, som vil løbe på. Det er klart, at den slags ikke gavner et samarbejde, så overvej, om det er det værd, og hvad du ellers kan gøre for at få kunden til at betale. Kan du lukke deres webside ned, holde nogle leveringer tilbage eller på anden måde minimere din risiko?

Afrunding

Ved at have en fast rykkerprocedure kan du skabe et bedre cash flow. Samtidig kan du også bedre indberegne, at pengene rent faktisk kommer. Det er ikke unormalt at afskrive penge, som er mere end 90 dage forsinket. Det betragtes ikke som sandsynligt, at du nogensinde får dem.

Gratis kapitel til dig

Du kan læse mere om rykkerprocedurer i bogen Den geniale iværksætter. Kommenter på indlægget her og få tilsendt netop det kapitel helt gratis.