Rette kontoplan til årsregnskabet

Billy regnskabsprogram forfatter Billy regnskabsprogram forfatter

Nicolai Hofsø

18. april 2018

Du har fået en fejlmeddelelse i årsregnskabsmodulet, fordi systemet ikke kan identificere en eller flere konti og kontogrupper.

For at vi kan lave dit årsregnskab, er det nødvendigt, at disse konti og kontogrupper har nogle helt specifikke navne og kontonumre. Det er nemlig på den måde, at systemet ved, hvilke konti og kontogrupper det skal hente data fra.

Du skal derfor rette din kontoplan til, så de angivne konti og kontogrupper har præcist de navne og kontonumre, som de står her.

Det drejer sig om:

Konti

  • 1410 - AM-indkomst (kun aktuelt for selskaber)
  • 1420 - ATP-bidrag (kun aktuelt for selskaber)
  • 1450 - Pension (kun aktuelt for selskaber)
  • 1470 - Sociale omkostninger (kun aktuelt for selskaber)
  • 1840 - Små anskaffelser
  • 1890 - Tab på kunder

Kontogrupper

  • 1400 - Lønomkostninger (kun aktuelt for selskaber)
  • 5200 - Immaterielle anlægsaktiver
  • 5300 - Materielle anlægsaktiver

Vigtigt

Når du har ændret i din kontoplan, er det afgørende for udarbejdelsen af din årsrapport, at du IKKE ændrer yderligre i kontoplanen, før du har modtaget din færdige årsrapport.

Når du har lavet disse ændringer i din kontoplan, kan du opleve, at du ikke kan lave udtræk fra Billy, men så snart du har modtaget din årsrapport, kan du ændre kontoplanen tilbage til før ændringerne, og så vil dine udtræk virke som normalt igen. Men husk ikke at gøre det før, at du har modtaget din årsrapport.

Når du retter i din kontoplan, skal du forholde dig til to ting.

Hvis du allerede har konti, som du bruger til at bogføre, AM-indkomst, ATP-bidrag, pension, sociale omkostninger, små anskaffelser eller tab på kunder, så skal disse konti omdøbes, så de hedder præcist det navn og kontonummer, som du kan se ovenfor.

Hvis du ikke har sådanne konti, skal du oprette dem - også selvom saldiene på dem vil være nul, fordi du intet har bogført på dem.

Det samme gælder kontogrupperne. Hvis de ikke hedder præcist det navn og kontogruppenummer, som vist ovenfor, så skal du omdøbe dem.

Vær opmærksom på at navngive konti og kontogrupper præcist som angivet ovenfor og skeln mellem store og små bogstaver samt mellemrum.

Her får du en skridt for skridt vejledning til, hvordan du retter din kontoplan til, så vi kan lave dit årsregnskab.

Sådan retter du dine konti til

Hvis du allerede har konti, hvor du bogfører ovennævnte ting på, så skal du rette kontonummeret og ændre navnet på disse, så systemet kan identificere kontiene.

Du retter navn og kontonummer ved at gå ind under Regnskab > Kontoplan > Find de berørte konti > Ret konto

lav en primoafstemning

Bagefter retter du navn og kontonummer, så kontoen til små anskaffelser har hedder “Små anskaffelser” og har kontonummeret “1840”. Og kontoen til tab på kunder hedder “Tab på kunder” og har kontonummeret “1890”. Du gør tilsvarende med AM-indkomst, ATP-bidrag, pension og sociale omkostninger, hvis du har et selskab.

lav en primoafstemning

Sådan opretter du dine konti

Hvis du ikke allerede har konti til små anskaffelser og tab på kunder, så skal du oprette dem. Har du et selskab, skal du også oprette konti til AM-indkomst, ATP-bidrag, pension og sociale omkostninger.

Du opretter en konto ved at gå ind under Regnskab > Kontoplan > Opret ny konto oppe i højre hjørne under Opret konto.

lav en primoafstemning

Bagefter opretter du navn og kontonummer, så kontoen til små anskaffelser har hedder “Små anskaffelser” og har kontonummeret “1840”. Og kontoen til tab på kunder hedder “Tab på kunder” og har kontonummeret “1890”. Du gør tilsvarende med AM-indkomst, ATP-bidrag, pension og sociale omkostninger, hvis du har et selskab.

lav en primoafstemning

Sådan retter du dine kontogrupper til

Hvis du allerede har konti, hvorpå du har bogført dine immaterielle og materielle anlægsaktiver samt lønomkostninger, skal du ind og omdøbe navnet på kontogruppen og kontogruppenummeret.

Kontogrupperne skal hedde “5200 - Immaterielle anlægsaktiver”, “5300 - Materielle anlægsaktiver” og “1400 - Lønomkostninger”.

Uanset om du skal ændre navn og kontogruppenummer på en kontogruppe eller oprette dem på ny, skal du eksportere din kontoplan fra Billy og lave ændringerne i Excel. Bagefter skal du importere den nye kontoplan i Billy.

Her kan du se, hvordan du gør skridt for skridt.

Eksport af kontoplan

Du eksporterer din kontoplan ved at gå ind under Regnskab > Kontoplan > Mere > Eksportér kontoplan.

lav en primoafstemning

For at give et kort overblik over, hvordan en kontoplan i Billy ser ud, så kan du se et eksempel på næste billede. Vær opmærksom på, at du kun skal forholde dig til kontogrupper, og ændrer kontogruppenummere ved at rette i kolonne a og kontogruppenavnet i kolonne b.

Her er kontogrupperne for immaterielle og materielle anlægsaktiver markeret. Kontogrupper er kendetegnet ved, at der står gruppe ud for dem kolonne c. Husk, at du også skal rette kontogruppen lønomkostninger til, hvis du din virksomhed er et selskab.

lav en primoafstemning

Tilretning af kontogrupper

Når du har eksporteret din kontoplan, skal du enten oprette eller omdøbe de kontogrupperne. Du skal ende ud med en opbygning, som ser ud som vist her for immaterielle og materielle anlægsaktiver.

lav en primoafstemning

Vær opmærksom på, at det er afgørende, at for immaterielle anlægsaktiver skal kontogruppenummeret være “5200” og navnet “Immaterielle anlægsaktiver”. For materielle anlægsaktiver skal kontogruppenummeret være “5300” og navnet “Materielle anlægsaktiver”. For lønomkostninger skal gruppenummeret være “1400” og navnet “Lønomkostninger”.

Når du har tilrettet navne og kontonumre, skal du gemme filen i CSV-format. Denne kaldes for semikolonseparerede værdier (.csv)

lav en primoafstemning

Import af kontoplan

Nu er du klar til at importere din kontoplan igen.

Det gør du på denne måde:

  • Gå ind under Regnskab
  • Tryk på Kontoplan
  • Tryk på Mere
  • Vælg Importer kontoplanen
  • Støder du på problemer med import af kontoplanen, skal du blot rette det, som angives som værende en fejl
lav en primoafstemning

Når du er færdig med importen, ser din kontoplan således ud.

lav en primoafstemning

Nu kan du fortsætte med udarbejdelsen af dit årsregnskab.

Spørgsmål?

Har du spørgsmål til tilretningen af din kontoplan, er du altid velkommen til at kontakte os på billy@billy.dk, 60 24 60 24 eller skrive til os på chatten.