Hvad gør jeg, når en kunde ikke betaler? 

Billy regnskabsprogram forfatter

Anna-Dora Maron

01. juni 2021

Hvad er mest frustrerende, hvis du skulle vælge? Selv at glemme en betaling? Eller at din kunde ikke betaler?

De fleste selvstændige vælger sidste mulighed. Processen kan nemlig være enormt stressende og frustrerende, når du ikke ved, hvordan du skal håndtere situationen. 

Det kan være fristende bare at acceptere situationen og komme videre, men det er stik modsat af, hvad du egentlig burde gøre. 

Har du en pyt-knap?

Har du en stor “pyt”-knap? En “pyt”-knap er god til situationer, hvor problemet er ude af dine hænder. 

Men når det handler om en kunde, der ikke betaler, må du for guds skyld ikke bruge den. Det kan nemlig ende med at situationen forværres.

Hvis du accepterer, at din kunde betaler for sent eller slet ikke reagerer på det i tide, kan det blive en dyr affære for dig. Du risikerer, at du mangler likviditet for manglende betaling, selvom du i regnskabet har et flot overskud

Livet kan komme i vejen

Vi kender selv til situationer, hvor livet kommer i vejen, når der skal betales regninger

Husk det, når du kontakter din kunde og forsøg så vidt muligt at undgå at virke bebrejdende og frustreret. 

Samtalen behøver ikke at være ubehagelig, når du opkræver din betaling, så længe du forholder dig rolig og forstående. Få fastsat en betalingsfrist inden for rimelighedens grænser, så din virksomhed ikke bløder penge. 

Derfor er betalingsfrister vigtige

Det er almindeligt, at helt store virksomheder har op til 90 dages betalingsfrist. For en lille virksomhed er det lang tid at vente på sine penge. 

Hvis du kan slippe af sted med det, så vælg en så kort betalingsperiode som overhovedet muligt. 7 dages betalingsperiode er optimal, men kan i praksis være svær at overholde for kunderne. 

Prøv fx med at have fast fakturering d. 20. i hver måned med betalingsfrist efter den 1. i den efterfølgende måned – det giver virksomheden en reel mulighed for at betale til tiden, uden at du nødvendigvis giver dem 30 dage eller mere i betalingsfrist. Så kan du nå at skrabe penge ind i starten af måneden, så du kan betale dine regninger.

Sørg for en klar rykkerprocedure

En klar rykkerprocedure er altafgørende, når din kunde ikke betaler. 

Ved at have en fast rykkerprocedure kan du skabe et bedre cash flow. Samtidig kan du også bedre indberegne, at pengene rent faktisk kommer. 

En rykker med rykkergebyr kan sendes i 3 omgange; 1.rykker, 2. Rykker og 3. Rykker. Som erhvervsdrivende kan hver rykker tillægges et rykkergebyr på højst 100 kr. inkl. moms. Mellem hver rykker med gebyr skal der gå minimum 10 dage. 

Det kan se sådan her ud: 

1. rykker efter 10 dages forsinkelse

Er betalingen overskredet med 10 dage, skal du sende den første rykker. Tonen i rykkeren skal altid være bestemt, og du skal gøre det klart for kunden, at det ikke er acceptabelt. Du skal selvfølgelig bevare en god kontakt, så start blødt ud uden at være eftergivende. Du skal ikke lægge noget rykkergebyr på.

2. rykker efter 20 dages forsinkelse

Har kunden stadig ikke betalt efter 20 dages forsinkelse, skal du gøre kunden opmærksom på, at du vil tillægge et rykkergebyr næste gang. Samtidig beder du om, at de betaler inden for 5 dage. Sørg for at lave en aftale om, hvornår de betaler, og indfør en konsekvens, hvis de ikke gør.

3. rykker efter 30 dages forsinkelse

Fortsætter kunden med ikke at betale, sender du en rykker inkl. rykkergebyr. Du tager telefonisk kontakt til dem og giver udtryk for, at du gerne vil hjælpe dem, men at du også lægger vægt på, at du skal finde en holdbar løsning. Her kan det evt. være, at kunden skal betale halvdelen nu og den anden halvdel 14 dage efter.

Inkassoadvarsel efter 40 dages forsinkelse

Det er nu sidste advarsel, før du må overlade det til en advokat inkl. de inddrivelsesomkostninger, som vil løbe på. Det er klart, at den slags ikke gavner et samarbejde, så overvej, om det er det værd, og hvad du ellers kan gøre for at få kunden til at betale. Kan du lukke deres webside ned, holde nogle leveringer tilbage eller på anden måde minimere din risiko?

Er din kunde uenig?

Har din kunde ikke mulighed for at betale i en nær fremtid, må du køre en inkassoproces, hvilket vi kommer ind på længere nede.

Er din kunde derimod uenig i, at han eller hun skylder penge, er situationen en anden. Her er du desværre tvunget til at køre en retssag for at få din betaling. 

Hvis beløbet er under 50.000 kr., kan du køre mindre retssag uden behov for en advokat. Overstiger beløbet 50.000 kr. er situationen mere kompleks, og du vil få brug for en advokat. 

Du kan dog i mange tilfælde undgå hele svineriet med en uenig kunde, så længe du kommunikerer klart og tydeligt om prisen på din vare eller ydelse

Har du brug for hjælp til, hvordan du prisfastsætter din vare eller ydelse? Så læs mere her.